كل ما تحتاجه لتشغيل EMPOBase.

لمن هو مُخصَّص

المكاتب القُطرية والعمليات الميدانية للمنظمات الدولية غير الحكومية والمنظمات الوطنية غير الحكومية ومنظمات المجتمع المدني الصغيرة التي تحتاج إلى بوابة واحدة بدلاً من أربع جداول بيانات وقاعدتي بيانات ومجلد مشترك. مصمَّم لفرق من ثلاثة أشخاص حتى ثلاثمائة شخص.

كيف تعمل المنظمات

تحصل كل منظمة على نسخة EMPOBase خاصة بها — نطاقها الفرعي الخاص، وقاعدة بياناتها الخاصة، وتخزين الملفات الخاص بها على Google Cloud Storage. لا تتشارك المنظمات الصفوف؛ ولا يوجد أي مسار استعلام بين المنظمات.

الخطوات

افتح app.empobase.com ← إنشاء حساب.

• اختر إنشاء حساب باستخدام Google أو إنشاء حساب باستخدام Microsoft (مُوصى به) أو البريد الإلكتروني + كلمة المرور.
• تحقَّق من بريدك الإلكتروني إذا اخترت إنشاء الحساب بكلمة المرور.
• ستصل إلى لوحة المعلومات العامة بصفتك أول super_admin لمنظمتك.
• البرامج ← مشروع جديد ← املأ الأساسيات (الاسم، المكتب القُطري، الجهة المانحة، تواريخ البدء/الانتهاء).

حدود الخطة المجانية مقابل المدفوعة

تغطي الخطة المجانية مشروعاً واحداً، و3 مستخدمين، و5 مؤشرات، و500 ميجابايت من التخزين — يكفي للتجربة. تفتح الخطط المدفوعة سعة أكبر وميزات خاصة بكل وحدة. يعرض قسم الخطة والفوترة في الإعدادات استخدامك الحالي مقابل الحد الأقصى لك.

سير عمل الدعوة

الإعدادات ← إدارة المستخدمين ← دعوة مستخدم. أدخِل بريده الإلكتروني، وعيّن دوراً واحداً أو أكثر (الأدوار السبعة الجاهزة — المالك، مسؤول المنظمة، المدير القُطري، مدير البرنامج، مسؤول المالية والإدارة، مسؤول MEAL، المسؤول الميداني — أو أي دور مخصص قمت بتعريفه)، ثم أرسِل.

كيف يُحتسب المقاعد

يُحتسب المستخدمون "المُشاهِدون" المخصَّصون للقراءة فقط نصف مقعد. لذا يمكن لمنظمة على خطة Team بـ 25 مقعداً أن تمزج 10 محرِّرين + 30 مُشاهِداً (10 + 15 = 25). يعرض قسم الاستخدام في الخطة والفوترة هذه العملية الحسابية في الوقت الفعلي.

سبعة أدوار جاهزة، يمكنك تحرير أي شيء باستثناء المالك

جاهز للاستخدام: المالك (تحكّم كامل، غير قابل للحذف — لا يمكن إلا لمالكي المنصّة حذفه أو إعادة تسميته)، مسؤول المنظمة (يدير الإعدادات + المستخدمين + الفوترة)، المدير القُطري (إشراف للقراءة فقط عبر كل وحدة + الموافقة المالية + دعوة المدققين الخارجيين)، مدير البرنامج (قراءة/كتابة في البرامج + MEAL + المستندات)، مسؤول المالية والإدارة (الموافقة على المالية + الموارد البشرية — قبّعة مزدوجة شائعة في المنظمات الصغيرة والمتوسطة في ميانمار)، مسؤول MEAL (قراءة/كتابة + تصدير MEAL)، المسؤول الميداني (موظفو ميدان للقراءة فقط).

• أعِد تسمية أي دور جاهز ليتوافق مع هيكلك التنظيمي — "مدير البرنامج" ← "مدير عام للبرنامج" بنقرتين.
• اضبط الصلاحيات لكل دور — امنح مسؤول MEAL لديك حقوق تصدير التدقيق دون ترقيته إلى مسؤول.
• أضِف أدواراً مخصصة جديدة — "منسّق الجهات المانحة"، "مسؤول الحماية من الإساءة"، "منسّق ميداني".
• احذف أي دور غير المالك — يحظر النظام حذف الأدوار التي لها أعضاء نشطون كي تعيد التعيين أولاً.

