Tudo o que você precisa para operar o EMPOBase.

Para quem é

Escritórios nacionais, operações de campo de ONGs internacionais, ONGs nacionais e pequenas OSCs que precisam de um único portal em vez de quatro planilhas, dois bancos de dados e uma pasta compartilhada. Projetado para equipes de três a trezentas pessoas.

Como funcionam as organizações

As organizações compartilham um banco de dados Cloud SQL. O contexto autenticado da organização, as consultas com escopo da organização e os controles de acesso baseados em função limitam o acesso.

Passos

Abra app.empobase.com → Criar conta.

• Escolha Criar conta com o Google ou Criar conta com a Microsoft (recomendado) ou e-mail + senha.
• Verifique seu e-mail se escolheu o cadastro por senha.
• Chegue ao painel de resumo como o Global Admin da sua organização — o administrador em nível de sede que pode designar Admins.
• Programas → Novo projeto → preencha o básico (nome, escritório nacional, doador, datas de início/fim).

Limites gratuitos vs. pagos

O plano gratuito cobre 1 projeto, 3 usuários, 5 indicadores e 1 GB de armazenamento — suficiente para experimentar. Os planos pagos liberam mais capacidade e recursos específicos de cada módulo. Plano e faturamento, em Configurações, mostra o uso atual em relação ao seu limite.

Fluxo de convite

Configurações → Gerenciamento de usuários → Convidar usuário. Insira o e-mail, atribua uma ou mais funções (as 7 predefinidas — Proprietário, Administrador da organização, Diretor nacional, Gerente de programa, Oficial de finanças e administração, Oficial de MEAL, Oficial de campo — ou qualquer função personalizada que você tenha definido) e envie.

Como as licenças são contadas

Os usuários de somente leitura «visualizadores» contam como meia licença. Assim, uma organização do plano Team com 25 licenças pode combinar 10 editores + 30 visualizadores (10 + 15 = 25). O bloco de uso em Plano e faturamento mostra essa conta em tempo real.

Sete funções predefinidas; edite qualquer uma, exceto Proprietário

De fábrica: Proprietário (controle total, imortal — apenas os proprietários da plataforma podem excluí-lo ou renomeá-lo), Administrador da organização (gerencia configurações + usuários + faturamento), Diretor nacional (supervisão de somente leitura em todos os módulos + aprovação financeira + convites de auditores externos), Gerente de programa (leitura/gravação em Programas + MEAL + Documentos), Oficial de finanças e administração (aprovação de Finanças + RH — um duplo papel comum nas ONGs pequenas e médias de Mianmar), Oficial de MEAL (leitura/gravação + exportação de MEAL) e Oficial de campo (equipe de campo de somente leitura).

• Renomeie qualquer predefinição para combinar com seu organograma: «Gerente de programa» → «Diretor de programa» em dois cliques.
• Ajuste as permissões por função: dê ao seu Oficial de MEAL direitos de exportação de auditoria sem elevá-lo a administrador.
• Adicione novas funções personalizadas: «Ponto focal de doadores», «Responsável por salvaguarda», «Coordenador de campo».
• Exclua qualquer função que não seja Proprietário: o sistema bloqueia a exclusão de funções com membros ativos para que você reatribua primeiro.

Um usuário pode ter várias funções

Comum em ONGs pequenas: uma pessoa é ao mesmo tempo Oficial de MEAL e de RH de campo; o Gerente de programa cobre as aprovações de Finanças enquanto o Oficial de campo está de licença. Atribua várias funções ao mesmo usuário e o EMPOBase concede automaticamente a união de suas permissões. Sem funções híbridas artificiais do tipo «Oficial de MEAL + RH», sem concessão excessiva via Administrador da organização.

Catálogo de 32 permissões

Permissões de leitura / gravação / especiais por módulo para RH, Programas, MEAL, Finanças, Documentos, Logística, Governança, Comunicados e Políticas. Além das transversais: configurações da organização, convidar/gerenciar usuários, ver/exportar auditoria, criar/revisar sessões de auditoria, uso de IA, chaves BYOK de IA, integrações, exportação de dados e o próprio gerenciamento de funções. Curado no servidor — cada chamada à API é verificada em relação a este catálogo.

super_admin é uma função do operador da plataforma, não uma das suas funções

super_admin pertence ao operador da plataforma EMPOBase, não à sua organização — é a função usada para operar o próprio serviço. Ela não traz um desvio geral dos controles sobre os seus dados: uma identidade de plataforma só alcança os seus registros por meio de uma concessão explícita, exceto por uma estreita permissão de administração de usuários e funções. Dentro da sua organização, toda a autoridade flui por Global Admin, Admin e pelo catálogo de permissões. Você nunca vê nem atribui super_admin.

