Semua yang Anda butuhkan untuk menjalankan EMPOBase.

Untuk siapa

Kantor negara, operasi lapangan LSM internasional, LSM nasional, dan OMS kecil yang membutuhkan satu portal alih-alih empat lembar kerja, dua basis data, dan satu folder berbagi. Dirancang untuk tim beranggotakan tiga hingga tiga ratus orang.

Cara kerja organisasi

Organisasi berbagi satu basis data Cloud SQL. Konteks organisasi yang terautentikasi, kueri dalam cakupan organisasi, dan kontrol akses berbasis peran membatasi akses.

Langkah-langkah

Buka app.empobase.com → Buat akun.

• Pilih Daftar dengan Google atau Daftar dengan Microsoft (disarankan) atau email + kata sandi.
• Verifikasi email Anda jika memilih pendaftaran dengan kata sandi.
• Tiba di dasbor ringkasan sebagai Global Admin organisasi Anda — administrator tingkat kantor pusat yang dapat menunjuk Admin.
• Program → Proyek baru → isi dasarnya (nama, kantor negara, donor, tanggal mulai/selesai).

Batas gratis vs. berbayar

Paket gratis mencakup 1 proyek, 3 pengguna, 5 indikator, dan penyimpanan 1 GB — cukup untuk mencoba. Paket berbayar membuka lebih banyak kapasitas dan fitur khusus modul. Paket dan Penagihan di Pengaturan menampilkan penggunaan Anda saat ini terhadap batas Anda.

Alur undangan

Pengaturan → Manajemen pengguna → Undang pengguna. Masukkan email mereka, tetapkan satu peran atau lebih (7 prasetel — Pemilik, Admin organisasi, Direktur negara, Manajer program, Petugas keuangan dan administrasi, Petugas MEAL, Petugas lapangan — atau peran khusus apa pun yang telah Anda tetapkan), lalu kirim.

Cara kursi dihitung

Pengguna «pengamat» baca-saja dihitung sebagai setengah kursi. Jadi, organisasi paket Team dengan 25 kursi dapat memadukan 10 editor + 30 pengamat (10 + 15 = 25). Blok penggunaan di Paket dan Penagihan menampilkan perhitungan ini secara waktu nyata.

Tujuh peran prasetel, sunting apa pun kecuali Pemilik

Bawaan: Pemilik (kendali penuh, abadi — hanya pemilik platform yang dapat menghapus atau mengganti namanya), Admin organisasi (mengelola pengaturan + pengguna + penagihan), Direktur negara (pengawasan baca-saja di semua modul + persetujuan keuangan + undangan auditor eksternal), Manajer program (baca/tulis Program + MEAL + Dokumen), Petugas keuangan dan administrasi (persetujuan Keuangan + SDM — peran ganda yang umum di LSM kecil/menengah Myanmar), Petugas MEAL (baca/tulis + ekspor MEAL), dan Petugas lapangan (staf lapangan baca-saja).

• Ganti nama prasetel mana pun agar sesuai dengan bagan organisasi Anda — «Manajer program» → «Direktur program» dalam dua klik.
• Atur izin per peran — beri Petugas MEAL Anda hak ekspor audit tanpa menaikkannya menjadi admin.
• Tambahkan peran khusus baru — «Penghubung donor», «Penanggung jawab perlindungan», «Koordinator lapangan».
• Hapus peran non-Pemilik mana pun — sistem memblokir penghapusan peran yang memiliki anggota aktif agar Anda menugaskan ulang lebih dulu.

Satu pengguna dapat memegang beberapa peran

Umum di LSM kecil: satu orang sekaligus Petugas MEAL dan SDM lapangan; Manajer program menangani persetujuan Keuangan saat Petugas lapangan sedang cuti. Tetapkan beberapa peran ke pengguna yang sama dan EMPOBase otomatis memberikan gabungan izin mereka. Tanpa peran hibrida buatan «Petugas MEAL + SDM», tanpa pemberian izin berlebih lewat Admin organisasi.

