Всё необходимое для работы с EMPOBase.

Для кого он

Страновые офисы, полевые операции международных НПО, национальные НПО и небольшие ОГО, которым нужен единый портал вместо четырёх таблиц, двух баз данных и общей папки. Разработан для команд от трёх до трёхсот человек.

Как работают организации

Организации используют одну базу данных Cloud SQL. Доступ ограничивают аутентифицированный контекст организации, запросы с областью организации и ролевой контроль доступа.

Шаги

Откройте app.empobase.com → Создать учётную запись.

• Выберите Зарегистрироваться через Google или Зарегистрироваться через Microsoft (рекомендуется) либо Email + пароль.
• Подтвердите свой Email, если выбрали регистрацию по паролю.
• Попадите на сводную панель как Global Admin вашей организации — администратор уровня штаб-квартиры, который может назначать Admins.
• Программы → Новый проект → заполните основное (название, страновой офис, донор, даты начала/окончания).

Бесплатные лимиты против платных

Бесплатный тариф включает 1 проект, 3 пользователей, 5 показателей и 1 ГБ хранилища — достаточно, чтобы попробовать. Платные тарифы открывают больше ёмкости и функции, специфичные для модулей. Тариф и выставление счетов в Настройках показывает текущее использование относительно вашего лимита.

Процесс приглашения

Настройки → Управление пользователями → Пригласить пользователя. Введите его Email, назначьте одну или несколько ролей (7 пресетов — Владелец, Администратор организации, Страновой директор, Менеджер программы, Сотрудник по финансам и администрированию, Сотрудник MEAL, Полевой сотрудник — или любую заданную вами пользовательскую роль) и отправьте.

Как считаются места

Пользователи с доступом только для чтения «наблюдатели» считаются за половину места. Так, организация тарифа Team с 25 местами может сочетать 10 редакторов + 30 наблюдателей (10 + 15 = 25). Блок использования в разделе Тариф и выставление счетов показывает этот расчёт в реальном времени.

Семь предустановленных ролей, изменяйте любую, кроме Владельца

Из коробки: Владелец (полный контроль, бессмертная — удалить или переименовать её могут только владельцы платформы), Администратор организации (управляет настройками + пользователями + выставлением счетов), Страновой директор (надзор только для чтения по всем модулям + финансовое утверждение + приглашения внешних аудиторов), Менеджер программы (чтение/запись в Программах + MEAL + Документах), Сотрудник по финансам и администрированию (утверждение Финансов + кадры — распространённое двойное амплуа в малых и средних НПО Мьянмы), Сотрудник MEAL (чтение/запись + экспорт MEAL) и Полевой сотрудник (полевой персонал только для чтения).

• Переименуйте любой пресет под вашу организационную схему — «Менеджер программы» → «Директор программы» в два клика.
• Настройте разрешения по ролям — дайте своему Сотруднику MEAL права на экспорт аудита, не повышая его до администратора.
• Добавьте новые пользовательские роли — «Связной с донорами», «Руководитель по защите от вреда», «Полевой координатор».
• Удалите любую роль, кроме Владельца — система блокирует удаление ролей с активными участниками, чтобы вы сначала переназначили их.

Один пользователь может иметь несколько ролей

Обычное дело в малых НПО: один человек одновременно Сотрудник MEAL и полевой кадровик; Менеджер программы покрывает финансовые утверждения, пока Полевой сотрудник в отпуске. Назначьте несколько ролей одному пользователю — и EMPOBase автоматически предоставит объединение их разрешений. Никаких искусственных гибридных ролей «Сотрудник MEAL + кадры», никакого избыточного предоставления через Администратора организации.

Каталог из 32 разрешений

Помодульные разрешения на чтение / запись / специальные для кадров, Программ, MEAL, Финансов, Документов, Логистики, Управления, Объявлений и Политик. Плюс сквозные: настройки организации, приглашение/управление пользователями, просмотр/экспорт аудита, создание/проверка сессий аудита, использование ИИ, ключи BYOK для ИИ, интеграции, экспорт данных и само управление ролями. Контролируется на сервере — каждый вызов API проверяется по этому каталогу.

super_admin — роль оператора платформы, а не одна из ваших ролей

super_admin принадлежит оператору платформы EMPOBase, а не вашей организации — это роль, с помощью которой работает сама служба. Она не даёт сплошного обхода защиты ваших данных: субъект платформы получает доступ к вашим записям только по явному разрешению, за исключением узкого допуска на администрирование пользователей и ролей. Внутри вашей организации все полномочия идут через Global Admin, Admin и каталог разрешений. Вы никогда не видите и не назначаете super_admin.