يمكن للمستخدم الواحد أن يحمل عدة أدوار

شائع في المنظمات الصغيرة: شخص واحد يكون مسؤول MEAL ومسؤول موارد بشرية ميدانية في آنٍ واحد؛ ويغطّي مدير البرنامج الموافقات المالية بينما يكون المسؤول الميداني في إجازة. عيّن عدة أدوار للمستخدم نفسه ويمنح EMPOBase اتحاد صلاحياتها تلقائياً. لا توجد أدوار هجينة مصطنعة من نوع "مسؤول MEAL + موارد بشرية"، ولا منح مفرط عبر مسؤول المنظمة.

كتالوج من 32 صلاحية

صلاحيات قراءة / كتابة / خاصة لكل وحدة للموارد البشرية والبرامج و MEAL والمالية والمستندات واللوجستيات والحوكمة والإعلانات والسياسات. بالإضافة إلى الشاملة: إعدادات المنظمة، ودعوة/إدارة المستخدمين، وعرض/تصدير التدقيق، وإنشاء/مراجعة جلسات التدقيق، واستخدام الذكاء الاصطناعي، ومفاتيح BYOK للذكاء الاصطناعي، وعمليات التكامل، وتصدير البيانات، وإدارة الأدوار نفسها. مُنسَّق على الخادم — كل استدعاء API يُتحقَّق منه مقابل هذا الكتالوج.

super_admin على مستوى المنصّة، وليس على مستوى المنظمة

يوجد بالضبط super_admin واحد لكل نسخة من EMPOBase — عادةً المُشغّل الذي يملك نسخة Cloud Run. يتصرّف دائماً بصفته المالك داخل أي منظمة، بصرف النظر عن تعيينات الأدوار. وداخل المنظمة نفسها، تتدفّق كل الصلاحيات عبر دور المالك وكتالوج الصلاحيات. لا ترى المنظمات أبداً super_admin ولا تعيّنه؛ فهو موجود في طبقة المنصّة.

ما الذي تحتويه

لافتة ترحيب بمؤشر تقدّم الاكتمال · تنبيهات اليوم · بطاقات مؤشرات الأداء الرئيسية للمشروع · سجل النشاط الأخير · إجراءات سريعة (تقرير ميداني جديد، موافقة جديدة، دعوة موظف).

كيف توجِّه

كل بطاقة تحتوي على رابط "الانتقال إلى الوحدة". لا تحتفظ لوحة المعلومات بالبيانات حصرياً أبداً — بل تُبرِز ما هو موجود فعلاً في MEAL والبرامج والموارد البشرية وغيرها.

ما الذي تحصل عليه لكل مشروع

التحديد: شجرة المشكلات، شجرة الأهداف، سجل أصحاب المصلحة، سجل القيود.

• التخطيط: الإطار المنطقي (الهدف العام/النتيجة/المخرج/النشاط)، الافتراضات، المؤشرات لكل صف.
• الموافقات: مصفوفة RACI التي تعرف دليل موظفيك الفعلي.
• التنفيذ: مجلس التحكّم في التغيير مع موافقات مُؤرَّخة بالإصدارات.
• الإغلاق: الدروس المستفادة، قوالب التقرير النهائي للجهات المانحة.

كيف ترتبط البرامج بـ MEAL

كل صف في الإطار المنطقي يحتوي على مؤشر يسحب بطاقة المؤشر من المكتبة الإنسانية المكوّنة من 235 صفاً (أو مؤشراتك المخصصة). يؤدّي تحديث قيمة المؤشر إلى تحديث مؤشر الأداء الرئيسي للمشروع على لوحة المعلومات العامة.

مكتبة المؤشرات

محمّلة مسبقاً بمؤشرات WASH والصحة والتعليم والحماية والأمن الغذائي وسبل العيش والمأوى والتغذية. يحمل كل مؤشر بسطاً ومقاماً وتواتراً وتصنيفاً موثّقاً. متوافقة مع معايير Sphere، وعنقود WASH، والمعايير الدنيا لـ INEE، و FSC، و GBV AoR، ومعيار IATI.

ستة أنواع من التقارير الميدانية

تقرير الحالة · تقرير النشاط · تقرير MEAL · تقرير الحادث · تسجيل المستفيدين · سجل التوزيع. لكل منها نموذجه الخاص؛ وتتدفّق البيانات مباشرةً إلى إطار النتائج.

