Todo lo que necesitas para operar EMPOBase.

Para quién es

Oficinas nacionales, operaciones de campo de ONG internacionales, ONG nacionales y pequeñas OSC que necesitan un único portal en lugar de cuatro hojas de cálculo, dos bases de datos y una carpeta compartida. Diseñado para equipos de tres a trescientas personas.

Cómo funcionan las organizaciones

Las organizaciones comparten una base de datos Cloud SQL. El contexto autenticado de la organización, las consultas con ámbito de organización y los controles de acceso basados en roles limitan el acceso.

Pasos

Abre app.empobase.com → Crear cuenta.

• Elige Crear cuenta con Google o Crear cuenta con Microsoft (recomendado) o correo electrónico + contraseña.
• Verifica tu correo electrónico si elegiste el registro con contraseña.
• Llega al panel de resumen como el Global Admin de tu organización: el administrador a nivel de sede que puede designar Admins.
• Programas → Nuevo proyecto → completa lo básico (nombre, oficina nacional, donante, fechas de inicio/fin).

Límites gratuitos vs. de pago

El plan gratuito cubre 1 proyecto, 3 usuarios, 5 indicadores y 1 GB de almacenamiento: suficiente para probarlo. Los planes de pago desbloquean más capacidad y funciones específicas de cada módulo. Plan y facturación en Configuración muestra tu uso actual frente a tu límite.

Flujo de invitación

Configuración → Gestión de usuarios → Invitar usuario. Introduce su correo electrónico, asigna uno o varios roles (los 7 predefinidos: Propietario, Administrador de la organización, Director nacional, Gerente de programa, Oficial de finanzas y administración, Oficial de MEAL, Oficial de campo, o cualquier rol personalizado que hayas definido) y envía.

Cómo se cuentan las licencias

Los usuarios de solo lectura «espectadores» cuentan como media licencia. Así, una organización del plan Team con 25 licencias puede combinar 10 editores + 30 espectadores (10 + 15 = 25). El bloque de uso en Plan y facturación muestra el cálculo en tiempo real.

Siete roles predefinidos; edita cualquiera excepto Propietario

De fábrica: Propietario (control total, inmortal: solo los propietarios de la plataforma pueden eliminarlo o renombrarlo), Administrador de la organización (gestiona configuración + usuarios + facturación), Director nacional (supervisión de solo lectura en todos los módulos + aprobación financiera + invitaciones de auditores externos), Gerente de programa (lectura/escritura en Programas + MEAL + Documentos), Oficial de finanzas y administración (aprobación de Finanzas + RR. HH., un doble rol habitual en las ONG pequeñas y medianas de Myanmar), Oficial de MEAL (lectura/escritura + exportación de MEAL) y Oficial de campo (personal de campo de solo lectura).

• Renombra cualquier rol predefinido para que coincida con tu organigrama: «Gerente de programa» → «Director de programa» en dos clics.
• Ajusta los permisos por rol: dale a tu Oficial de MEAL derechos de exportación de auditoría sin elevarlo a administrador.
• Agrega nuevos roles personalizados: «Enlace con donantes», «Responsable de salvaguarda», «Coordinador de campo».
• Elimina cualquier rol que no sea Propietario: el sistema bloquea la eliminación de roles con miembros activos para que primero reasignes.

Un usuario puede tener varios roles

Habitual en las ONG pequeñas: una persona es a la vez Oficial de MEAL y de RR. HH. de campo; el Gerente de programa cubre las aprobaciones de Finanzas mientras el Oficial de campo está de permiso. Asigna varios roles al mismo usuario y EMPOBase otorga automáticamente la unión de sus permisos. Sin roles híbridos artificiales del tipo «Oficial de MEAL + RR. HH.», sin sobreconcesión vía Administrador de la organización.