Что в ней

Приветственный баннер с прогрессом заполнения · Сегодняшние оповещения · Карточки KPI проекта · Лента недавней активности · Быстрые действия (новый полевой отчёт, новое утверждение, пригласить персонал).

Как она маршрутизирует

У каждой карточки есть ссылка «перейти к модулю». Панель никогда не хранит данные исключительно у себя — она выводит то, что уже находится в MEAL, Программах, кадрах и т. д.

Что вы получаете на каждый проект

Идентификация: дерево проблем, дерево целей, реестр заинтересованных сторон, журнал ограничений.

• Планирование: логическая матрица (Цель/Результат-эффект/Непосредственный результат/Деятельность), допущения, показатели по строкам.
• Утверждения: матрица RACI, которая знает ваш реальный справочник персонала.
• Исполнение: совет по контролю изменений с версионированными утверждениями.
• Завершение: извлечённые уроки, шаблоны итогового отчёта для доноров.

Как Программы связаны с MEAL

Каждая строка логической матрицы с показателем подтягивает карточку показателя из гуманитарной библиотеки из 235 строк (или ваших пользовательских показателей). Обновление значения показателя обновляет KPI проекта на сводной панели.

Библиотека показателей

Предзагружена показателями WASH, здравоохранения, образования, защиты, продовольственной безопасности, источников средств к существованию, жилья и питания. Каждый содержит документированные числитель, знаменатель, частоту и дезагрегацию. Согласована со Sphere, кластером WASH, Минимальными стандартами INEE, FSC, AoR по ГН и стандартом IATI.

Шесть типов полевой отчётности

SitRep · Отчёт о деятельности · Отчёт MEAL · Отчёт об инциденте · Регистрация благополучателей · Журнал распределения. У каждого своя форма; данные поступают напрямую в структуру результатов.

Живые панели

Фильтруйте по лагерю, району, партнёру или донору. Экспортируйте в CSV, PDF или (Pro+) XML, совместимый с IATI.

Кадровый справочник и профили

Имя, должность, место службы, линейный руководитель, тип контракта и дата его окончания, с доступом к профилю по разделам (личные данные, занятость, семья, документы, линия подчинения), так что руководитель видит только те разделы, которые разрешает его роль. Документы, удостоверяющие личность — паспорт, национальное удостоверение, разрешение на работу, виза — отслеживаются с датами истечения срока. Фильтрация и поиск; HR экспортирует CSV по каждой точке.

Отпуска

Определяемые вами виды отпусков и лимиты политики, с государственными праздниками как встроенным типом, и самостоятельные заявки, утверждаемые по линии подчинения. Пересекающиеся заявки и двойное расходование остатка отклоняются сервером, а отображение занятости команды показывает только доступность, но никогда причину отпуска.

Табели учёта времени и трудозатраты

Сотрудники читают и редактируют только свои собственные табели; согласование ограничено непосредственным линейным руководителем, а самосогласование заблокировано. При согласовании сервер рассчитывает трудозатраты исходя из оклада, который он хранит, распределяет их по проектам и проводит одну сбалансированную проводку в главную книгу Finance — повторное согласование никогда не проводит запись дважды.

Компенсации и сводка по зарплате

Оклады и данные о зарплате каждого сотрудника находятся за отдельными правами доступа к компенсациям, а не за общим правом HR, поэтому коллеги из финансов и HR по умолчанию не могут увидеть оклад. Фиксируются циклы пересмотра оплаты, программы льгот и участие в них, а сводка по зарплате показывает совокупные затраты работодателя за период. Базовые проверки равенства сравнивают оплату по полу внутри каждого разряда и по отделам относительно медианы по организации, скрывая любую группу менее пяти человек. EMPOBase не рассчитывает налог на заработную плату или социальные взносы, не формирует расчётные листки и не подаёт установленную законом отчётность.

Жизненный цикл сотрудника

События адаптации, испытательного срока, решения по контракту, изменения должности и увольнения определяются датой приёма, окончанием контракта и статусом занятости каждого профиля, так что ничто не устаревает и не дублируется. Каждое событие несёт чек-лист с ответственными и датами; даты окончания контракта и увольнения остаются за правом записи HR.

Защита от эксплуатации, жалобы и разбор дел

Подписанные декларации PSEA и кодекса поведения — это возобновляемая запись со сроком действия, а не разовый PDF, и при входе в систему появляется баннер, когда одна из них требует обновления. Рабочее пространство программы защиты содержит статус политики, каналы обращения, контактное лицо (видимое каждому сотруднику) и реестр рисков. Дела по жалобам и дисциплинарные дела обрабатываются как конфиденциальные кейсы с собственными правилами доступа.

