Semua yang Anda butuhkan untuk menjalankan EMPOBase.

Untuk siapa

Kantor negara, operasi lapangan LSM internasional, LSM nasional, dan OMS kecil yang membutuhkan satu portal alih-alih empat lembar kerja, dua basis data, dan satu folder berbagi. Dirancang untuk tim beranggotakan tiga hingga tiga ratus orang.

Cara kerja organisasi

Setiap organisasi mendapatkan instansi EMPOBase-nya sendiri — subdomainnya sendiri, basis datanya sendiri, penyimpanan berkasnya sendiri di Google Cloud Storage. Antarorganisasi tidak berbagi baris data; tidak ada jalur kueri lintas organisasi.

Langkah-langkah

Buka app.empobase.com → Buat akun.

• Pilih Daftar dengan Google atau Daftar dengan Microsoft (disarankan) atau email + kata sandi.
• Verifikasi email Anda jika memilih pendaftaran dengan kata sandi.
• Tiba di dasbor ringkasan sebagai super_admin pertama organisasi Anda.
• Program → Proyek baru → isi dasarnya (nama, kantor negara, donor, tanggal mulai/selesai).

Batas gratis vs. berbayar

Paket gratis mencakup 1 proyek, 3 pengguna, 5 indikator, dan penyimpanan 500 MB — cukup untuk mencoba. Paket berbayar membuka lebih banyak kapasitas dan fitur khusus modul. Paket dan Penagihan di Pengaturan menampilkan penggunaan Anda saat ini terhadap batas Anda.

Alur undangan

Pengaturan → Manajemen pengguna → Undang pengguna. Masukkan email mereka, tetapkan satu peran atau lebih (7 prasetel — Pemilik, Admin organisasi, Direktur negara, Manajer program, Petugas keuangan dan administrasi, Petugas MEAL, Petugas lapangan — atau peran khusus apa pun yang telah Anda tetapkan), lalu kirim.

Cara kursi dihitung

Pengguna «pengamat» baca-saja dihitung sebagai setengah kursi. Jadi, organisasi paket Team dengan 25 kursi dapat memadukan 10 editor + 30 pengamat (10 + 15 = 25). Blok penggunaan di Paket dan Penagihan menampilkan perhitungan ini secara waktu nyata.

Tujuh peran prasetel, sunting apa pun kecuali Pemilik

Bawaan: Pemilik (kendali penuh, abadi — hanya pemilik platform yang dapat menghapus atau mengganti namanya), Admin organisasi (mengelola pengaturan + pengguna + penagihan), Direktur negara (pengawasan baca-saja di semua modul + persetujuan keuangan + undangan auditor eksternal), Manajer program (baca/tulis Program + MEAL + Dokumen), Petugas keuangan dan administrasi (persetujuan Keuangan + SDM — peran ganda yang umum di LSM kecil/menengah Myanmar), Petugas MEAL (baca/tulis + ekspor MEAL), dan Petugas lapangan (staf lapangan baca-saja).

• Ganti nama prasetel mana pun agar sesuai dengan bagan organisasi Anda — «Manajer program» → «Direktur program» dalam dua klik.
• Atur izin per peran — beri Petugas MEAL Anda hak ekspor audit tanpa menaikkannya menjadi admin.
• Tambahkan peran khusus baru — «Penghubung donor», «Penanggung jawab perlindungan», «Koordinator lapangan».
• Hapus peran non-Pemilik mana pun — sistem memblokir penghapusan peran yang memiliki anggota aktif agar Anda menugaskan ulang lebih dulu.

Satu pengguna dapat memegang beberapa peran

Umum di LSM kecil: satu orang sekaligus Petugas MEAL dan SDM lapangan; Manajer program menangani persetujuan Keuangan saat Petugas lapangan sedang cuti. Tetapkan beberapa peran ke pengguna yang sama dan EMPOBase otomatis memberikan gabungan izin mereka. Tanpa peran hibrida buatan «Petugas MEAL + SDM», tanpa pemberian izin berlebih lewat Admin organisasi.

Katalog 32 izin

Izin baca / tulis / khusus per modul untuk SDM, Program, MEAL, Keuangan, Dokumen, Logistik, Tata Kelola, Pengumuman, dan Kebijakan. Ditambah lintas fungsi: pengaturan organisasi, mengundang/mengelola pengguna, melihat/mengekspor audit, membuat/meninjau sesi audit, penggunaan AI, kunci BYOK AI, integrasi, ekspor data, dan manajemen peran itu sendiri. Dikurasi di server — setiap panggilan API diverifikasi terhadap katalog ini.

super_admin berada di tingkat platform, bukan tingkat organisasi

Ada tepat satu super_admin per penerapan EMPOBase — biasanya operator pemilik instansi Cloud Run. Mereka selalu bertindak sebagai Pemilik di dalam organisasi mana pun, terlepas dari penetapan peran. Di dalam organisasi itu sendiri, seluruh wewenang mengalir melalui peran Pemilik dan katalog izin. Organisasi tidak pernah melihat atau menetapkan super_admin; ia berada di lapisan platform.