Catálogo de 32 permisos

Permisos de lectura / escritura / especiales por módulo para RR. HH., Programas, MEAL, Finanzas, Documentos, Logística, Gobernanza, Anuncios y Políticas. Además, transversales: configuración de la organización, invitar/gestionar usuarios, ver/exportar auditoría, crear/revisar sesiones de auditoría, uso de IA, claves BYOK de IA, integraciones, exportación de datos y la propia gestión de roles. Curado en el servidor: cada llamada a la API se verifica contra este catálogo.

super_admin es un rol del operador de la plataforma, no uno de tus roles

super_admin pertenece al operador de la plataforma EMPOBase, no a tu organización: es el rol con el que se opera el propio servicio. No conlleva una omisión general de los controles sobre tus datos: una identidad de plataforma solo llega a tus registros mediante una concesión explícita, salvo una estrecha excepción para la administración de usuarios y roles. Dentro de tu organización, toda la autoridad fluye a través de Global Admin, Admin y el catálogo de permisos. Nunca ves ni asignas super_admin.

Qué contiene

Banner de bienvenida con progreso de finalización · Alertas de hoy · Tarjetas de KPI del proyecto · Feed de actividad reciente · Acciones rápidas (nuevo informe de campo, nueva aprobación, invitar personal).

Cómo dirige

Cada tarjeta tiene un enlace «ir al módulo». El panel nunca guarda datos en exclusiva: muestra lo que ya reside en MEAL, Programas, RR. HH., etc.

Qué obtienes por proyecto

Identificación: árbol de problemas, árbol de objetivos, registro de partes interesadas, registro de restricciones.

• Planificación: marco lógico (Meta/Resultado/Producto/Actividad), supuestos, indicadores por fila.
• Aprobaciones: matriz RACI que conoce tu directorio de personal real.
• Ejecución: comité de control de cambios con aprobaciones versionadas.
• Cierre: lecciones aprendidas, plantillas de informe final para donantes.

Cómo se enlazan Programas y MEAL

Cada fila del marco lógico que tiene un indicador extrae la tarjeta del indicador de la biblioteca humanitaria de 235 filas (o de tus indicadores personalizados). Actualizar el valor del indicador actualiza el KPI del proyecto en el panel de resumen.

Biblioteca de indicadores

Precargada con indicadores de WASH, Salud, Educación, Protección, Seguridad Alimentaria, Medios de Vida, Refugio y Nutrición. Cada uno incluye numerador, denominador, frecuencia y desagregación documentados. Alineada con Sphere, el clúster WASH, las Normas Mínimas de la INEE, el FSC, el AoR de VBG y el estándar IATI.

Seis tipos de informes de campo

SitRep · Informe de actividad · Informe de MEAL · Informe de incidente · Registro de beneficiarios · Registro de distribución. Cada uno tiene su propio formulario; los datos fluyen directamente al marco de resultados.

Paneles en vivo

Filtra por campamento, distrito, socio o donante. Exporta a CSV, PDF o (Pro+) XML conforme a IATI.

Directorio de personal y perfiles

Nombre, designación, estación de trabajo, jefe directo, tipo de contrato y fin de contrato, con acceso al perfil por sección (personal, laboral, familiar, documentos, línea de reporte) de modo que un jefe solo ve las secciones que su rol permite. Los documentos de identidad — pasaporte, identificación nacional, permiso de trabajo, visa — se rastrean con fechas de vencimiento. Filtre y busque; HR exporta CSV por estación.

Vacaciones

Tipos de vacaciones y topes de política que usted define, con los días festivos como tipo incorporado, y solicitudes de autoservicio aprobadas a través de la línea de reporte. Las solicitudes superpuestas y los derechos gastados dos veces se rechazan en el servidor, y la cobertura del equipo muestra solo disponibilidad, nunca el motivo de la ausencia.

Hojas de tiempo y costo laboral

El personal lee y edita solo sus propias hojas de tiempo; la aprobación se limita al jefe directo y la autoaprobación está bloqueada. Al aprobar, el servidor deriva el costo laboral de la banda salarial que tiene registrada, lo reparte por proyecto y contabiliza un solo asiento balanceado en el libro mayor de Finance — una aprobación repetida nunca contabiliza dos veces.

