Всё необходимое для работы с EMPOBase.

Для кого он

Страновые офисы, полевые операции международных НПО, национальные НПО и небольшие ОГО, которым нужен единый портал вместо четырёх таблиц, двух баз данных и общей папки. Разработан для команд от трёх до трёхсот человек.

Как работают организации

Каждая организация получает собственный экземпляр EMPOBase — собственный поддомен, собственную базу данных, собственное файловое хранилище в Google Cloud Storage. Организации не делят строки данных; пути запроса между организациями не существует.

Шаги

Откройте app.empobase.com → Создать учётную запись.

• Выберите Зарегистрироваться через Google или Зарегистрироваться через Microsoft (рекомендуется) либо Email + пароль.
• Подтвердите свой Email, если выбрали регистрацию по паролю.
• Попадите на сводную панель как первый super_admin вашей организации.
• Программы → Новый проект → заполните основное (название, страновой офис, донор, даты начала/окончания).

Бесплатные лимиты против платных

Бесплатный тариф включает 1 проект, 3 пользователей, 5 показателей и 500 МБ хранилища — достаточно, чтобы попробовать. Платные тарифы открывают больше ёмкости и функции, специфичные для модулей. Тариф и выставление счетов в Настройках показывает текущее использование относительно вашего лимита.

Процесс приглашения

Настройки → Управление пользователями → Пригласить пользователя. Введите его Email, назначьте одну или несколько ролей (7 пресетов — Владелец, Администратор организации, Страновой директор, Менеджер программы, Сотрудник по финансам и администрированию, Сотрудник MEAL, Полевой сотрудник — или любую заданную вами пользовательскую роль) и отправьте.

Как считаются места

Пользователи с доступом только для чтения «наблюдатели» считаются за половину места. Так, организация тарифа Team с 25 местами может сочетать 10 редакторов + 30 наблюдателей (10 + 15 = 25). Блок использования в разделе Тариф и выставление счетов показывает этот расчёт в реальном времени.

Семь предустановленных ролей, изменяйте любую, кроме Владельца

Из коробки: Владелец (полный контроль, бессмертная — удалить или переименовать её могут только владельцы платформы), Администратор организации (управляет настройками + пользователями + выставлением счетов), Страновой директор (надзор только для чтения по всем модулям + финансовое утверждение + приглашения внешних аудиторов), Менеджер программы (чтение/запись в Программах + MEAL + Документах), Сотрудник по финансам и администрированию (утверждение Финансов + кадры — распространённое двойное амплуа в малых и средних НПО Мьянмы), Сотрудник MEAL (чтение/запись + экспорт MEAL) и Полевой сотрудник (полевой персонал только для чтения).

• Переименуйте любой пресет под вашу организационную схему — «Менеджер программы» → «Директор программы» в два клика.
• Настройте разрешения по ролям — дайте своему Сотруднику MEAL права на экспорт аудита, не повышая его до администратора.
• Добавьте новые пользовательские роли — «Связной с донорами», «Руководитель по защите от вреда», «Полевой координатор».
• Удалите любую роль, кроме Владельца — система блокирует удаление ролей с активными участниками, чтобы вы сначала переназначили их.

Один пользователь может иметь несколько ролей

Обычное дело в малых НПО: один человек одновременно Сотрудник MEAL и полевой кадровик; Менеджер программы покрывает финансовые утверждения, пока Полевой сотрудник в отпуске. Назначьте несколько ролей одному пользователю — и EMPOBase автоматически предоставит объединение их разрешений. Никаких искусственных гибридных ролей «Сотрудник MEAL + кадры», никакого избыточного предоставления через Администратора организации.

Каталог из 32 разрешений

Помодульные разрешения на чтение / запись / специальные для кадров, Программ, MEAL, Финансов, Документов, Логистики, Управления, Объявлений и Политик. Плюс сквозные: настройки организации, приглашение/управление пользователями, просмотр/экспорт аудита, создание/проверка сессий аудита, использование ИИ, ключи BYOK для ИИ, интеграции, экспорт данных и само управление ролями. Контролируется на сервере — каждый вызов API проверяется по этому каталогу.

super_admin относится к уровню платформы, а не организации

На каждое развёртывание EMPOBase приходится ровно один super_admin — обычно оператор, владеющий экземпляром Cloud Run. Он всегда действует как Владелец внутри любой организации, независимо от назначения ролей. Внутри самой организации все полномочия идут через роль Владельца и каталог разрешений. Организации никогда не видят и не назначают super_admin; он находится на уровне платформы.

