De uma requisição a um lançamento equilibrado e contabilizado
Quando pedidos, recebimentos e solicitações de pagamento ficam em lugares separados, preparar uma revisão pode exigir reunir registros de arquivos e e-mails.
Autorização de compra, compromisso orçamentário, recebimento de mercadorias e contabilização no razão são etapas diferentes. Este fluxo mantém os registros separados e os vincula ao projeto.
Como a cadeia funciona
Veja quem envia, quem revisa e quais registros são salvos. Consulte os detalhes dos controles para conhecer as verificações técnicas.
-
Quem age
Uma pessoa solicitante de programas ou operações
Cria uma requisição vinculada a um projeto e uma rubrica orçamentária.
Detalhes de acesso e controle
Salvar um rascunho é uma operação de escrita; passá-lo para aprovado não é. A transição para aprovado exige a permissão de aprovação de compras, verificada para o projeto da própria requisição, não para toda a organização.
- O que fica registrado
- Uma requisição com seu contexto de projeto e orçamento.
- Próximo responsável
- A pessoa responsável por aprovar compras para aquele projeto.
-
Quem age
Uma pessoa responsável por aprovar compras
Emite o pedido de compra para um fornecedor elegível.
Detalhes de acesso e controle
Emitir o pedido de compra também registra um compromisso na rubrica orçamentária do projeto; cancelar o pedido libera esse compromisso. O pedido e seu compromisso devem ser registrados juntos, para que não reste um compromisso referente a um pedido nunca emitido. Pedidos só podem ser emitidos para fornecedores elegíveis.
- O que fica registrado
- Um pedido de compra e um compromisso vigente visível em relação ao orçamento.
- Próximo responsável
- Quem recebe as mercadorias.
-
Quem age
Uma pessoa responsável pelo almoxarifado ou pelo recebimento
Registra o que chegou fisicamente contra aquele pedido.
Detalhes de acesso e controle
O estado de correspondência do recebimento — completo, parcial ou com divergência — é calculado a partir do pedido autorizado e de todos os recebimentos anteriores. A quantidade danificada não pode superar a recebida. Danos ou recebimentos em excesso são sinalizados como divergências que precisam ser resolvidas.
- O que fica registrado
- Uma nota de recebimento de mercadorias com as quantidades aceitas e o estado de correspondência calculado.
- Próximo responsável
- Finanças.
-
Quem age
A pessoa designada para aprovar a etapa atual da cadeia da solicitação
Aprova a solicitação de pagamento, fazendo-a avançar uma etapa.
Detalhes de acesso e controle
Há três requisitos de aprovação: a pessoa precisa ter permissão de aprovação financeira; quem criou a solicitação não pode aprová-la; e somente a pessoa designada para a etapa atual pode agir. Ter atuado em uma etapa anterior impede atuar novamente em uma posterior. A autoridade por valor é determinada pela matriz de autoridade da organização, e o nome de uma função nunca dispensa esse requisito.
- O que fica registrado
- A cadeia de aprovação avança e fica salva na própria solicitação, com quem agiu e quando.
- Próximo responsável
- A próxima pessoa responsável pela aprovação na cadeia configurada.
-
Quem age
O sistema, na aprovação final
Contabiliza um único lançamento equilibrado para a solicitação aprovada.
Detalhes de acesso e controle
Os lançamentos precisam estar equilibrados ou o registro é recusado. Cada lançamento se vincula à sua origem e à solicitação de pagamento. Repetir a aprovação retorna o lançamento existente em vez de contabilizar outro. Um período contábil bloqueado impede completamente a contabilização.
- O que fica registrado
- Um lançamento contabilizado que permite rastrear a solicitação de pagamento, o pedido e o projeto.
- Próximo responsável
- Fim da cadeia
Controles deste fluxo de trabalho
Revise estes controles junto com o escopo e as limitações abaixo.
