Todo lo que necesitas para operar EMPOBase.

Para quién es

Oficinas nacionales, operaciones de campo de ONG internacionales, ONG nacionales y pequeñas OSC que necesitan un único portal en lugar de cuatro hojas de cálculo, dos bases de datos y una carpeta compartida. Diseñado para equipos de tres a trescientas personas.

Cómo funcionan las organizaciones

Cada organización obtiene su propia instancia de EMPOBase: su propio subdominio, su propia base de datos y su propio almacenamiento de archivos en Google Cloud Storage. Las organizaciones no comparten registros; no existe ninguna vía de consulta entre organizaciones.

Pasos

Abre app.empobase.com → Crear cuenta.

• Elige Crear cuenta con Google o Crear cuenta con Microsoft (recomendado) o correo electrónico + contraseña.
• Verifica tu correo electrónico si elegiste el registro con contraseña.
• Llega al panel de resumen como el primer super_admin de tu organización.
• Programas → Nuevo proyecto → completa lo básico (nombre, oficina nacional, donante, fechas de inicio/fin).

Límites gratuitos vs. de pago

El plan gratuito cubre 1 proyecto, 3 usuarios, 5 indicadores y 500 MB de almacenamiento: suficiente para probarlo. Los planes de pago desbloquean más capacidad y funciones específicas de cada módulo. Plan y facturación en Configuración muestra tu uso actual frente a tu límite.

Flujo de invitación

Configuración → Gestión de usuarios → Invitar usuario. Introduce su correo electrónico, asigna uno o varios roles (los 7 predefinidos: Propietario, Administrador de la organización, Director nacional, Gerente de programa, Oficial de finanzas y administración, Oficial de MEAL, Oficial de campo, o cualquier rol personalizado que hayas definido) y envía.

Cómo se cuentan las licencias

Los usuarios de solo lectura «espectadores» cuentan como media licencia. Así, una organización del plan Team con 25 licencias puede combinar 10 editores + 30 espectadores (10 + 15 = 25). El bloque de uso en Plan y facturación muestra el cálculo en tiempo real.

Siete roles predefinidos; edita cualquiera excepto Propietario

De fábrica: Propietario (control total, inmortal: solo los propietarios de la plataforma pueden eliminarlo o renombrarlo), Administrador de la organización (gestiona configuración + usuarios + facturación), Director nacional (supervisión de solo lectura en todos los módulos + aprobación financiera + invitaciones de auditores externos), Gerente de programa (lectura/escritura en Programas + MEAL + Documentos), Oficial de finanzas y administración (aprobación de Finanzas + RR. HH., un doble rol habitual en las ONG pequeñas y medianas de Myanmar), Oficial de MEAL (lectura/escritura + exportación de MEAL) y Oficial de campo (personal de campo de solo lectura).

• Renombra cualquier rol predefinido para que coincida con tu organigrama: «Gerente de programa» → «Director de programa» en dos clics.
• Ajusta los permisos por rol: dale a tu Oficial de MEAL derechos de exportación de auditoría sin elevarlo a administrador.
• Agrega nuevos roles personalizados: «Enlace con donantes», «Responsable de salvaguarda», «Coordinador de campo».
• Elimina cualquier rol que no sea Propietario: el sistema bloquea la eliminación de roles con miembros activos para que primero reasignes.

Un usuario puede tener varios roles

Habitual en las ONG pequeñas: una persona es a la vez Oficial de MEAL y de RR. HH. de campo; el Gerente de programa cubre las aprobaciones de Finanzas mientras el Oficial de campo está de permiso. Asigna varios roles al mismo usuario y EMPOBase otorga automáticamente la unión de sus permisos. Sin roles híbridos artificiales del tipo «Oficial de MEAL + RR. HH.», sin sobreconcesión vía Administrador de la organización.

Catálogo de 32 permisos

Permisos de lectura / escritura / especiales por módulo para RR. HH., Programas, MEAL, Finanzas, Documentos, Logística, Gobernanza, Anuncios y Políticas. Además, transversales: configuración de la organización, invitar/gestionar usuarios, ver/exportar auditoría, crear/revisar sesiones de auditoría, uso de IA, claves BYOK de IA, integraciones, exportación de datos y la propia gestión de roles. Curado en el servidor: cada llamada a la API se verifica contra este catálogo.

super_admin es de nivel de plataforma, no de organización

Hay exactamente un super_admin por implementación de EMPOBase, normalmente el operador que posee la instancia de Cloud Run. Siempre actúa como Propietario dentro de cualquier organización, independientemente de las asignaciones de roles. Dentro de la propia organización, toda la autoridad fluye a través del rol Propietario y el catálogo de permisos. Las organizaciones nunca ven ni asignan super_admin; reside en la capa de plataforma.