Что в ней

Приветственный баннер с прогрессом заполнения · Сегодняшние оповещения · Карточки KPI проекта · Лента недавней активности · Быстрые действия (новый полевой отчёт, новое утверждение, пригласить персонал).

Как она маршрутизирует

У каждой карточки есть ссылка «перейти к модулю». Панель никогда не хранит данные исключительно у себя — она выводит то, что уже находится в MEAL, Программах, кадрах и т. д.

Что вы получаете на каждый проект

Идентификация: дерево проблем, дерево целей, реестр заинтересованных сторон, журнал ограничений.

• Планирование: логическая матрица (Цель/Результат-эффект/Непосредственный результат/Деятельность), допущения, показатели по строкам.
• Утверждения: матрица RACI, которая знает ваш реальный справочник персонала.
• Исполнение: совет по контролю изменений с версионированными утверждениями.
• Завершение: извлечённые уроки, шаблоны итогового отчёта для доноров.

Как Программы связаны с MEAL

Каждая строка логической матрицы с показателем подтягивает карточку показателя из гуманитарной библиотеки из 235 строк (или ваших пользовательских показателей). Обновление значения показателя обновляет KPI проекта на сводной панели.

Библиотека показателей

Предзагружена показателями WASH, здравоохранения, образования, защиты, продовольственной безопасности, источников средств к существованию, жилья и питания. Каждый содержит документированные числитель, знаменатель, частоту и дезагрегацию. Согласована со Sphere, кластером WASH, Минимальными стандартами INEE, FSC, AoR по ГН и стандартом IATI.

Шесть типов полевой отчётности

SitRep · Отчёт о деятельности · Отчёт MEAL · Отчёт об инциденте · Регистрация благополучателей · Журнал распределения. У каждого своя форма; данные поступают напрямую в структуру результатов.

Живые панели

Фильтруйте по лагерю, району, партнёру или донору. Экспортируйте в CSV, PDF или (Pro+) XML, совместимый с IATI.

Справочник персонала

Имя, должность, место службы, непосредственный руководитель, тип контракта, окончание контракта. Фильтруйте и ищите; кадры экспортируют CSV по каждому месту службы.

Отпуска и оплата труда

Календари государственных праздников по месту службы; типы отпусков, которые вы задаёте (ежегодный, по болезни, R&R, учебный). Вкладка оплаты труда доступна только кадрам и защищена построчным разрешением, чтобы финансы не могли видеть зарплатную вилку другого человека.

Организационная схема

Перетаскивайте организационную схему в Настройки → Организационная схема. Она питает выпадающие списки RACI в каждом проекте Программ, чтобы ячейка «кто ответственен» не могла ссылаться на человека, которого больше нет.

Декларации о защите от вреда

Обновляемая запись, а не разовый PDF. Выводит баннер при входе, когда декларация подлежит обновлению. Неизменяемо журналируется для аудита.

Бюджеты проектов

Постатейный бюджет по проекту с показателем бюджет-против-факта, обновляемым по мере поступления закупок. Отклонение выделяется при >10%.

Рабочий процесс закупок

PR → PO → счёт-фактура → платёж, с маршрутизацией утверждающих по должности. Free и Starter получают базовый процесс с одним утверждающим; Team добавляет несколько этапов; Pro добавляет пользовательские матрицы утверждения.

Отчётность перед донорами

Пакет отчётности перед донорами различается по тарифу — Базовый (Starter+), Стандартный (Team), Продвинутый (Pro), Индивидуальный (Enterprise). Экспорт XML IATI поставляется на Pro+.

Запасы и распределения

Запасы в каждом месте, с журналами движения, которые одновременно служат подтверждением распределения для отчётов донорам. Каждое распределение связано с проектом + деятельностью.

Реестр активов

Бирка, ответственный, местоположение, статус (используется / в ремонте / списан). Требуется большинством соглашений с донорами; обычно это отдельная таблица — здесь он находится в одном клике от закупок.

Что сюда попадает

Всё, что вы иначе отправили бы по Email или сложили бы в Drive: меморандумы о взаимопонимании, контракты, организационные политики, шаблоны доноров, обучающие презентации. PDF и файлы Office предпросматриваются в приложении; всё остальное скачивается.