O que contém

Banner de boas-vindas com progresso de conclusão · Alertas de hoje · Cartões de KPI do projeto · Feed de atividade recente · Ações rápidas (novo relatório de campo, nova aprovação, convidar equipe).

Como ele direciona

Cada cartão tem um link «ir para o módulo». O painel nunca guarda dados com exclusividade — ele exibe o que já reside em MEAL, Programas, RH etc.

O que você obtém por projeto

Identificação: árvore de problemas, árvore de objetivos, registro de partes interessadas, registro de restrições.

• Planejamento: quadro lógico (Meta/Resultado/Produto/Atividade), pressupostos, indicadores por linha.
• Aprovações: matriz RACI que conhece o diretório real da sua equipe.
• Execução: comitê de controle de mudanças com aprovações versionadas.
• Encerramento: lições aprendidas, modelos de relatório final aos doadores.

Como Programas se conecta ao MEAL

Cada linha do quadro lógico que tem um indicador puxa o cartão do indicador da biblioteca humanitária de 235 linhas (ou dos seus indicadores personalizados). Atualizar o valor do indicador atualiza o KPI do projeto no painel de resumo.

Biblioteca de indicadores

Pré-carregada com indicadores de WASH, Saúde, Educação, Proteção, Segurança Alimentar, Meios de Vida, Abrigo e Nutrição. Cada um traz numerador, denominador, frequência e desagregação documentados. Alinhada com a Esfera, o cluster WASH, as Normas Mínimas da INEE, o FSC, a AoR de VBG e o padrão IATI.

Seis tipos de relatórios de campo

SitRep · Relatório de atividade · Relatório de MEAL · Relatório de incidente · Registro de beneficiários · Registro de distribuição. Cada um tem o seu próprio formulário; os dados fluem diretamente para o quadro de resultados.

Painéis ao vivo

Filtre por acampamento, distrito, parceiro ou doador. Exporte para CSV, PDF ou (Pro+) XML compatível com IATI.

Diretório e perfis de pessoal

Nome, cargo, local de trabalho, gestor direto, tipo de contrato e termo do contrato, com acesso ao perfil por secção (pessoal, emprego, família, documentos, linha hierárquica), de modo que um gestor veja apenas as secções que a sua função permite. Os documentos de identidade — passaporte, bilhete de identidade nacional, autorização de trabalho, visto — são registados com datas de validade. Filtragem e pesquisa; os RH exportam CSV por estação.

Licenças

Tipos de licença e limites de política que define, com os feriados públicos como tipo incorporado, e pedidos de autosserviço aprovados através da linha hierárquica. Pedidos sobrepostos e direitos gastos em duplicado são rejeitados pelo servidor, e a disponibilidade da equipa mostra apenas a disponibilidade, nunca o motivo da licença.

Folhas de horas e custo de mão de obra

O pessoal lê e edita apenas as suas próprias folhas de horas; a aprovação está limitada ao gestor direto e a autoaprovação é bloqueada. Ao ser aprovada, o servidor deriva o custo de mão de obra a partir do escalão salarial que detém, divide-o por projeto e contabiliza um único diário equilibrado no livro-razão de Finance — uma aprovação repetida nunca contabiliza duas vezes.

Compensação e resumo da folha de pagamentos

Os escalões salariais e os registos de salário por colaborador ficam sob permissões de compensação dedicadas, em vez da permissão geral de RH, para que colegas de finanças e de RH não possam, por predefinição, consultar um escalão salarial. São registados ciclos de revisão salarial, planos de benefícios e inscrições, e um resumo da folha de pagamentos mostra o custo agregado por entidade patronal, por período. Verificações básicas de equidade comparam a remuneração por género dentro de cada escalão e por departamento face à mediana da organização, suprimindo qualquer grupo com menos de cinco pessoas. O EMPOBase não calcula impostos sobre salários nem contribuições sociais, não produz recibos de vencimento nem submete declarações legais.

Ciclo de vida do pessoal

Os eventos de integração, revisão do período experimental, decisão sobre o contrato, mudança de função e saída são derivados da data de admissão, do termo do contrato e do estado de emprego de cada perfil, para que nada fique desatualizado nem seja duplicado. Cada evento tem uma lista de verificação com responsáveis e datas; as datas de termo do contrato e de saída permanecem sob acesso de escrita de RH.

Salvaguarda, reclamações e processos

As declarações assinadas de PSEA e de código de conduta são um registo renovável com validade, não um PDF único, e aparece um aviso no início de sessão quando uma está pendente. O espaço de trabalho do programa de salvaguarda contém o estado da política, os canais de comunicação, o ponto focal (visível a todo o pessoal) e um registo de riscos. Os casos de reclamação e disciplinares são tratados como processos confidenciais com regras de acesso próprias.