Qué contiene

Banner de bienvenida con progreso de finalización · Alertas de hoy · Tarjetas de KPI del proyecto · Feed de actividad reciente · Acciones rápidas (nuevo informe de campo, nueva aprobación, invitar personal).

Cómo dirige

Cada tarjeta tiene un enlace «ir al módulo». El panel nunca guarda datos en exclusiva: muestra lo que ya reside en MEAL, Programas, RR. HH., etc.

Qué obtienes por proyecto

Identificación: árbol de problemas, árbol de objetivos, registro de partes interesadas, registro de restricciones.

• Planificación: marco lógico (Meta/Resultado/Producto/Actividad), supuestos, indicadores por fila.
• Aprobaciones: matriz RACI que conoce tu directorio de personal real.
• Ejecución: comité de control de cambios con aprobaciones versionadas.
• Cierre: lecciones aprendidas, plantillas de informe final para donantes.

Cómo se enlazan Programas y MEAL

Cada fila del marco lógico que tiene un indicador extrae la tarjeta del indicador de la biblioteca humanitaria de 235 filas (o de tus indicadores personalizados). Actualizar el valor del indicador actualiza el KPI del proyecto en el panel de resumen.

Biblioteca de indicadores

Precargada con indicadores de WASH, Salud, Educación, Protección, Seguridad Alimentaria, Medios de Vida, Refugio y Nutrición. Cada uno incluye numerador, denominador, frecuencia y desagregación documentados. Alineada con Sphere, el clúster WASH, las Normas Mínimas de la INEE, el FSC, el AoR de VBG y el estándar IATI.

Seis tipos de informes de campo

SitRep · Informe de actividad · Informe de MEAL · Informe de incidente · Registro de beneficiarios · Registro de distribución. Cada uno tiene su propio formulario; los datos fluyen directamente al marco de resultados.

Paneles en vivo

Filtra por campamento, distrito, socio o donante. Exporta a CSV, PDF o (Pro+) XML conforme a IATI.

Directorio de personal

Nombre, cargo, lugar de destino, jefe directo, tipo de contrato, fin de contrato. Filtra y busca; RR. HH. exporta CSV por lugar de destino.

Permisos y remuneración

Calendarios de días festivos por lugar de destino; tipos de permiso que defines (anual, por enfermedad, R&R, de estudio). La pestaña de remuneración es solo para RR. HH. y está protegida por permisos por fila, de modo que finanzas no puede ver la banda salarial de otra persona.

Organigrama

Arrastra y suelta el organigrama en Configuración → Organigrama. Alimenta los menús desplegables de RACI en cada proyecto de Programas para que la celda «quién es responsable» no pueda referirse a una persona que ya no existe.

Declaraciones de salvaguarda

Un registro renovable, no un PDF único. Muestra un banner al iniciar sesión cuando vence una declaración. Registrado de forma inmutable para auditoría.

Presupuestos de proyecto

Presupuesto por partidas por proyecto con presupuesto-vs-real actualizado a medida que llegan las adquisiciones. La variación se resalta a partir de >10 %.

Flujo de adquisiciones

PR → PO → factura → pago, con enrutamiento de aprobadores por cargo. Los planes Free y Starter obtienen el flujo básico de un solo aprobador; Team añade varios pasos; Pro añade matrices de aprobación personalizadas.

Informes a donantes

El paquete de informes a donantes varía según el plan: Básico (Starter+), Estándar (Team), Avanzado (Pro), Personalizado (Enterprise). La exportación de XML IATI llega en Pro+.

Existencias y distribuciones

Existencias en cada ubicación, con registros de movimiento que sirven a la vez como evidencia de distribución para los informes a donantes. Cada distribución se enlaza a un proyecto + actividad.

Registro de activos

Etiqueta, responsable, ubicación, estado (en uso / en reparación / dado de baja). Exigido por la mayoría de los acuerdos con donantes; suele ser una hoja de cálculo aparte; aquí está a un clic de las adquisiciones.

Qué va aquí

Cualquier cosa que de otro modo enviarías por correo o guardarías en Drive: memorandos de entendimiento, contratos, políticas de la organización, plantillas de donantes, presentaciones de formación. Los PDF y los archivos de Office se previsualizan en la aplicación; todo lo demás se descarga.