Katalog 32 izin

Izin baca / tulis / khusus per modul untuk SDM, Program, MEAL, Keuangan, Dokumen, Logistik, Tata Kelola, Pengumuman, dan Kebijakan. Ditambah lintas fungsi: pengaturan organisasi, mengundang/mengelola pengguna, melihat/mengekspor audit, membuat/meninjau sesi audit, penggunaan AI, kunci BYOK AI, integrasi, ekspor data, dan manajemen peran itu sendiri. Dikurasi di server — setiap panggilan API diverifikasi terhadap katalog ini.

super_admin adalah peran operator platform, bukan salah satu peran Anda

super_admin adalah milik operator platform EMPOBase, bukan milik organisasi Anda — itulah peran yang dipakai untuk menjalankan layanannya sendiri. Peran ini tidak memberi jalan pintas menyeluruh ke data Anda: identitas platform hanya mencapai catatan Anda melalui pemberian izin yang eksplisit, kecuali satu kelonggaran sempit untuk administrasi pengguna dan peran. Di dalam organisasi Anda, seluruh wewenang mengalir melalui Global Admin, Admin, dan katalog izin. Anda tidak pernah melihat atau menetapkan super_admin.

Apa isinya

Spanduk selamat datang dengan progres penyelesaian · Peringatan hari ini · Kartu KPI proyek · Umpan aktivitas terbaru · Tindakan cepat (laporan lapangan baru, persetujuan baru, mengundang staf).

Cara mengarahkan

Setiap kartu memiliki tautan «buka modul». Dasbor tidak pernah menyimpan data secara eksklusif — ia menampilkan apa yang sudah ada di MEAL, Program, SDM, dll.

Apa yang Anda dapatkan per proyek

Identifikasi: pohon masalah, pohon tujuan, daftar pemangku kepentingan, catatan kendala.

• Perencanaan: kerangka logis (Tujuan/Hasil/Keluaran/Aktivitas), asumsi, indikator per baris.
• Persetujuan: matriks RACI yang mengenali direktori staf nyata Anda.
• Pelaksanaan: dewan kontrol perubahan dengan persetujuan berversi.
• Penutupan: pembelajaran yang dipetik, templat laporan akhir donor.

Cara Program terhubung ke MEAL

Setiap baris kerangka logis yang memiliki indikator menarik kartu indikator dari pustaka kemanusiaan 235 baris (atau indikator khusus Anda). Memperbarui nilai indikator memperbarui KPI proyek di dasbor ringkasan.

Pustaka indikator

Sudah dimuat dengan indikator WASH, Kesehatan, Pendidikan, Perlindungan, Ketahanan Pangan, Mata Pencaharian, Hunian, dan Gizi. Masing-masing membawa pembilang, penyebut, frekuensi, dan disagregasi yang terdokumentasi. Selaras dengan Sphere, klaster WASH, Standar Minimum INEE, FSC, AoR KBG, dan standar IATI.

Enam jenis pelaporan lapangan

SitRep · Laporan aktivitas · Laporan MEAL · Laporan insiden · Pendaftaran penerima manfaat · Catatan distribusi. Masing-masing memiliki formulirnya sendiri; data mengalir langsung ke kerangka hasil.

Dasbor langsung

Saring berdasarkan kamp, distrik, mitra, atau donor. Ekspor ke CSV, PDF, atau (Pro+) XML yang sesuai IATI.

Direktori dan profil staf

Nama, jabatan, lokasi tugas, atasan langsung, jenis kontrak, dan akhir kontrak, dengan akses profil per bagian (pribadi, kepegawaian, keluarga, dokumen, jalur pelaporan) sehingga atasan hanya melihat bagian yang diizinkan perannya. Dokumen identitas — paspor, KTP nasional, izin kerja, visa — dicatat beserta tanggal kedaluwarsanya. Dapat difilter dan dicari; HR mengekspor CSV per lokasi tugas.

Cuti

Jenis cuti dan batas kebijakan yang Anda tentukan sendiri, dengan hari libur nasional sebagai jenis bawaan, serta permintaan swalayan yang disetujui melalui jalur pelaporan. Permintaan yang tumpang tindih dan hak cuti yang terpakai ganda ditolak oleh server, dan ketersediaan tim hanya menampilkan status tersedia atau tidak, tanpa pernah menampilkan alasan cuti.

Lembar waktu dan biaya tenaga kerja

Staf hanya dapat membaca dan mengedit lembar waktu miliknya sendiri; persetujuan terbatas pada atasan langsung dan persetujuan sendiri diblokir. Saat disetujui, server menurunkan biaya tenaga kerja dari golongan gaji yang dimilikinya, membaginya per proyek, dan memposting satu jurnal yang seimbang ke buku besar Finance — persetujuan yang diulang tidak pernah memposting dua kali.