Управление доступом

Папки несут флаги разрешений по должности. Папка «Оплата труда», например, по умолчанию доступна только кадрам + исполнительному директору. При необходимости переопределяйте по каждому файлу.

Правление и заседания

Список членов правления, протоколы заседаний, резолюции, посещаемость. Экспорт годового реестра для подачи в комиссию по делам благотворительности.

Конфликт интересов

Ежегодный цикл декларирования, обновляемый автоматически. Персонал получает запрос при входе по наступлении срока; журналируется в контрольном журнале.

Создание объявления

Верхняя панель → колокольчик → Новое объявление. Заголовок + текст + необязательное вложение. Выберите аудиторию: все, набор должностей или место службы.

Перевод EN ↔ MY

Тарифы Team+ получают перевод в один клик между английским и бирманским (функция ИИ фазы 1.5). Французский / испанский / португальский — в дорожной карте.

Типы политик

Разовая (напр. Кодекс поведения при найме), обновляемая (напр. ежегодное повторное обучение по защите от вреда), запускаемая событием (напр. обновлённая политика поездок при изменении уровня безопасности страны).

След доказательств

Каждое подтверждение помечается меткой времени + регистрируется IP + привязывается к версии политики. Экспорт CSV, готовый для аудиторов.

Токены аудита

У каждого токена есть дата начала + окончания и область охвата (какие проекты, какие годы). Отзываем в любой момент. Все чтения аудитора журналируются.

Пакеты доказательств

В один клик «пакет доказательств» создаёт PDF-комплект документов, относящихся к аудиту (закупки, списки благополучателей, отчёты по показателям). Разработан для проверяющих соответствие, не желающих осваивать новый инструмент.

Датчики использования

Подсчёт в реальном времени пользователей + проектов + хранилища относительно лимита тарифа. Полоса становится жёлтой при 80% и красной при 100%. Баннер предлагает повышение, если вы приближаетесь к лимиту.

Смена тарифа

admin и super_admin могут сменить тариф с этой страницы. Понижение отклоняется, если текущее использование превышает лимит более низкого тарифа (сначала нужно удалить или архивировать).

Загрузка логотипа

PNG, JPG или WebP. Не более 2 МБ на файл. SVG заблокирован из соображений безопасности (риск XSS).

Пользовательский домен (Pro+)

Тарифы Pro и Enterprise могут обслуживаться по адресу <ваша-организация>.empobase.com или по домену с CNAME. Обратитесь в поддержку для подготовки.

Мягкое удаление

Удаление пользователя мягко удаляет его — его сессии завершаются, и он исчезает из справочника, но его исторические действия (утверждения, записи контрольного журнала) остаются нетронутыми. Полное удаление доступно только администратору и необратимо.

Где находятся файлы

Каждый загруженный файл попадает в приватное Google Cloud Storage. Доступ идёт через аутентифицированный подписанный URL на 15 минут — публичных URL файлов не существует. Изоляция бакета по каждой организации в дорожной карте.

KoboToolbox / ODK

Сопоставьте форму с показателем. Каждая новая отправка автоматически создаёт строку полевого отчёта + увеличивает числитель показателя. Team получает ручную синхронизацию; Pro — автоматизированную.

Экспорт контрольного журнала (Team+)

Экспорт CSV контрольного журнала с фильтрацией по диапазону дат, исполнителю или действию. Разработан для аудиторских пакетов и расследований инцидентов.

Дневная квота сообщений

Free 10 / Starter 50 / Team 250 / Pro 1000 / Enterprise без ограничений. Вызовы BYOK (Team+) не учитываются в квоте.

Что он умеет

Предложение показателей из библиотеки на 235 строк, перевод EN↔MY для полевых отчётов + объявлений, Еженедельный дайджест, постепенное раскрытие разделов в полевых отчётах в статусе черновика и база знаний RAG по документам (Pro+).

Где нас найти

Вопросы по продукту: hello@empobase.com. Раскрытие уязвимостей безопасности: security@empobase.com. Конфиденциальность / DPA: privacy@empobase.com.

Периодичность

Один выпуск в месяц, в последнюю пятницу. Срочные исправления выходят по мере необходимости и отмечаются по месту. Смещения дорожной карты (напр. «перенесено на Q3») также отмечаются, чтобы клиенты могли планировать.