Compensación y resumen de nómina

Las escalas salariales y los registros de sueldo por empleado están detrás de permisos de compensación dedicados en lugar del permiso general de HR, de modo que colegas de finanzas y de HR no pueden leer una banda salarial por defecto. Se registran los ciclos de revisión salarial, los planes de beneficios y las inscripciones, y un resumen de nómina muestra el costo agregado del empleador por período. Las verificaciones básicas de equidad comparan el pago por género dentro de cada escala y por departamento frente a la mediana de la organización, y suprimen cualquier grupo de menos de cinco personas. EMPOBase no calcula el impuesto sobre la nómina ni las contribuciones sociales, no genera recibos de pago ni presenta declaraciones estatutarias.

Ciclo de vida del personal

Los eventos de incorporación, revisión de período de prueba, decisión de contrato, cambio de rol y desvinculación se derivan de la fecha de ingreso, el fin de contrato y el estado laboral de cada perfil, de modo que nada queda obsoleto ni se duplica. Cada evento lleva una lista de verificación con responsables y fechas; las fechas de fin de contrato y de salida permanecen detrás del acceso de escritura de HR.

Salvaguarda, quejas y casos

Las declaraciones firmadas de PSEA y de código de conducta son un registro renovable con vencimiento, no un PDF de una sola vez, y aparece un aviso al iniciar sesión cuando una está por vencer. El espacio de trabajo del programa de salvaguarda contiene el estado de las políticas, los canales de denuncia, el punto focal (visible para todo el personal) y un registro de riesgos. Los casos de quejas y disciplinarios se manejan como expedientes confidenciales con sus propias reglas de acceso.

Cuidado del personal, planificación de emergencias y encuestas

Deber de cuidado y planificación de emergencias en un solo espacio de trabajo: sedes de emergencia con rutas y árboles de comunicación, encargados de guardia, registros de simulacros, una lista de verificación de preparación de la organización y recordatorios al personal que no ha registrado un contacto de emergencia. Staff Voice ejecuta encuestas con un permiso de respuesta independiente que todo el personal tiene por defecto; administrar encuestas y leer el agregado requiere acceso de escritura de HR.

Talento, contratación, bóveda y analítica

Los registros de talento y desarrollo pertenecen al empleado, con una vista del jefe por estado del flujo de trabajo y plantillas de ciclo de HR. La contratación ejecuta un flujo de seguimiento de candidatos por inquilino. La bóveda confidencial almacena documentos que el servidor no puede leer — cifrados antes de subirlos, sin atajo de administrador, con su propio registro de acceso. La analítica de HR muestra solo cifras que el servidor puede conciliar con el espacio de trabajo dueño de los datos.

Organigrama

Arrastre y suelte el organigrama en Settings → Organogram. Alimenta los menús desplegables RACI en cada proyecto de Programs, de modo que la celda de "quién es responsable" no pueda referirse a una persona que ya no existe.

Libro mayor y asientos contables

Su propio plan de cuentas con clasificaciones de estados financieros. Todo asiento debe balancear — el servidor rechaza un asiento cuyos débitos y créditos difieren — y cada línea puede llevar un proyecto, una subvención y una línea de presupuesto de la subvención, y un fondo con su clase de restricción, de modo que una sola contabilización sirve al libro mayor, al presupuesto vs. real y al seguimiento de fondos restringidos a la vez. Las reglas recurrentes preparan asientos en borrador para revisión; la asignación de costos y la recuperación de costos indirectos también se contabilizan como asientos.