Kompensasi dan ringkasan penggajian

Golongan gaji dan catatan gaji per staf berada di balik izin kompensasi khusus, bukan izin HR umum, sehingga kolega keuangan dan HR tidak dapat membaca golongan gaji secara bawaan. Siklus peninjauan gaji, paket tunjangan, dan pendaftarannya dicatat, dan ringkasan penggajian menampilkan total biaya pemberi kerja yang diagregasi per periode. Pemeriksaan kesetaraan dasar membandingkan gaji berdasarkan gender dalam setiap golongan dan berdasarkan departemen terhadap median organisasi, serta menyembunyikan kelompok mana pun yang beranggotakan kurang dari lima orang. EMPOBase tidak menghitung pajak penghasilan atau iuran jaminan sosial, tidak menerbitkan slip gaji, dan tidak mengajukan pelaporan wajib.

Siklus hidup staf

Peristiwa orientasi, peninjauan masa percobaan, keputusan kontrak, perubahan peran, dan pemutusan hubungan diturunkan dari tanggal bergabung, akhir kontrak, dan status kepegawaian setiap profil, sehingga tidak ada yang kedaluwarsa atau terduplikasi. Setiap peristiwa memiliki daftar periksa dengan penanggung jawab dan tanggalnya; tanggal akhir kontrak dan tanggal keluar tetap berada di balik akses tulis HR.

Perlindungan, pengaduan, dan penanganan kasus

Deklarasi PSEA dan kode etik yang ditandatangani merupakan catatan yang dapat diperbarui dengan masa berlaku, bukan PDF sekali jadi, dan spanduk peringatan muncul saat masuk ketika salah satunya jatuh tempo. Ruang kerja program perlindungan memuat status kebijakan, saluran pelaporan, focal point (terlihat oleh semua staf), dan daftar risiko. Kasus pengaduan dan disipliner ditangani sebagai penanganan kasus rahasia dengan aturan aksesnya sendiri.

Kesejahteraan staf, perencanaan darurat, dan survei

Kewajiban perawatan dan perencanaan darurat dalam satu ruang kerja: lokasi darurat beserta rute dan pohon komunikasi, petugas jaga, catatan latihan, daftar periksa kesiapan organisasi, dan pengingat bagi staf yang belum mengisi kontak darurat. Staff Voice menjalankan survei dengan izin menjawab terpisah yang dimiliki setiap staf secara bawaan; mengelola survei dan membaca hasil agregat memerlukan akses tulis HR.

Talenta, rekrutmen, brankas, dan analitik

Catatan talenta dan pengembangan menjadi milik staf yang bersangkutan, dengan tampilan atasan berdasarkan status alur kerja dan templat siklus HR. Rekrutmen menjalankan pipeline pelacakan pelamar per tenant. Brankas rahasia menyimpan dokumen yang tidak dapat dibaca oleh server — dienkripsi sebelum diunggah, tanpa jalan pintas administrator, dengan log aksesnya sendiri. Analitik HR hanya menampilkan angka yang dapat direkonsiliasi server dengan ruang kerja pemilik data tersebut.

Organogram

Seret dan lepas bagan organisasi di Settings → Organogram. Ini menggerakkan menu dropdown RACI di setiap proyek Programs sehingga sel "siapa yang bertanggung jawab" tidak dapat merujuk pada orang yang sudah tidak ada lagi.

Buku besar umum dan jurnal

Bagan akun Anda sendiri dengan klasifikasi laporan. Setiap jurnal harus seimbang — server menolak entri yang debit dan kreditnya berbeda — dan setiap baris dapat memuat proyek, hibah beserta baris anggaran hibahnya, dan dana beserta kelas pembatasannya, sehingga satu posting sekaligus melayani buku besar, anggaran vs. aktual, dan pelacakan dana terbatas. Aturan berulang menyiapkan draf jurnal untuk ditinjau; alokasi biaya dan pemulihan biaya tidak langsung juga diposting sebagai jurnal.