Apa isinya

Spanduk selamat datang dengan progres penyelesaian · Peringatan hari ini · Kartu KPI proyek · Umpan aktivitas terbaru · Tindakan cepat (laporan lapangan baru, persetujuan baru, mengundang staf).

Cara mengarahkan

Setiap kartu memiliki tautan «buka modul». Dasbor tidak pernah menyimpan data secara eksklusif — ia menampilkan apa yang sudah ada di MEAL, Program, SDM, dll.

Apa yang Anda dapatkan per proyek

Identifikasi: pohon masalah, pohon tujuan, daftar pemangku kepentingan, catatan kendala.

• Perencanaan: kerangka logis (Tujuan/Hasil/Keluaran/Aktivitas), asumsi, indikator per baris.
• Persetujuan: matriks RACI yang mengenali direktori staf nyata Anda.
• Pelaksanaan: dewan kontrol perubahan dengan persetujuan berversi.
• Penutupan: pembelajaran yang dipetik, templat laporan akhir donor.

Cara Program terhubung ke MEAL

Setiap baris kerangka logis yang memiliki indikator menarik kartu indikator dari pustaka kemanusiaan 235 baris (atau indikator khusus Anda). Memperbarui nilai indikator memperbarui KPI proyek di dasbor ringkasan.

Pustaka indikator

Sudah dimuat dengan indikator WASH, Kesehatan, Pendidikan, Perlindungan, Ketahanan Pangan, Mata Pencaharian, Hunian, dan Gizi. Masing-masing membawa pembilang, penyebut, frekuensi, dan disagregasi yang terdokumentasi. Selaras dengan Sphere, klaster WASH, Standar Minimum INEE, FSC, AoR KBG, dan standar IATI.

Enam jenis pelaporan lapangan

SitRep · Laporan aktivitas · Laporan MEAL · Laporan insiden · Pendaftaran penerima manfaat · Catatan distribusi. Masing-masing memiliki formulirnya sendiri; data mengalir langsung ke kerangka hasil.

Dasbor langsung

Saring berdasarkan kamp, distrik, mitra, atau donor. Ekspor ke CSV, PDF, atau (Pro+) XML yang sesuai IATI.

Direktori staf

Nama, jabatan, lokasi tugas, atasan langsung, jenis kontrak, akhir kontrak. Saring dan cari; SDM mengekspor CSV per lokasi tugas.

Cuti dan kompensasi

Kalender hari libur per lokasi tugas; jenis cuti yang Anda tetapkan (tahunan, sakit, R&R, studi). Tab Kompensasi hanya untuk SDM dan dijaga oleh izin per baris sehingga keuangan tidak dapat melihat jenjang gaji orang lain.

Organogram

Seret dan lepas bagan organisasi di Pengaturan → Organogram. Mendukung menu drop-down RACI di setiap proyek Program sehingga sel «siapa yang bertanggung jawab» tidak dapat merujuk orang yang sudah tidak ada.

Pernyataan perlindungan

Catatan yang dapat diperbarui, bukan PDF sekali pakai. Menampilkan spanduk saat masuk ketika pernyataan jatuh tempo. Dicatat secara permanen untuk audit.

Anggaran proyek

Anggaran per item per proyek dengan anggaran-vs-realisasi yang diperbarui seiring masuknya pengadaan. Selisih disorot pada >10%.

Alur pengadaan

PR → PO → faktur → pembayaran, dengan perutean penyetuju berdasarkan jabatan. Free dan Starter mendapatkan alur dasar satu penyetuju; Team menambahkan beberapa langkah; Pro menambahkan matriks persetujuan khusus.

Pelaporan donor

Paket pelaporan donor bervariasi menurut paket — Dasar (Starter+), Standar (Team), Lanjutan (Pro), Khusus (Enterprise). Ekspor XML IATI hadir di Pro+.

Stok dan distribusi

Stok di setiap lokasi, dengan catatan pergerakan yang sekaligus menjadi bukti distribusi untuk laporan donor. Setiap distribusi terhubung ke proyek + aktivitas.

Daftar aset

Tanda, pemegang, lokasi, status (dipakai / dalam perbaikan / dihapus). Diwajibkan oleh sebagian besar perjanjian donor; biasanya berupa lembar kerja terpisah — di sini ia berada satu klik dari pengadaan.

Apa yang masuk di sini

Apa pun yang biasanya Anda kirim lewat email atau simpan di Drive: MoU, kontrak, kebijakan organisasi, templat donor, materi pelatihan. PDF dan berkas Office dipratinjau di dalam aplikasi; selebihnya diunduh.

