Tout ce qu'il vous faut pour faire fonctionner EMPOBase.

À qui il s'adresse

Bureaux pays, opérations de terrain des ONG internationales, ONG nationales et petites OSC qui ont besoin d'un portail unique plutôt que de quatre tableurs, deux bases de données et un dossier partagé. Conçu pour des équipes de trois à trois cents personnes.

Comment fonctionnent les organisations

Les organisations partagent une base de données Cloud SQL. Le contexte d'organisation authentifié, les requêtes limitées à l'organisation et les contrôles d'accès basés sur les rôles limitent l'accès.

Étapes

Ouvrez app.empobase.com → Créer un compte.

• Choisissez S'inscrire avec Google ou S'inscrire avec Microsoft (recommandé) ou e-mail + mot de passe.
• Vérifiez votre e-mail si vous avez choisi l'inscription par mot de passe.
• Arrivez sur le tableau de bord récapitulatif en tant que Global Admin de votre organisation — l'administrateur au niveau du siège qui peut désigner des Admins.
• Programmes → Nouveau projet → renseignez les éléments de base (nom, bureau pays, bailleur de fonds, dates de début/fin).

Limites gratuites vs payantes

L'offre gratuite couvre 1 projet, 3 utilisateurs, 5 indicateurs et 1 Go de stockage — de quoi faire un essai. Les offres payantes débloquent davantage de capacité et des fonctionnalités propres à chaque module. Abonnement et facturation, dans Paramètres, affiche votre utilisation actuelle par rapport à votre plafond.

Flux d'invitation

Paramètres → Gestion des utilisateurs → Inviter un utilisateur. Saisissez son e-mail, attribuez un ou plusieurs rôles (les 7 préréglages — Propriétaire, Administrateur de l'organisation, Directeur pays, Responsable de programme, Chargé des finances et de l'administration, Chargé MEAL, Agent de terrain — ou tout rôle personnalisé que vous avez défini) et envoyez.

Comment les sièges sont comptés

Les utilisateurs « observateurs » en lecture seule comptent pour un demi-siège. Ainsi, une organisation de l'offre Team avec 25 sièges peut combiner 10 éditeurs + 30 observateurs (10 + 15 = 25). Le bloc d'utilisation d'Abonnement et facturation présente ce calcul en temps réel.

Sept rôles préréglés ; modifiez tout sauf Propriétaire

Par défaut : Propriétaire (contrôle total, immortel — seuls les propriétaires de la plateforme peuvent le supprimer ou le renommer), Administrateur de l'organisation (gère les paramètres + utilisateurs + facturation), Directeur pays (supervision en lecture seule sur tous les modules + approbation financière + invitations d'auditeurs externes), Responsable de programme (lecture/écriture sur Programmes + MEAL + Documents), Chargé des finances et de l'administration (approbation des finances + RH — un double rôle courant dans les ONG petites et moyennes du Myanmar), Chargé MEAL (lecture/écriture + export MEAL) et Agent de terrain (personnel de terrain en lecture seule).

• Renommez n'importe quel préréglage pour coller à votre organigramme : « Responsable de programme » → « Directeur de programme » en deux clics.
• Ajustez les autorisations par rôle : donnez à votre Chargé MEAL des droits d'export d'audit sans l'élever au rang d'administrateur.
• Ajoutez de nouveaux rôles personnalisés : « Référent bailleurs », « Responsable de la protection », « Coordinateur de terrain ».
• Supprimez n'importe quel rôle hors Propriétaire : le système bloque la suppression des rôles ayant des membres actifs afin que vous les réaffectiez d'abord.

Un utilisateur peut détenir plusieurs rôles

Courant dans les petites ONG : une personne est à la fois Chargé MEAL et RH de terrain ; le Responsable de programme couvre les approbations Finances pendant que l'Agent de terrain est en congé. Attribuez plusieurs rôles au même utilisateur et EMPOBase accorde automatiquement l'union de leurs autorisations. Pas de rôle hybride artificiel « Chargé MEAL + RH », pas de sur-attribution via Administrateur de l'organisation.