Aprobaciones, bloqueos de período y correcciones

Las solicitudes de pago avanzan por la cadena de aprobación y los topes de monto que usted configura; la aprobación final contabiliza el asiento balanceado una sola vez. El cierre de un mes contable se aplica en el servidor para todos los roles — una contabilización con fecha dentro de un período cerrado se rechaza, y reabrirlo es un acto separado y auditado, reservado a los aprobadores de finanzas. Los asientos contabilizados nunca se editan en su lugar: un asiento de reversión los corrige, y las revisiones de reclamaciones siguen una política de corrección explícita.

Multidivisa

Defina una moneda funcional de la organización. Cada asiento conserva su moneda, monto, tasa y fecha de tasa originales junto al monto funcional. Las tasas de cambio las mantiene su equipo de finanzas por organización (no se obtienen de un feed en vivo), y las revaluaciones se contabilizan como asientos propios para que el rastro siga siendo visible.

Presupuestos de proyectos y subvenciones

Presupuestos detallados por línea, por proyecto y por subvención, con presupuesto vs. real actualizado a medida que llegan las adquisiciones y se contabilizan los asientos. Los fondos restringidos se rastrean mediante compromisos y clases de restricción, de modo que puede ver lo gastado, lo comprometido y lo aún disponible por cada adjudicación.

De la requisición al pago

Requisición → orden de compra → recepción de bienes → aprobación de pago → asiento contabilizado, con enrutamiento de aprobadores por designación y separación de funciones a lo largo de la cadena. Las cadenas de aprobación y los umbrales se configuran por organización.

Estados financieros e informes de subvenciones

Los estados financieros se construyen a partir de las clasificaciones de su plan de cuentas, incluidos los gastos funcionales (programa, gestión y general, recaudación de fondos). La contabilidad de subvenciones, las subsubvenciones y un calendario de informes se ubican junto a ellos en Finance. La exportación de XML de IATI está disponible en Pro+.

Límite de la contabilidad de nómina

Los registros de asignación de nómina — el reparto de costos de cada corrida de nómina entre proyectos, centros de costo y líneas de presupuesto — llegan a Finance como totales sellados por corrida, período y proyecto, con una marca de excepción cuando un reparto no suma 100%; ningún nombre, línea salarial o dato bancario pasa a la vista del libro mayor. Las hojas de tiempo aprobadas contabilizan el costo laboral por proyecto en el libro mayor. EMPOBase no calcula el impuesto sobre la nómina ni las contribuciones sociales, no genera recibos de pago ni presenta declaraciones estatutarias; eso sigue a cargo de su proveedor de nómina o contador.

Existencias y distribuciones

Existencias en cada ubicación, con registros de movimiento que sirven a la vez como evidencia de distribución para los informes a donantes. Cada distribución se enlaza a un proyecto + actividad.

Registro de activos

Etiqueta, responsable, ubicación, estado (en uso / en reparación / dado de baja). Exigido por la mayoría de los acuerdos con donantes; suele ser una hoja de cálculo aparte; aquí está a un clic de las adquisiciones.

Qué va aquí

Cualquier cosa que de otro modo enviarías por correo o guardarías en Drive: memorandos de entendimiento, contratos, políticas de la organización, plantillas de donantes, presentaciones de formación. Los PDF y los archivos de Office se previsualizan en la aplicación; todo lo demás se descarga.

Control de acceso

Las carpetas llevan indicadores de permiso por cargo. La carpeta de remuneración, por ejemplo, está restringida por defecto a RR. HH. + Dirección Ejecutiva. Anula la configuración por archivo cuando sea necesario.

Junta y reuniones

Lista de miembros de la junta, actas de reuniones, resoluciones, asistencia. Exportaciones de registro anual para las presentaciones ante la comisión de organizaciones benéficas.

Conflicto de intereses

Ciclo de declaración anual, renovado automáticamente. El personal recibe un aviso al iniciar sesión cuando vence; se registra en la pista de auditoría.

Crear un anuncio

Barra superior → campana → Nuevo anuncio. Título + cuerpo + adjunto opcional. Elige la audiencia: todos, un conjunto de cargos o un lugar de destino.