Kontrol akses

Folder membawa penanda izin berdasarkan jabatan. Folder Kompensasi, misalnya, secara baku hanya untuk SDM + Direktur Eksekutif. Ganti per berkas bila diperlukan.

Dewan dan rapat

Daftar keanggotaan dewan, notula rapat, resolusi, kehadiran. Ekspor daftar tahunan untuk pelaporan ke komisi lembaga nirlaba.

Konflik kepentingan

Siklus pernyataan tahunan, diperbarui otomatis. Staf mendapat permintaan saat masuk ketika jatuh tempo; dicatat dalam jejak audit.

Membuat pengumuman

Bilah atas → lonceng → Pengumuman baru. Judul + isi + lampiran opsional. Pilih audiens: semua orang, sekumpulan jabatan, atau lokasi tugas.

Terjemahan EN ↔ MY

Paket Team+ mendapatkan terjemahan satu klik antara bahasa Inggris dan Burma (fitur AI fase 1.5). Prancis / Spanyol / Portugis ada di peta jalan.

Jenis kebijakan

Sekali (mis. Kode Etik saat perekrutan), dapat diperbarui (mis. penyegaran perlindungan tahunan), dipicu peristiwa (mis. kebijakan perjalanan yang diperbarui saat tingkat keamanan negara berubah).

Jejak bukti

Setiap pengakuan diberi cap waktu + dicatat IP-nya + dikaitkan dengan versi kebijakan. Ekspor CSV siap auditor.

Token audit

Setiap token memiliki tanggal mulai + selesai dan cakupan (proyek mana, tahun mana). Dapat dicabut kapan saja. Semua pembacaan oleh auditor dicatat.

Paket bukti

Dengan satu klik, «paket bukti» menghasilkan bundel PDF dokumen yang relevan dengan audit (pengadaan, daftar penerima manfaat, laporan indikator). Dirancang untuk peninjau kepatuhan yang tidak ingin mempelajari alat baru.

Pengukur penggunaan

Hitungan waktu nyata pengguna + proyek + penyimpanan terhadap batas paket. Bilah berubah kuning pada 80% dan merah pada 100%. Spanduk menyarankan peningkatan jika Anda mendekati batas.

Mengubah paket

admin dan super_admin dapat mengganti paket dari halaman ini. Penurunan paket ditolak jika penggunaan saat ini melebihi batas paket yang lebih rendah (Anda harus menghapus atau mengarsipkan dulu).

Unggah logo

PNG, JPG, atau WebP. Maksimal 2 MB per berkas. SVG diblokir demi keamanan (risiko XSS).

Domain khusus (Pro+)

Paket Pro dan Enterprise dapat disajikan di .empobase.com atau domain ber-CNAME. Hubungi dukungan untuk menyediakannya.

Penghapusan lunak

Menghapus pengguna akan menghapusnya secara lunak — sesi diakhiri dan ia hilang dari direktori, tetapi tindakan historisnya (persetujuan, entri jejak audit) tetap utuh. Penghapusan permanen hanya untuk admin dan tidak dapat dibatalkan.

Tempat berkas disimpan

Setiap berkas yang diunggah masuk ke Google Cloud Storage privat. Akses mengalir melalui URL bertanda tangan dan terotentikasi berdurasi 15 menit — tidak ada URL berkas publik. Isolasi bucket per organisasi ada di peta jalan.

KoboToolbox / ODK

Petakan formulir ke indikator. Setiap kiriman baru otomatis membuat baris laporan lapangan + menambah pembilang indikator. Team mendapatkan sinkronisasi manual; Pro mendapatkannya secara otomatis.

Ekspor jejak audit (Team+)

Ekspor CSV jejak audit yang disaring berdasarkan rentang tanggal, pelaku, atau tindakan. Dirancang untuk berkas auditor dan investigasi insiden.

Kuota pesan harian

Free 10 / Starter 50 / Team 250 / Pro 1000 / Enterprise tak terbatas. Panggilan BYOK (Team+) tidak dihitung dari kuota.

Apa yang dapat dilakukannya

Saran indikator dari pustaka 235 baris, terjemahan EN↔MY untuk laporan lapangan + pengumuman, Ringkasan Mingguan, pengungkapan bagian secara bertahap pada laporan lapangan berstatus draf, dan basis pengetahuan RAG dokumen (Pro+).

Tempat menghubungi kami

Pertanyaan produk: hello@empobase.com. Pengungkapan keamanan: security@empobase.com. Privasi / DPA: privacy@empobase.com.

Irama

Satu rilis per bulan, Jumat terakhir. Perbaikan kilat dirilis sesuai kebutuhan dan dicatat di tempat. Pergeseran peta jalan (mis. «dipindah ke Q3») juga disebutkan agar pelanggan dapat merencanakan.