Catalogue de 32 autorisations

Autorisations de lecture / écriture / spéciales par module pour RH, Programmes, MEAL, Finances, Documents, Logistique, Gouvernance, Annonces et Politiques. Plus les transversales : paramètres de l'organisation, inviter/gérer des utilisateurs, voir/exporter l'audit, créer/réviser des sessions d'audit, usage de l'IA, clés BYOK pour l'IA, intégrations, export de données et la gestion des rôles elle-même. Géré côté serveur — chaque appel à l'API est vérifié par rapport à ce catalogue.

super_admin est un rôle de l'opérateur de la plateforme, pas l'un de vos rôles

super_admin appartient à l'opérateur de la plateforme EMPOBase, pas à votre organisation — c'est le rôle qui sert à exploiter le service lui-même. Il ne confère aucun contournement général de vos données : une identité de la plateforme n'atteint vos enregistrements que par une autorisation explicite, hormis une étroite exception pour l'administration des utilisateurs et des rôles. Au sein de votre organisation, toute l'autorité passe par Global Admin, Admin et le catalogue d'autorisations. Vous ne voyez ni n'attribuez jamais super_admin.

Ce qu'il contient

Bannière de bienvenue avec progression de complétion · Alertes du jour · Cartes de KPI du projet · Fil d'activité récente · Actions rapides (nouveau rapport de terrain, nouvelle approbation, inviter du personnel).

Comment il oriente

Chaque carte comporte un lien « aller au module ». Le tableau de bord ne détient jamais de données en exclusivité — il fait remonter ce qui réside déjà dans MEAL, Programmes, RH, etc.

Ce que vous obtenez par projet

Identification : arbre à problèmes, arbre à objectifs, registre des parties prenantes, journal des contraintes.

• Planification : cadre logique (But/Résultat/Produit/Activité), hypothèses, indicateurs par ligne.
• Approbations : matrice RACI qui connaît votre annuaire du personnel réel.
• Exécution : comité de contrôle des modifications avec approbations versionnées.
• Clôture : leçons apprises, modèles de rapport final aux bailleurs de fonds.

Comment Programmes se relie à MEAL

Chaque ligne du cadre logique dotée d'un indicateur extrait la fiche de l'indicateur de la bibliothèque humanitaire de 235 lignes (ou de vos indicateurs personnalisés). Mettre à jour la valeur de l'indicateur met à jour le KPI du projet sur le tableau de bord récapitulatif.

Bibliothèque d'indicateurs

Préchargée avec des indicateurs WASH, Santé, Éducation, Protection, Sécurité alimentaire, Moyens de subsistance, Abris et Nutrition. Chacun comporte un numérateur, un dénominateur, une fréquence et une désagrégation documentés. Alignée sur Sphère, le cluster WASH, les Normes minimales de l'INEE, le FSC, l'AoR VBG et le standard IATI.

Six types de rapports de terrain

SitRep · Rapport d'activité · Rapport MEAL · Rapport d'incident · Enregistrement des bénéficiaires · Journal de distribution. Chacun a son propre formulaire ; les données alimentent directement le cadre de résultats.

Tableaux de bord en direct

Filtrez par camp, district, partenaire ou bailleur de fonds. Exportez en CSV, PDF ou (Pro+) XML conforme à IATI.

Annuaire du personnel et profils

Nom, fonction, lieu d'affectation, supérieur hiérarchique, type de contrat et fin de contrat, avec un accès au profil par section (personnel, emploi, famille, documents, ligne hiérarchique) afin qu'un responsable ne voie que les sections que son rôle autorise. Les documents d'identité — passeport, carte d'identité nationale, permis de travail, visa — sont suivis avec leurs dates d'expiration. Filtrez et recherchez ; les RH exportent un CSV par lieu d'affectation.

Congés

Types de congés et plafonds de politique que vous définissez, avec les jours fériés comme type intégré, et des demandes en libre-service approuvées via la ligne hiérarchique. Les demandes qui se chevauchent et les droits dépensés en double sont rejetés par le serveur, et la couverture d'équipe n'affiche que la disponibilité, jamais le motif de l'absence.