Traducción EN ↔ MY

Los planes Team+ obtienen traducción con un clic entre inglés y birmano (función de IA de la fase 1.5). Francés / español / portugués en la hoja de ruta.

Tipos de política

Única (p. ej. el Código de Conducta al contratar), renovable (p. ej. el repaso anual de salvaguarda), activada por evento (p. ej. una política de viajes actualizada al cambiar el nivel de seguridad del país).

Pista de evidencia

Cada aceptación lleva marca de tiempo + registro de IP + vínculo con la versión de la política. Exportación CSV lista para auditores.

Tokens de auditoría

Cada token tiene una fecha de inicio + fin y un alcance (qué proyectos, qué años). Revocable en cualquier momento. El portal registra las acciones disponibles.

Paquetes de evidencia

Con un clic, el «paquete de evidencia» genera un conjunto en PDF de los documentos relevantes para la auditoría (adquisiciones, listas de beneficiarios, informes de indicadores). Diseñado para revisores de cumplimiento que no quieren aprender una herramienta nueva.

Medidores de uso

Recuento en tiempo real de usuarios + proyectos + almacenamiento frente al límite del plan. La barra se pone amarilla al 80 % y roja al 100 %. Un banner sugiere una mejora si te acercas al límite.

Cambiar de plan

Global Admin y Admin pueden cambiar de plan desde esta página; el rol del operador de la plataforma no. La rebaja se rechaza si el uso actual supera el límite del plan inferior (primero tienes que eliminar o archivar).

Subida de logotipo

PNG, JPG o WebP. 2 MB máximo por archivo. SVG está bloqueado por seguridad (riesgo de XSS).

Dominio personalizado (Pro+)

Los planes Pro y Enterprise pueden servirse en .empobase.com o en un dominio con CNAME. Contacta con soporte para aprovisionarlo.

Eliminación suave

Eliminar un usuario lo elimina de forma suave: se cierran sus sesiones y desaparece del directorio, pero sus acciones históricas (aprobaciones, entradas de la pista de auditoría) permanecen intactas. La eliminación definitiva es exclusiva del administrador e irrevocable.

Dónde residen los archivos

Cada archivo subido va a Google Cloud Storage privado. EMPOBase comprueba la autorización antes de emitir una URL de descarga firmada de 15 minutos. No hay URL públicas de archivos.

Recopilación de datos de campo

Asigna un formulario a un indicador. Cada nuevo envío llega a la cola de revisión como pendiente: todavía no es un resultado. Un revisor lo aprueba o lo rechaza, y solo un envío aprobado se escribe en los datos reales del indicador; los envíos pendientes y rechazados nunca se contabilizan. Team obtiene sincronización manual; Pro la obtiene automatizada.

Exportación de la pista de auditoría (Team+)

Exportación CSV de la pista de auditoría filtrada por rango de fechas, actor o acción. Diseñada para paquetes de auditores e investigaciones de incidentes.

Cuota diaria de mensajes

Free 10 / Starter 50 / Team 250 / Pro 1000 / Enterprise ilimitada, por usuario y día. Las llamadas realizadas con tu propia clave de proveedor de IA no se descuentan de la cuota, en ningún nivel.

Qué puede hacer

Sugerencia de indicadores de la biblioteca de 235 filas, traducción EN↔MY para informes de campo + anuncios, Resumen semanal, revelación progresiva de secciones en los informes de campo en borrador y base de conocimiento RAG de documentos (Pro+).

Dónde encontrarnos

Preguntas sobre el producto: hello@empobase.com. Divulgaciones de seguridad: security@empobase.com. Privacidad / DPA: privacy@empobase.com.

Cadencia

Una versión al mes, el último viernes. Las correcciones urgentes se lanzan según sea necesario y se anotan en línea. Las desviaciones de la hoja de ruta (p. ej. «movido al T3») también se señalan para que los clientes puedan planificar.