Cuidado ao pessoal, planeamento de emergência e inquéritos

Dever de cuidado e planeamento de emergência num único espaço de trabalho: locais de emergência com rotas e árvores de comunicação, responsáveis de segurança, registos de simulacros, uma lista de verificação de prontidão da organização e lembretes ao pessoal que ainda não preencheu um contacto de emergência. O Staff Voice conduz inquéritos com uma permissão de resposta separada que todo o pessoal tem por predefinição; gerir inquéritos e ler os resultados agregados requer acesso de escrita de RH.

Talento, recrutamento, cofre e análises

Os registos de talento e desenvolvimento pertencem ao colaborador, com uma vista de gestor por estado do fluxo de trabalho e modelos de ciclo de RH. O recrutamento gere um pipeline de candidaturas por organização. O cofre confidencial guarda documentos que o servidor não consegue ler — encriptados antes do carregamento, sem atalho de administrador, com o seu próprio registo de acessos. As análises de RH mostram apenas números que o servidor consegue reconciliar com o espaço de trabalho que detém os dados.

Organograma

Arraste e largue o organograma em Settings → Organogram. Alimenta as listas pendentes RACI em todos os projetos de Programs, para que a célula "quem é responsável" não possa referir uma pessoa que já não existe.

Livro-razão geral e diários

O seu próprio plano de contas com classificações de demonstrações financeiras. Todo o diário tem de estar equilibrado — o servidor rejeita um lançamento cujos débitos e créditos sejam diferentes — e cada linha pode conter um projeto, uma subvenção e a respetiva linha orçamental, e um fundo com a sua classe de restrição, pelo que um único lançamento serve simultaneamente o livro-razão, o orçamento vs. real e o controlo de fundos restritos. Regras recorrentes preparam diários em rascunho para revisão; a alocação de custos e a recuperação de custos indiretos também são contabilizadas como diários.

Aprovações, bloqueios de período e correções

Os pedidos de pagamento seguem a cadeia de aprovação e os limites de montante que configura; a aprovação final contabiliza o diário equilibrado uma única vez. O encerramento de um mês contabilístico é imposto pelo servidor para todas as funções — um lançamento datado num período encerrado é recusado, e a reabertura é um ato distinto e auditado, reservado aos aprovadores financeiros. Os lançamentos contabilizados nunca são editados diretamente: um lançamento de estorno corrige-os, e as revisões de reclamações seguem uma política de correção explícita.

Multi-moeda

Defina uma moeda funcional da organização. Cada lançamento mantém a sua moeda, montante, taxa e data da taxa originais junto ao montante funcional. As taxas de câmbio são mantidas por organização pela sua equipa financeira (não são obtidas de um feed em tempo real), e as reavaliações são contabilizadas como diários próprios, para que o rasto permaneça visível.

Orçamentos de projetos e subvenções

Orçamentos por linha, por projeto e por subvenção, com o orçamento vs. real atualizado à medida que os aprovisionamentos chegam e os diários são contabilizados. Os fundos restritos são controlados através de compromissos e classes de restrição, para que possa ver o que foi gasto, comprometido e ainda disponível por cada atribuição.

Aprovisionamento até pagamento

Requisição → ordem de compra → receção de bens → aprovação de pagamento → diário contabilizado, com encaminhamento do aprovador por cargo e separação de funções ao longo da cadeia. As cadeias de aprovação e os limiares são configurados por organização.

Demonstrações financeiras e relatórios de subvenções

As demonstrações são construídas a partir das classificações do seu plano de contas, incluindo despesas funcionais (programa, gestão e geral, angariação de fundos). As finanças de subvenções, as subvenções secundárias e um calendário de relatórios estão reunidos junto delas em Finance. A exportação IATI XML está disponível no Pro+.

Fronteira contabilística da folha de pagamentos

Os registos de alocação da folha de pagamentos — a divisão de custos de cada processamento por projetos, centros de custo e linhas orçamentais — chegam às Finanças como totais selados por processamento, período e projeto, com um sinalizador de exceção quando uma divisão não soma 100%; nenhum nome, linha salarial ou dado bancário passa para a vista do livro-razão. As folhas de horas aprovadas contabilizam o custo de mão de obra por projeto no livro-razão. O EMPOBase não calcula impostos sobre salários nem contribuições sociais, não produz recibos de vencimento nem submete declarações legais; isso permanece a cargo do seu fornecedor de folha de pagamentos ou contabilista.

Estoque e distribuições

Estoque em cada localização, com registros de movimentação que também servem de evidência de distribuição para os relatórios aos doadores. Cada distribuição é vinculada a um projeto + atividade.

Registro de ativos

Etiqueta, responsável, localização, status (em uso / em reparo / baixado). Exigido pela maioria dos acordos com doadores; geralmente é uma planilha à parte — aqui fica a um clique das aquisições.