Забота о персонале, планирование на случай чрезвычайных ситуаций и опросы

Забота о персонале и планирование на случай чрезвычайных ситуаций в одном рабочем пространстве: площадки на случай чрезвычайных ситуаций с маршрутами и цепочками связи, ответственные, записи учений, чек-лист готовности организации и напоминания сотрудникам, не подавшим контакт на случай чрезвычайной ситуации. Staff Voice проводит опросы с отдельным правом на ответ, которое по умолчанию есть у каждого сотрудника; управление опросами и просмотр агрегированных результатов требует права записи HR.

Таланты, найм, хранилище и аналитика

Записи о талантах и развитии принадлежат самому сотруднику, с представлением для руководителя по статусу процесса и шаблонами циклов HR. Найм ведёт воронку отслеживания кандидатов для каждого арендатора. Конфиденциальное хранилище хранит документы, которые сервер не может прочитать — они шифруются до загрузки, без служебного обхода для администратора, с собственным журналом доступа. Аналитика HR показывает только те показатели, которые сервер может сверить с рабочим пространством, владеющим этими данными.

Организационная структура

Перетаскивайте оргструктуру в Settings → Organogram. Она управляет выпадающими списками RACI в каждом проекте Programs, чтобы ячейка «кто отвечает» не могла ссылаться на человека, которого больше не существует.

Главная книга и проводки

Собственный план счетов с классификациями для отчётности. Каждая проводка должна быть сбалансирована — сервер отклоняет запись, в которой дебет и кредит не совпадают — и каждая строка может нести проект, грант и статью бюджета гранта, а также фонд с его классом ограничения, так что одна проводка одновременно служит книге, сравнению бюджета с фактом и учёту ограниченных фондов. Правила повторяющихся операций готовят черновики проводок на проверку; распределение затрат и возмещение косвенных расходов также проводятся как проводки.

Согласования, блокировка периодов и исправления

Заявки на платёж проходят по настроенной вами цепочке согласования и лимитам сумм; окончательное согласование проводит сбалансированную проводку один раз. Закрытие отчётного месяца применяется сервером для всех ролей — проводка с датой в закрытом периоде отклоняется, а повторное открытие периода — отдельное, протоколируемое действие, доступное только утверждающим финансистам. Проведённые записи никогда не редактируются на месте: их исправляет сторнирующая запись, а исправления по претензиям следуют явной политике корректировок.

Мультивалютность

Задайте функциональную валюту организации. Каждая запись сохраняет свою исходную валюту, сумму, курс и дату курса наряду с суммой в функциональной валюте. Курсы обмена поддерживает по каждой организации ваша финансовая служба (они не подтягиваются из живого источника), а переоценки проводятся собственными проводками, чтобы след оставался видимым.

Бюджеты проектов и грантов

Постатейные бюджеты по каждому проекту и каждому гранту, при этом сравнение бюджета с фактом обновляется по мере поступления закупок и проведения проводок. Ограниченные фонды отслеживаются через обязательства и классы ограничений, так что видно, что потрачено, что зарезервировано и что ещё доступно по каждому гранту.

От закупки до оплаты

Заявка → заказ на закупку → приёмка товара → согласование платежа → проведённая проводка, с маршрутизацией согласующих по должности и разделением обязанностей по всей цепочке. Цепочки согласования и пороги настраиваются по каждой организации.

Финансовая отчётность и отчётность по грантам

Отчёты строятся на основе классификаций вашего плана счетов, включая функциональные расходы (программные, управленческие и общие, расходы на фандрайзинг). Финансирование грантов, субгранты и календарь отчётности находятся рядом с ними в разделе Finance. Экспорт в формате IATI XML доступен в тарифе Pro+.

Граница учёта заработной платы

Записи распределения фонда оплаты труда — разбивка затрат каждого расчёта по проектам, центрам затрат и статьям бюджета — поступают в Finance в виде запечатанных итогов по каждому расчёту, периоду и проекту, с флагом расхождения, если разбивка не даёт в сумме 100%; имена, строки окладов и банковские реквизиты в представление главной книги не попадают. Утверждённые табели проводят трудозатраты по каждому проекту в главную книгу. EMPOBase не рассчитывает налог на заработную плату или социальные взносы, не формирует расчётные листки и не подаёт установленную законом отчётность; это остаётся за вашим провайдером расчёта зарплаты или бухгалтером.

Запасы и распределения

Запасы в каждом месте, с журналами движения, которые одновременно служат подтверждением распределения для отчётов донорам. Каждое распределение связано с проектом + деятельностью.

Реестр активов

Бирка, ответственный, местоположение, статус (используется / в ремонте / списан). Требуется большинством соглашений с донорами; обычно это отдельная таблица — здесь он находится в одном клике от закупок.