A autoridade é verificada por projeto e por etapa
A aprovação de compras é verificada para o projeto da própria requisição, e a aprovação de pagamentos para a etapa da cadeia atribuída a você. Uma permissão para toda a organização não concede autoridade sobre todos os projetos.
A segregação de funções abrange toda a cadeia
Quem criou uma solicitação não pode aprová-la, e quem já atuou em uma etapa anterior não pode atuar novamente em uma posterior. Assim, uma única pessoa não pode conduzir sozinha toda a cadeia de uma solicitação.
Verificações de recebimento e lançamentos equilibrados
O estado de correspondência do recebimento é calculado a partir do pedido autorizado e de todos os recebimentos anteriores. Lançamentos com débitos e créditos desiguais são rejeitados.
Contabilizado uma única vez e nunca em período fechado
O lançamento se vincula à sua solicitação de pagamento, de modo que repetir a aprovação retorna o lançamento existente em vez de contabilizar outro. Um período bloqueado impede completamente a contabilização.
O que você obtém ao final
Os registros que esta cadeia produz: aqueles que um auditor ou doador pedirá para consultar.
- Uma requisição, um pedido, um recebimento e um lançamento que identificam o mesmo projeto, cada um com seu próprio registro de autoridade, mantido separado.
- Um compromisso orçamentário vigente desde a emissão do pedido, liberado se ele for cancelado.
- Um recebimento cujo estado de correspondência é calculado a partir do pedido e de todos os recebimentos anteriores.
- Uma cadeia de aprovação salva na solicitação: todas as pessoas que atuaram, em ordem, com data e hora.
- Um lançamento equilibrado por solicitação aprovada. Aprovações repetidas retornam o lançamento existente; períodos contábeis bloqueados rejeitam novas contabilizações.
Escopo e disponibilidade
O que esta cadeia não faz. Nenhuma dessas funções pode ser ativada por uma opção de configuração, e nenhuma chegará “em breve”, a menos que informemos isso.
Não disponível atualmente
- Registra a liquidação do pagamento: que o dinheiro de fato saiu da conta, com comprovante de pagamento.
- Faz com que a nota de recebimento de mercadorias movimente o estoque disponível.
- Uma nota de recebimento de mercadorias não movimenta o estoque. Estoque disponível e custódia formam um registro de inventário separado; atualmente, receber contra um pedido e atualizar o que há no almoxarifado são duas ações distintas.
- Não é obrigatório vincular uma solicitação de pagamento ao seu recebimento de mercadorias. Sua equipe precisa manter essa conexão, e criar uma solicitação a partir de um recebimento não tem a mesma garantia de prevenção de duplicatas que a contabilização de lançamentos.
- Não há registro de liquidação nem comprovante de pagamento. A aprovação e a contabilização são registradas; se o dinheiro saiu do banco, não. O EMPOBase não executa transferências bancárias.
- A autoridade de aprovação é sua, não nossa. As etapas da cadeia e os limites de valor vêm da matriz de autoridade da sua organização e da cadeia salva na solicitação. O EMPOBase não inclui limites de doadores nem uma política de aprovação estabelecida por lei.
- Isto é controle de subvenções e fundos operacionais, não sua escrituração legal. O razão mantém compromissos, recebimentos e aprovações organizados por projeto e financiamento concedido; não substitui a contabilidade legal nem uma demonstração financeira auditada.
Sobre as imagens desta página
A visualização de finanças desta página é uma ilustração desenhada para este site, não uma captura do aplicativo: mostra a estrutura da fila, não uma tela real. O restante da cadeia é descrito em texto e diagrama em vez de telas simuladas, porque simular uma tela que não foi capturada não constitui evidência.
Ilustração
Ilustração de uma visualização de finanças com rubricas orçamentárias e uma fila de solicitações de pagamento
Solicite uma demonstração deste fluxo com dados de exemplo. Revise as funções de aprovação e confirme conosco a disponibilidade por plano.
O outro fluxo de trabalho
De um envio de campo a um resultado que pode entrar no relatório