لوحات معلومات مباشرة

صفِّ حسب المخيّم أو المنطقة أو الشريك أو الجهة المانحة. صدِّر إلى CSV أو PDF أو (Pro+) XML متوافق مع IATI.

دليل الموظفين

الاسم، المسمى الوظيفي، مقر العمل، المدير المباشر، نوع العقد، نهاية العقد. صفِّ وابحث؛ تُصدِّر الموارد البشرية ملف CSV لكل مقر.

الإجازات والتعويضات

تقاويم العطلات الرسمية لكل مقر؛ وأنواع إجازات تحدّدها أنت (سنوية، مرضية، راحة واستجمام، دراسية). علامة تبويب التعويضات مخصّصة للموارد البشرية فقط ومحمية بصلاحية لكل صف بحيث لا تستطيع المالية الاطّلاع على شريحة راتب شخص آخر.

الهيكل التنظيمي

اسحب وأفلِت الهيكل التنظيمي في الإعدادات ← الهيكل التنظيمي. يُشغّل قوائم RACI المنسدلة في كل مشروع من مشاريع البرامج بحيث لا يمكن لخلية "من المسؤول" أن تشير إلى شخص لم يعد موجوداً.

إقرارات الحماية من الإساءة

سجل قابل للتجديد، وليس ملف PDF لمرة واحدة. يُظهِر لافتة عند تسجيل الدخول عند استحقاق الإقرار. مُسجَّل بشكل غير قابل للتغيير لأغراض التدقيق.

ميزانيات المشاريع

ميزانية لكل بند لكل مشروع مع مقارنة الميزانية بالقيم الفعلية تتحدّث مع وصول المشتريات. يُبرَز الانحراف عند >10%.

سير عمل المشتريات

طلب الشراء ← أمر الشراء ← الفاتورة ← الدفع، مع توجيه المُوافِق حسب المسمى الوظيفي. تحصل الخطتان Free و Starter على سير العمل الأساسي ذي المُوافِق الواحد؛ وتضيف Team خطوات متعدّدة؛ وتضيف Pro مصفوفات موافقة مخصصة.

إعداد تقارير الجهات المانحة

تختلف حزمة إعداد تقارير الجهات المانحة حسب الخطة — أساسية (Starter+)، قياسية (Team)، متقدّمة (Pro)، مخصصة (Enterprise). تصدير IATI XML يأتي على Pro+.

المخزون والتوزيعات

المخزون في كل موقع، مع سجلات حركة تعمل أيضاً كدليل توزيع لتقارير الجهات المانحة. يرتبط كل توزيع بمشروع + نشاط.

سجل الأصول

العلامة، الحارس، الموقع، الحالة (قيد الاستخدام / قيد الإصلاح / مُتخلَّص منه). مطلوب في معظم اتفاقيات الجهات المانحة؛ وعادةً ما يكون جدول بيانات منفصلاً — هنا يقع على بُعد نقرة واحدة من المشتريات.

ما الذي يوضع هنا

أي شيء كنت سترسله عبر البريد الإلكتروني أو تخزّنه في Drive: مذكرات التفاهم، والعقود، والسياسات المؤسسية، وقوالب الجهات المانحة، وعروض التدريب. تُعرَض ملفات PDF وملفات Office داخل التطبيق؛ ويتم تنزيل كل ما عداها.

التحكّم في الوصول

تحمل المجلدات إشارات صلاحية حسب المسمى الوظيفي. على سبيل المثال، يكون مجلد التعويضات افتراضياً للموارد البشرية والمدير التنفيذي فقط. تجاوز ذلك لكل ملف عند الحاجة.

مجلس الإدارة والاجتماعات

قائمة عضوية مجلس الإدارة، ومحاضر الاجتماعات، والقرارات، والحضور. تصدير السجل السنوي لتقديمات هيئة تنظيم الجمعيات الخيرية.

تضارب المصالح

دورة إقرار سنوية، تُجدَّد تلقائياً. يحصل الموظفون على مطالبة عند تسجيل الدخول عند الاستحقاق؛ مُسجَّلة في مسار التدقيق.

إنشاء إعلان

الشريط العلوي ← الجرس ← إعلان جديد. العنوان + النص + مرفق اختياري. اختر الجمهور: الجميع، أو مجموعة مسميات وظيفية، أو مقر.

الترجمة بين الإنجليزية والبورمية

تحصل خطط Team+ على ترجمة بنقرة واحدة بين الإنجليزية والبورمية (ميزة ذكاء اصطناعي في المرحلة 1.5). الفرنسية / الإسبانية / البرتغالية ضمن خارطة الطريق.