Control de acceso

Las carpetas llevan indicadores de permiso por cargo. La carpeta de remuneración, por ejemplo, está restringida por defecto a RR. HH. + Dirección Ejecutiva. Anula la configuración por archivo cuando sea necesario.

Junta y reuniones

Lista de miembros de la junta, actas de reuniones, resoluciones, asistencia. Exportaciones de registro anual para las presentaciones ante la comisión de organizaciones benéficas.

Conflicto de intereses

Ciclo de declaración anual, renovado automáticamente. El personal recibe un aviso al iniciar sesión cuando vence; se registra en la pista de auditoría.

Crear un anuncio

Barra superior → campana → Nuevo anuncio. Título + cuerpo + adjunto opcional. Elige la audiencia: todos, un conjunto de cargos o un lugar de destino.

Traducción EN ↔ MY

Los planes Team+ obtienen traducción con un clic entre inglés y birmano (función de IA de la fase 1.5). Francés / español / portugués en la hoja de ruta.

Tipos de política

Única (p. ej. el Código de Conducta al contratar), renovable (p. ej. el repaso anual de salvaguarda), activada por evento (p. ej. una política de viajes actualizada al cambiar el nivel de seguridad del país).

Pista de evidencia

Cada aceptación lleva marca de tiempo + registro de IP + vínculo con la versión de la política. Exportación CSV lista para auditores.

Tokens de auditoría

Cada token tiene una fecha de inicio + fin y un alcance (qué proyectos, qué años). Revocable en cualquier momento. Todas las lecturas del auditor quedan registradas.

Paquetes de evidencia

Con un clic, el «paquete de evidencia» genera un conjunto en PDF de los documentos relevantes para la auditoría (adquisiciones, listas de beneficiarios, informes de indicadores). Diseñado para revisores de cumplimiento que no quieren aprender una herramienta nueva.

Medidores de uso

Recuento en tiempo real de usuarios + proyectos + almacenamiento frente al límite del plan. La barra se pone amarilla al 80 % y roja al 100 %. Un banner sugiere una mejora si te acercas al límite.

Cambiar de plan

admin y super_admin pueden cambiar de plan desde esta página. La rebaja se rechaza si el uso actual supera el límite del plan inferior (primero tienes que eliminar o archivar).

Subida de logotipo

PNG, JPG o WebP. 2 MB máximo por archivo. SVG está bloqueado por seguridad (riesgo de XSS).

Dominio personalizado (Pro+)

Los planes Pro y Enterprise pueden servirse en .empobase.com o en un dominio con CNAME. Contacta con soporte para aprovisionarlo.

Eliminación suave

Eliminar un usuario lo elimina de forma suave: se cierran sus sesiones y desaparece del directorio, pero sus acciones históricas (aprobaciones, entradas de la pista de auditoría) permanecen intactas. La eliminación definitiva es exclusiva del administrador e irrevocable.

Dónde residen los archivos

Cada archivo subido va a Google Cloud Storage privado. El acceso fluye a través de una URL firmada y autenticada de 15 minutos: no hay URL de archivos públicas. El aislamiento de bucket por organización está en la hoja de ruta.

KoboToolbox / ODK

Asigna un formulario a un indicador. Cada nuevo envío crea automáticamente una fila de informe de campo + incrementa el numerador del indicador. Team obtiene sincronización manual; Pro la obtiene automatizada.

Exportación de la pista de auditoría (Team+)

Exportación CSV de la pista de auditoría filtrada por rango de fechas, actor o acción. Diseñada para paquetes de auditores e investigaciones de incidentes.

Cuota diaria de mensajes

Free 10 / Starter 50 / Team 250 / Pro 1000 / Enterprise ilimitada. Las llamadas BYOK (Team+) no se descuentan de la cuota.

Qué puede hacer

Sugerencia de indicadores de la biblioteca de 235 filas, traducción EN↔MY para informes de campo + anuncios, Resumen semanal, revelación progresiva de secciones en los informes de campo en borrador y base de conocimiento RAG de documentos (Pro+).

Dónde encontrarnos

Preguntas sobre el producto: hello@empobase.com. Divulgaciones de seguridad: security@empobase.com. Privacidad / DPA: privacy@empobase.com.

Cadencia

Una versión al mes, el último viernes. Las correcciones urgentes se lanzan según sea necesario y se anotan en línea. Las desviaciones de la hoja de ruta (p. ej. «movido al T3») también se señalan para que los clientes puedan planificar.