Feuilles de temps et coût de main-d'œuvre

Le personnel ne peut lire et modifier que ses propres feuilles de temps ; l'approbation est réservée au supérieur hiérarchique direct et l'auto-approbation est bloquée. Lors de l'approbation, le serveur déduit le coût de main-d'œuvre à partir de la grille salariale qu'il détient, le répartit par projet et comptabilise une seule écriture équilibrée dans le grand livre Finance — une approbation répétée ne comptabilise jamais deux fois.

Rémunération et résumé de la paie

Les grilles salariales et les dossiers de rémunération par employé se trouvent derrière des permissions de rémunération dédiées plutôt que la permission RH générale, de sorte que les collègues de la finance et des RH ne peuvent pas lire une grille salariale par défaut. Les cycles de révision salariale, les régimes d'avantages sociaux et les inscriptions sont enregistrés, et un résumé de la paie affiche le coût employeur agrégé par période. Des contrôles d'équité de base comparent la rémunération par genre au sein de chaque grille et par département par rapport à la médiane de l'organisation, et suppriment toute cohorte de moins de cinq personnes. EMPOBase ne calcule ni l'impôt sur les salaires ni les cotisations sociales, ne produit pas de bulletins de paie et ne dépose pas de déclarations légales.

Cycle de vie du personnel

Les événements d'intégration, de revue de période d'essai, de décision contractuelle, de changement de rôle et de départ sont dérivés de la date d'entrée, de la fin de contrat et du statut d'emploi de chaque profil, afin que rien ne devienne obsolète ni ne soit dupliqué. Chaque événement comporte une liste de contrôle avec responsables et échéances ; les dates de fin de contrat et de départ restent derrière l'accès en écriture des RH.

Protection, griefs et dossiers

Les déclarations signées PSEA et de code de conduite constituent un enregistrement renouvelable avec expiration, et non un PDF ponctuel, et une bannière apparaît à la connexion lorsqu'une déclaration arrive à échéance. L'espace de travail du programme de protection contient l'état des politiques, les canaux de signalement, le point focal (visible par tout le personnel) et un registre des risques. Les dossiers de griefs et disciplinaires sont traités comme des dossiers confidentiels avec leurs propres règles d'accès.

Bien-être du personnel, planification des urgences et enquêtes

Devoir de diligence et planification des urgences dans un seul espace de travail : sites d'urgence avec itinéraires et arbres de communication, chefs d'îlot, comptes rendus d'exercices, une liste de contrôle de préparation de l'organisation et des rappels au personnel qui n'a pas déposé de contact d'urgence. Staff Voice gère des enquêtes avec une permission de réponse distincte que tout le personnel possède par défaut ; la gestion des enquêtes et la lecture des résultats agrégés nécessitent l'accès en écriture des RH.

Talents, recrutement, coffre-fort et analytique

Les dossiers de talents et de développement appartiennent à l'employé, avec une vue du responsable par statut de flux de travail et des modèles de cycle RH. Le recrutement gère un pipeline de suivi des candidats par organisation. Le coffre-fort confidentiel stocke des documents que le serveur ne peut pas lire — chiffrés avant le téléversement, sans raccourci administrateur, avec son propre journal d'accès. L'analytique RH n'affiche que des chiffres que le serveur peut rapprocher avec l'espace de travail propriétaire des données.

Organigramme

Glissez-déposez l'organigramme dans Settings → Organogram. Alimente les listes déroulantes RACI de chaque projet Programmes afin que la cellule « qui est responsable » ne puisse pas référencer une personne qui n'existe plus.

Grand livre et écritures comptables

Votre propre plan comptable avec des classifications d'états financiers. Chaque écriture doit être équilibrée — le serveur rejette une écriture dont les débits et crédits diffèrent — et chaque ligne peut porter un projet, une subvention et une ligne budgétaire de subvention, et un fonds avec sa classe de restriction, de sorte qu'une seule comptabilisation sert à la fois le grand livre, le budget vs réel et le suivi des fonds affectés. Les règles récurrentes préparent des écritures en brouillon pour révision ; l'affectation des coûts et la récupération des coûts indirects sont également comptabilisées sous forme d'écritures.