Persetujuan, penguncian periode, dan koreksi

Permintaan pembayaran berjalan melalui rantai persetujuan dan plafon jumlah yang Anda konfigurasi; persetujuan akhir memposting jurnal yang seimbang satu kali. Penutupan bulan akuntansi diberlakukan di server untuk semua peran — posting bertanggal pada periode yang sudah ditutup akan ditolak, dan membuka kembali periode tersebut adalah tindakan terpisah yang diaudit dan hanya untuk penyetuju keuangan. Entri yang sudah diposting tidak pernah diedit langsung: entri pembalik yang mengoreksinya, dan revisi klaim mengikuti kebijakan koreksi yang eksplisit.

Multi-mata uang

Tetapkan mata uang fungsional organisasi. Setiap entri menyimpan mata uang asli, jumlah, kurs, dan tanggal kurs aslinya di samping jumlah fungsionalnya. Kurs tukar dikelola per organisasi oleh tim keuangan Anda (bukan diambil dari umpan langsung), dan revaluasi diposting sebagai jurnal tersendiri sehingga jejaknya tetap terlihat.

Anggaran proyek dan hibah

Anggaran per item per proyek dan per hibah, dengan anggaran vs. aktual yang diperbarui seiring pengadaan masuk dan jurnal diposting. Dana terbatas dilacak melalui komitmen dan kelas pembatasan, sehingga Anda dapat melihat apa yang telah dibelanjakan, dikomit, dan masih tersedia per hibah.

Pengadaan hingga pembayaran

Permintaan → pesanan pembelian → penerimaan barang → persetujuan pembayaran → jurnal yang diposting, dengan perutean penyetuju berdasarkan jabatan dan pemisahan tugas di sepanjang rantai. Rantai persetujuan dan ambang batas dikonfigurasi per organisasi.

Laporan keuangan dan pelaporan hibah

Laporan disusun dari klasifikasi bagan akun Anda, termasuk beban fungsional (program, manajemen dan umum, penggalangan dana). Keuangan hibah, sub-hibah, dan kalender pelaporan berada berdampingan dengan laporan tersebut di Finance. Ekspor IATI XML tersedia di Pro+.

Batas akuntansi penggajian

Catatan alokasi penggajian — pembagian biaya setiap proses penggajian menurut proyek, pusat biaya, dan baris anggaran — sampai ke Finance sebagai total tersegel per proses, periode, dan proyek, dengan penanda pengecualian saat pembagian tidak berjumlah 100%; tidak ada nama, baris gaji, atau data rekening bank yang masuk ke tampilan buku besar. Lembar waktu yang disetujui memposting biaya tenaga kerja per proyek ke buku besar. EMPOBase tidak menghitung pajak penghasilan atau iuran jaminan sosial, tidak menerbitkan slip gaji, dan tidak mengajukan pelaporan wajib; hal itu tetap menjadi tanggung jawab penyedia penggajian atau akuntan Anda.

Stok dan distribusi

Stok di setiap lokasi, dengan catatan pergerakan yang sekaligus menjadi bukti distribusi untuk laporan donor. Setiap distribusi terhubung ke proyek + aktivitas.

Daftar aset

Tanda, pemegang, lokasi, status (dipakai / dalam perbaikan / dihapus). Diwajibkan oleh sebagian besar perjanjian donor; biasanya berupa lembar kerja terpisah — di sini ia berada satu klik dari pengadaan.

Apa yang masuk di sini

Apa pun yang biasanya Anda kirim lewat email atau simpan di Drive: MoU, kontrak, kebijakan organisasi, templat donor, materi pelatihan. PDF dan berkas Office dipratinjau di dalam aplikasi; selebihnya diunduh.

Kontrol akses

Folder membawa penanda izin berdasarkan jabatan. Folder Kompensasi, misalnya, secara baku hanya untuk SDM + Direktur Eksekutif. Ganti per berkas bila diperlukan.

Dewan dan rapat

Daftar keanggotaan dewan, notula rapat, resolusi, kehadiran. Ekspor daftar tahunan untuk pelaporan ke komisi lembaga nirlaba.

Konflik kepentingan

Siklus pernyataan tahunan, diperbarui otomatis. Staf mendapat permintaan saat masuk ketika jatuh tempo; dicatat dalam jejak audit.

Membuat pengumuman

Bilah atas → lonceng → Pengumuman baru. Judul + isi + lampiran opsional. Pilih audiens: semua orang, sekumpulan jabatan, atau lokasi tugas.