أنواع السياسات

لمرة واحدة (مثل مدوّنة السلوك عند التوظيف)، وقابلة للتجديد (مثل تجديد الحماية من الإساءة السنوي)، ومُفعَّلة بحدث (مثل تحديث سياسة السفر عند تغيّر مستوى الأمن في البلد).

مسار الأدلة

كل إقرار مُختوم بالوقت + مُسجَّل بعنوان IP + مرتبط بإصدار السياسة. تصدير CSV جاهز للمدقق.

رموز التدقيق

لكل رمز تاريخ بدء + انتهاء ونطاق (أي المشاريع، أي السنوات). قابل للإلغاء في أي وقت. تُسجَّل كل عمليات قراءة المدقق.

حزم الأدلة

تُنشئ "حزمة الأدلة" بنقرة واحدة حزمة PDF من المستندات ذات الصلة بالتدقيق (المشتريات، قوائم المستفيدين، تقارير المؤشرات). مصمَّمة لمراجعي الامتثال الذين لا يريدون تعلّم أداة جديدة.

مقاييس الاستخدام

عدّ فوري للمستخدمين + المشاريع + التخزين مقابل الحد الأقصى للخطة. يتحوّل الشريط إلى الأصفر عند 80%، والأحمر عند 100%. تقترح اللافتة ترقية إذا كنت قريباً من الحد.

تغيير الخطة

يمكن لـ admin و super_admin تبديل الخطة من هذه الصفحة. يرفض خفض الخطة إذا تجاوز الاستخدام الحالي الحد الأقصى للخطة الأدنى (يتعيّن عليك الحذف أو الأرشفة أولاً).

تحميل الشعار

PNG أو JPG أو WebP. بحد أقصى 2 ميجابايت لكل ملف. يُحظر SVG لأسباب أمنية (خطر XSS).

النطاق المخصص (Pro+)

يمكن للخطتين Pro و Enterprise التقديم على .empobase.com أو نطاق بسجل CNAME. تواصل مع الدعم للتجهيز.

الحذف الناعم

يؤدّي إزالة مستخدم إلى حذفه حذفاً ناعماً — تُنهى الجلسات ويختفي من الدليل، لكن إجراءاته السابقة (الموافقات، إدخالات مسار التدقيق) تبقى سليمة. الحذف النهائي مخصّص للمسؤول فقط وغير قابل للتراجع.

أين تُحفظ الملفات

يذهب كل ملف مُحمَّل إلى Google Cloud Storage الخاص. يتدفّق الوصول عبر عنوان URL موقَّع ومُصادَق عليه مدّته 15 دقيقة — لا توجد عناوين URL عامة للملفات. عزل دلو منفصل لكل منظمة ضمن خارطة الطريق.

KoboToolbox / ODK

اربط نموذجاً بمؤشر. كل إرسال جديد يُنشئ تلقائياً صف تقرير ميداني + يزيد بسط المؤشر. تحصل Team على المزامنة اليدوية؛ وتحصل Pro على المزامنة الآلية.

تصدير مسار التدقيق (Team+)

تصدير CSV لسجل التدقيق مُصفّى حسب النطاق الزمني أو الفاعل أو الإجراء. مصمَّم لحزم المدققين والتحقيقات في الحوادث.

حصة الرسائل اليومية

Free 10 / Starter 50 / Team 250 / Pro 1000 / Enterprise غير محدود. لا تُحتسب استدعاءات BYOK (Team+) ضمن الحصة.

ما الذي يمكنه فعله

اقتراح المؤشرات من المكتبة المكوّنة من 235 صفاً، والترجمة بين الإنجليزية والبورمية للتقارير الميدانية + الإعلانات، والملخّص الأسبوعي، والكشف التدريجي للأقسام في التقارير الميدانية المسوَّدة بالكامل، وقاعدة معرفة المستندات RAG (Pro+).

أين تتواصل معنا

أسئلة المنتج: hello@empobase.com. الإفصاحات الأمنية: security@empobase.com. الخصوصية / DPA: privacy@empobase.com.

الوتيرة

إصدار واحد شهرياً، آخر جمعة. تصدر الإصلاحات العاجلة حسب الحاجة ويُشار إليها في مكانها. كما يُشار إلى انحرافات خارطة الطريق (مثل "نُقل إلى Q3") كي يتمكّن العملاء من التخطيط.