Approbations, verrouillages de période et corrections

Les demandes de paiement suivent la chaîne d'approbation et les plafonds de montant que vous configurez ; l'approbation finale comptabilise l'écriture équilibrée une seule fois. La clôture d'un mois comptable est appliquée par le serveur pour tous les rôles — une comptabilisation datée dans une période close est refusée, et sa réouverture est un acte distinct et audité, réservé aux approbateurs finance. Les écritures comptabilisées ne sont jamais modifiées sur place : une écriture d'extourne les corrige, et les révisions de réclamations suivent une politique de correction explicite.

Multidevise

Définissez une devise fonctionnelle de l'organisation. Chaque écriture conserve sa devise, son montant, son taux et sa date de taux d'origine à côté du montant fonctionnel. Les taux de change sont tenus à jour par organisation par votre équipe finance (et non extraits d'un flux en direct), et les réévaluations sont comptabilisées comme des écritures propres afin que la piste d'audit reste visible.

Budgets de projets et de subventions

Des budgets détaillés par poste, par projet et par subvention, avec le budget vs réel mis à jour au fur et à mesure des achats et des comptabilisations d'écritures. Les fonds affectés sont suivis via des engagements et des classes de restriction, afin que vous puissiez voir ce qui est dépensé, engagé et encore disponible par subvention.

De la réquisition au paiement

Réquisition → bon de commande → réception des biens → approbation du paiement → écriture comptabilisée, avec un routage des approbateurs par fonction et une séparation des tâches tout au long de la chaîne. Les chaînes d'approbation et les seuils sont configurés par organisation.

États financiers et rapports de subventions

Les états financiers sont construits à partir des classifications de votre plan comptable, y compris les charges fonctionnelles (programme, gestion et administration générale, collecte de fonds). La comptabilité des subventions, les sous-subventions et un calendrier de rapports se trouvent à côté dans Finance. L'export XML IATI est disponible en Pro+.

Limite de la comptabilité de paie

Les enregistrements de ventilation de la paie — la répartition des coûts de chaque cycle de paie entre projets, centres de coûts et lignes budgétaires — parviennent à Finance sous forme de totaux scellés par cycle, période et projet, avec un indicateur d'exception lorsqu'une répartition ne totalise pas 100 % ; aucun nom, ligne de salaire ou coordonnée bancaire ne passe dans la vue du grand livre. Les feuilles de temps approuvées comptabilisent le coût de main-d'œuvre par projet dans le grand livre. EMPOBase ne calcule ni l'impôt sur les salaires ni les cotisations sociales, ne produit pas de bulletins de paie et ne dépose pas de déclarations légales ; cela reste du ressort de votre prestataire de paie ou de votre comptable.

Stock et distributions

Stock à chaque emplacement, avec des journaux de mouvement qui font aussi office de preuve de distribution pour les rapports aux bailleurs de fonds. Chaque distribution est liée à un projet + une activité.

Registre des actifs

Étiquette, dépositaire, emplacement, statut (en service / en réparation / mis au rebut). Exigé par la plupart des accords de bailleurs de fonds ; généralement un tableur à part — ici, il se trouve à un clic de la passation de marchés.

Ce qui va ici

Tout ce que vous enverriez sinon par e-mail ou stockeriez dans Drive : protocoles d'accord, contrats, politiques organisationnelles, modèles de bailleurs de fonds, supports de formation. Les PDF et les fichiers Office sont prévisualisés dans l'application ; tout le reste se télécharge.

Contrôle d'accès

Les dossiers portent des indicateurs d'autorisation par fonction. Le dossier Rémunération, par exemple, est par défaut réservé aux RH + à la direction. Surchargez par fichier au besoin.

Conseil et réunions

Liste des membres du conseil, procès-verbaux de réunion, résolutions, présences. Exports de registre annuel pour les dépôts auprès de la commission des organisations caritatives.

Conflit d'intérêts

Cycle de déclaration annuelle, renouvelé automatiquement. Le personnel reçoit une invite à la connexion à l'échéance ; journalisé dans la piste d'audit.

Créer une annonce

Barre supérieure → cloche → Nouvelle annonce. Titre + corps + pièce jointe facultative. Choisissez l'audience : tout le monde, un ensemble de fonctions ou un lieu d'affectation.