Terjemahan EN ↔ MY

Paket Team+ mendapatkan terjemahan satu klik antara bahasa Inggris dan Burma (fitur AI fase 1.5). Prancis / Spanyol / Portugis ada di peta jalan.

Jenis kebijakan

Sekali (mis. Kode Etik saat perekrutan), dapat diperbarui (mis. penyegaran perlindungan tahunan), dipicu peristiwa (mis. kebijakan perjalanan yang diperbarui saat tingkat keamanan negara berubah).

Jejak bukti

Setiap pengakuan diberi cap waktu + dicatat IP-nya + dikaitkan dengan versi kebijakan. Ekspor CSV siap auditor.

Token audit

Setiap token memiliki tanggal mulai + selesai dan cakupan (proyek mana, tahun mana). Dapat dicabut kapan saja. Portal mencatat tindakan yang tersedia.

Paket bukti

Dengan satu klik, «paket bukti» menghasilkan bundel PDF dokumen yang relevan dengan audit (pengadaan, daftar penerima manfaat, laporan indikator). Dirancang untuk peninjau kepatuhan yang tidak ingin mempelajari alat baru.

Pengukur penggunaan

Hitungan waktu nyata pengguna + proyek + penyimpanan terhadap batas paket. Bilah berubah kuning pada 80% dan merah pada 100%. Spanduk menyarankan peningkatan jika Anda mendekati batas.

Mengubah paket

Global Admin dan Admin dapat mengganti paket dari halaman ini; peran operator platform tidak bisa. Penurunan paket ditolak jika penggunaan saat ini melebihi batas paket yang lebih rendah (Anda harus menghapus atau mengarsipkan dulu).

Unggah logo

PNG, JPG, atau WebP. Maksimal 2 MB per berkas. SVG diblokir demi keamanan (risiko XSS).

Domain khusus (Pro+)

Paket Pro dan Enterprise dapat disajikan di .empobase.com atau domain ber-CNAME. Hubungi dukungan untuk menyediakannya.

Penghapusan lunak

Menghapus pengguna akan menghapusnya secara lunak — sesi diakhiri dan ia hilang dari direktori, tetapi tindakan historisnya (persetujuan, entri jejak audit) tetap utuh. Penghapusan permanen hanya untuk admin dan tidak dapat dibatalkan.

Tempat berkas disimpan

Setiap berkas yang diunggah masuk ke Google Cloud Storage privat. EMPOBase memeriksa otorisasi sebelum menerbitkan URL unduhan bertanda tangan selama 15 menit. Tidak ada URL berkas publik.

Pengumpulan data lapangan

Petakan formulir ke indikator. Setiap kiriman baru masuk ke antrean tinjauan berstatus tertunda — belum menjadi hasil. Peninjau menyetujui atau menolaknya, dan hanya kiriman yang disetujui yang ditulis ke data aktual indikator; kiriman tertunda dan ditolak tidak pernah dihitung. Team mendapatkan sinkronisasi manual; Pro mendapatkannya secara otomatis.

Ekspor jejak audit (Team+)

Ekspor CSV jejak audit yang disaring berdasarkan rentang tanggal, pelaku, atau tindakan. Dirancang untuk berkas auditor dan investigasi insiden.

Kuota pesan harian

Free 10 / Starter 50 / Team 250 / Pro 1000 / Enterprise tak terbatas, per pengguna per hari. Panggilan yang dilakukan dengan kunci penyedia AI Anda sendiri tidak dihitung dari kuota, di tingkat mana pun.

Apa yang dapat dilakukannya

Saran indikator dari pustaka 235 baris, terjemahan EN↔MY untuk laporan lapangan + pengumuman, Ringkasan Mingguan, pengungkapan bagian secara bertahap pada laporan lapangan berstatus draf, dan basis pengetahuan RAG dokumen (Pro+).

Tempat menghubungi kami

Pertanyaan produk: hello@empobase.com. Pengungkapan keamanan: security@empobase.com. Privasi / DPA: privacy@empobase.com.

Irama

Satu rilis per bulan, Jumat terakhir. Perbaikan kilat dirilis sesuai kebutuhan dan dicatat di tempat. Pergeseran peta jalan (mis. «dipindah ke Q3») juga disebutkan agar pelanggan dapat merencanakan.