O que vai aqui

Tudo o que você de outra forma enviaria por e-mail ou guardaria no Drive: memorandos de entendimento, contratos, políticas organizacionais, modelos de doadores, apresentações de treinamento. PDFs e arquivos do Office têm visualização no aplicativo; todo o resto é baixado.

Controle de acesso

As pastas carregam sinalizadores de permissão por cargo. A pasta Remuneração, por exemplo, é por padrão restrita a RH + Direção Executiva. Substitua por arquivo quando necessário.

Conselho e reuniões

Lista de membros do conselho, atas de reunião, resoluções, presença. Exportações de registro anual para as prestações junto à comissão de organizações sem fins lucrativos.

Conflito de interesses

Ciclo de declaração anual, renovado automaticamente. A equipe recebe um aviso no login no vencimento; registrado na trilha de auditoria.

Criar um comunicado

Barra superior → sino → Novo comunicado. Título + corpo + anexo opcional. Escolha o público: todos, um conjunto de cargos ou um posto de trabalho.

Tradução EN ↔ MY

Os planos Team+ ganham tradução com um clique entre inglês e birmanês (recurso de IA da fase 1.5). Francês / espanhol / português no roteiro.

Tipos de política

Única (p. ex. o Código de Conduta na contratação), renovável (p. ex. a reciclagem anual de salvaguarda), acionada por evento (p. ex. uma política de viagens atualizada quando muda o nível de segurança do país).

Trilha de evidências

Cada aceitação recebe carimbo de data/hora + registro de IP + vínculo com a versão da política. Exportação CSV pronta para auditores.

Tokens de auditoria

Cada token tem uma data de início + fim e um escopo (quais projetos, quais anos). Revogável a qualquer momento. O portal registra as ações disponíveis.

Pacotes de evidências

Com um clique, o «pacote de evidências» gera um conjunto em PDF dos documentos relevantes para a auditoria (aquisições, listas de beneficiários, relatórios de indicadores). Projetado para revisores de conformidade que não querem aprender uma ferramenta nova.

Medidores de uso

Contagem em tempo real de usuários + projetos + armazenamento em relação ao limite do plano. A barra fica amarela em 80% e vermelha em 100%. Um banner sugere um upgrade se você se aproximar do limite.

Mudar de plano

Global Admin e Admin podem mudar de plano nesta página; a função do operador da plataforma não pode. O downgrade é recusado se o uso atual exceder o limite do plano inferior (primeiro você precisa excluir ou arquivar).

Envio de logotipo

PNG, JPG ou WebP. 2 MB no máximo por arquivo. O SVG é bloqueado por segurança (risco de XSS).

Domínio personalizado (Pro+)

Os planos Pro e Enterprise podem ser servidos em .empobase.com ou em um domínio com CNAME. Entre em contato com o suporte para provisionar.

Exclusão reversível

Remover um usuário o exclui de forma reversível — as sessões são encerradas e ele desaparece do diretório, mas suas ações históricas (aprovações, entradas da trilha de auditoria) permanecem intactas. A exclusão definitiva é exclusiva do administrador e irrevogável.

Onde os arquivos ficam

Cada arquivo enviado vai para o Google Cloud Storage privado. A EMPOBase verifica a autorização antes de emitir uma URL de download assinada de 15 minutos. Não há URLs de arquivos públicas.

Coleta de dados de campo

Mapeie um formulário para um indicador. Cada novo envio chega à fila de revisão como pendente: ainda não é um resultado. Um revisor o aprova ou o rejeita, e somente um envio aprovado é gravado nos dados reais do indicador; envios pendentes e rejeitados nunca são contabilizados. O Team recebe sincronização manual; o Pro a recebe automatizada.

Exportação da trilha de auditoria (Team+)

Exportação CSV da trilha de auditoria filtrada por intervalo de datas, autor ou ação. Projetada para pacotes de auditores e investigações de incidentes.

Cota diária de mensagens

Free 10 / Starter 50 / Team 250 / Pro 1000 / Enterprise ilimitada, por usuário por dia. As chamadas feitas com sua própria chave de provedor de IA não são descontadas da cota, em nenhum nível.

O que ele pode fazer

Sugestão de indicadores da biblioteca de 235 linhas, tradução EN↔MY para relatórios de campo + comunicados, Resumo semanal, revelação progressiva de seções nos relatórios de campo em rascunho e base de conhecimento RAG de documentos (Pro+).

Onde nos encontrar

Dúvidas sobre o produto: hello@empobase.com. Divulgações de segurança: security@empobase.com. Privacidade / DPA: privacy@empobase.com.

Cadência

Uma versão por mês, na última sexta-feira. As correções urgentes são lançadas conforme necessário e anotadas em linha. Os desvios do roteiro (p. ex. «movido para o 3.º trimestre») também são sinalizados para que os clientes possam planejar.