Что сюда попадает

Всё, что вы иначе отправили бы по Email или сложили бы в Drive: меморандумы о взаимопонимании, контракты, организационные политики, шаблоны доноров, обучающие презентации. PDF и файлы Office предпросматриваются в приложении; всё остальное скачивается.

Управление доступом

Папки несут флаги разрешений по должности. Папка «Оплата труда», например, по умолчанию доступна только кадрам + исполнительному директору. При необходимости переопределяйте по каждому файлу.

Правление и заседания

Список членов правления, протоколы заседаний, резолюции, посещаемость. Экспорт годового реестра для подачи в комиссию по делам благотворительности.

Конфликт интересов

Ежегодный цикл декларирования, обновляемый автоматически. Персонал получает запрос при входе по наступлении срока; журналируется в контрольном журнале.

Создание объявления

Верхняя панель → колокольчик → Новое объявление. Заголовок + текст + необязательное вложение. Выберите аудиторию: все, набор должностей или место службы.

Перевод EN ↔ MY

Тарифы Team+ получают перевод в один клик между английским и бирманским (функция ИИ фазы 1.5). Французский / испанский / португальский — в дорожной карте.

Типы политик

Разовая (напр. Кодекс поведения при найме), обновляемая (напр. ежегодное повторное обучение по защите от вреда), запускаемая событием (напр. обновлённая политика поездок при изменении уровня безопасности страны).

След доказательств

Каждое подтверждение помечается меткой времени + регистрируется IP + привязывается к версии политики. Экспорт CSV, готовый для аудиторов.

Токены аудита

У каждого токена есть дата начала + окончания и область охвата (какие проекты, какие годы). Отзываем в любой момент. Портал регистрирует доступные действия.

Пакеты доказательств

В один клик «пакет доказательств» создаёт PDF-комплект документов, относящихся к аудиту (закупки, списки благополучателей, отчёты по показателям). Разработан для проверяющих соответствие, не желающих осваивать новый инструмент.

Датчики использования

Подсчёт в реальном времени пользователей + проектов + хранилища относительно лимита тарифа. Полоса становится жёлтой при 80% и красной при 100%. Баннер предлагает повышение, если вы приближаетесь к лимиту.

Смена тарифа

Global Admin и Admin могут сменить тариф с этой страницы; роль оператора платформы — нет. Понижение отклоняется, если текущее использование превышает лимит более низкого тарифа (сначала нужно удалить или архивировать).

Загрузка логотипа

PNG, JPG или WebP. Не более 2 МБ на файл. SVG заблокирован из соображений безопасности (риск XSS).

Пользовательский домен (Pro+)

Тарифы Pro и Enterprise могут обслуживаться по адресу <ваша-организация>.empobase.com или по домену с CNAME. Обратитесь в поддержку для подготовки.

Мягкое удаление

Удаление пользователя мягко удаляет его — его сессии завершаются, и он исчезает из справочника, но его исторические действия (утверждения, записи контрольного журнала) остаются нетронутыми. Полное удаление доступно только администратору и необратимо.

Где находятся файлы

Каждый загруженный файл попадает в приватное Google Cloud Storage. EMPOBase проверяет разрешение перед выдачей подписанного URL для скачивания на 15 минут. Публичных URL файлов не существует.

Сбор полевых данных

Сопоставьте форму с показателем. Каждая новая отправка попадает в очередь проверки со статусом «в ожидании» — это ещё не результат. Проверяющий одобряет или отклоняет её, и только одобренная отправка записывается в фактические данные показателя; отправки в ожидании и отклонённые никогда не учитываются. Team получает ручную синхронизацию; Pro — автоматизированную.

Экспорт контрольного журнала (Team+)

Экспорт CSV контрольного журнала с фильтрацией по диапазону дат, исполнителю или действию. Разработан для аудиторских пакетов и расследований инцидентов.

Дневная квота сообщений

Free 10 / Starter 50 / Team 250 / Pro 1000 / Enterprise без ограничений, на пользователя в день. Вызовы, сделанные с вашим собственным ключом поставщика ИИ, не учитываются в квоте ни на одном тарифе.

Что он умеет

Предложение показателей из библиотеки на 235 строк, перевод EN↔MY для полевых отчётов + объявлений, Еженедельный дайджест, постепенное раскрытие разделов в полевых отчётах в статусе черновика и база знаний RAG по документам (Pro+).

Где нас найти

Вопросы по продукту: hello@empobase.com. Раскрытие уязвимостей безопасности: security@empobase.com. Конфиденциальность / DPA: privacy@empobase.com.

Периодичность

Один выпуск в месяц, в последнюю пятницу. Срочные исправления выходят по мере необходимости и отмечаются по месту. Смещения дорожной карты (напр. «перенесено на Q3») также отмечаются, чтобы клиенты могли планировать.