Traduction EN ↔ MY

Les offres Team+ bénéficient d'une traduction en un clic entre l'anglais et le birman (fonctionnalité IA de la phase 1.5). Français / espagnol / portugais sur la feuille de route.

Types de politique

Unique (p. ex. le Code de conduite à l'embauche), renouvelable (p. ex. la mise à niveau annuelle sur la protection), déclenchée par événement (p. ex. une politique de voyage mise à jour lors d'un changement de niveau de sécurité du pays).

Piste de preuve

Chaque acceptation est horodatée + l'IP est journalisée + elle est liée à la version de la politique. Export CSV prêt pour les auditeurs.

Jetons d'audit

Chaque jeton possède une date de début + de fin et une portée (quels projets, quelles années). Révocable à tout moment. Le portail enregistre les actions disponibles.

Dossiers de preuve

En un clic, le « dossier de preuve » génère un ensemble PDF des documents pertinents pour l'audit (passation de marchés, listes de bénéficiaires, rapports d'indicateurs). Conçu pour les réviseurs de conformité qui ne veulent pas apprendre un nouvel outil.

Jauges d'utilisation

Décompte en temps réel des utilisateurs + projets + stockage par rapport au plafond de l'offre. La barre passe au jaune à 80 % et au rouge à 100 %. Une bannière suggère une mise à niveau si vous approchez de la limite.

Changer d'offre

Global Admin et Admin peuvent changer d'offre depuis cette page ; le rôle de l'opérateur de la plateforme ne le peut pas. La rétrogradation est refusée si l'utilisation actuelle dépasse le plafond de l'offre inférieure (vous devez d'abord supprimer ou archiver).

Téléversement du logo

PNG, JPG ou WebP. 2 Mo maximum par fichier. Le SVG est bloqué pour des raisons de sécurité (risque de XSS).

Domaine personnalisé (Pro+)

Les offres Pro et Enterprise peuvent être servies sur .empobase.com ou sur un domaine avec CNAME. Contactez l'assistance pour le provisionnement.

Suppression réversible

Supprimer un utilisateur le supprime de manière réversible — ses sessions sont coupées et il disparaît de l'annuaire, mais ses actions historiques (approbations, entrées de la piste d'audit) restent intactes. La suppression définitive est réservée aux administrateurs et irrévocable.

Où résident les fichiers

Chaque fichier téléversé va dans un Google Cloud Storage privé. EMPOBase vérifie l'autorisation avant d'émettre une URL de téléchargement signée de 15 minutes. Il n'existe pas d'URL de fichiers publiques.

Collecte de données de terrain

Associez un formulaire à un indicateur. Chaque nouvelle soumission arrive dans la file de revue avec le statut en attente : ce n'est pas encore un résultat. Un relecteur l'approuve ou la rejette, et seule une soumission approuvée s'inscrit dans les données réelles de l'indicateur ; les soumissions en attente et rejetées ne sont jamais comptées. Team obtient une synchronisation manuelle ; Pro l'obtient automatisée.

Export de la piste d'audit (Team+)

Export CSV de la piste d'audit filtré par plage de dates, acteur ou action. Conçu pour les dossiers d'auditeurs et les enquêtes sur incidents.

Quota quotidien de messages

Free 10 / Starter 50 / Team 250 / Pro 1000 / Enterprise illimité, par utilisateur et par jour. Les appels effectués avec votre propre clé de fournisseur d'IA ne sont décomptés du quota sur aucune offre.

Ce qu'il peut faire

Suggestion d'indicateurs depuis la bibliothèque de 235 lignes, traduction EN↔MY pour les rapports de terrain + annonces, Synthèse hebdomadaire, révélation progressive des sections sur les rapports de terrain en brouillon et base de connaissances RAG de documents (Pro+).

Où nous joindre

Questions sur le produit : hello@empobase.com. Divulgations de sécurité : security@empobase.com. Confidentialité / DPA : privacy@empobase.com.

Cadence

Une version par mois, le dernier vendredi. Les correctifs sont livrés au besoin et signalés en ligne. Les dérives de la feuille de route (p. ex. « reporté au T3 ») sont également indiquées afin que les clients puissent planifier.