Tout ce qu'il vous faut pour faire fonctionner EMPOBase.

À qui il s'adresse

Bureaux pays, opérations de terrain des ONG internationales, ONG nationales et petites OSC qui ont besoin d'un portail unique plutôt que de quatre tableurs, deux bases de données et un dossier partagé. Conçu pour des équipes de trois à trois cents personnes.

Comment fonctionnent les organisations

Chaque organisation dispose de sa propre instance EMPOBase : son propre sous-domaine, sa propre base de données, son propre stockage de fichiers dans Google Cloud Storage. Les organisations ne partagent pas de données ; il n'existe aucune voie de requête entre organisations.

Étapes

Ouvrez app.empobase.com → Créer un compte.

• Choisissez S'inscrire avec Google ou S'inscrire avec Microsoft (recommandé) ou e-mail + mot de passe.
• Vérifiez votre e-mail si vous avez choisi l'inscription par mot de passe.
• Arrivez sur le tableau de bord récapitulatif en tant que premier super_admin de votre organisation.
• Programmes → Nouveau projet → renseignez les éléments de base (nom, bureau pays, bailleur de fonds, dates de début/fin).

Limites gratuites vs payantes

L'offre gratuite couvre 1 projet, 3 utilisateurs, 5 indicateurs et 500 Mo de stockage — de quoi faire un essai. Les offres payantes débloquent davantage de capacité et des fonctionnalités propres à chaque module. Abonnement et facturation, dans Paramètres, affiche votre utilisation actuelle par rapport à votre plafond.

Flux d'invitation

Paramètres → Gestion des utilisateurs → Inviter un utilisateur. Saisissez son e-mail, attribuez un ou plusieurs rôles (les 7 préréglages — Propriétaire, Administrateur de l'organisation, Directeur pays, Responsable de programme, Chargé des finances et de l'administration, Chargé MEAL, Agent de terrain — ou tout rôle personnalisé que vous avez défini) et envoyez.

Comment les sièges sont comptés

Les utilisateurs « observateurs » en lecture seule comptent pour un demi-siège. Ainsi, une organisation de l'offre Team avec 25 sièges peut combiner 10 éditeurs + 30 observateurs (10 + 15 = 25). Le bloc d'utilisation d'Abonnement et facturation présente ce calcul en temps réel.

Sept rôles préréglés ; modifiez tout sauf Propriétaire

Par défaut : Propriétaire (contrôle total, immortel — seuls les propriétaires de la plateforme peuvent le supprimer ou le renommer), Administrateur de l'organisation (gère les paramètres + utilisateurs + facturation), Directeur pays (supervision en lecture seule sur tous les modules + approbation financière + invitations d'auditeurs externes), Responsable de programme (lecture/écriture sur Programmes + MEAL + Documents), Chargé des finances et de l'administration (approbation des finances + RH — un double rôle courant dans les ONG petites et moyennes du Myanmar), Chargé MEAL (lecture/écriture + export MEAL) et Agent de terrain (personnel de terrain en lecture seule).

• Renommez n'importe quel préréglage pour coller à votre organigramme : « Responsable de programme » → « Directeur de programme » en deux clics.
• Ajustez les autorisations par rôle : donnez à votre Chargé MEAL des droits d'export d'audit sans l'élever au rang d'administrateur.
• Ajoutez de nouveaux rôles personnalisés : « Référent bailleurs », « Responsable de la protection », « Coordinateur de terrain ».
• Supprimez n'importe quel rôle hors Propriétaire : le système bloque la suppression des rôles ayant des membres actifs afin que vous les réaffectiez d'abord.

Un utilisateur peut détenir plusieurs rôles

Courant dans les petites ONG : une personne est à la fois Chargé MEAL et RH de terrain ; le Responsable de programme couvre les approbations Finances pendant que l'Agent de terrain est en congé. Attribuez plusieurs rôles au même utilisateur et EMPOBase accorde automatiquement l'union de leurs autorisations. Pas de rôle hybride artificiel « Chargé MEAL + RH », pas de sur-attribution via Administrateur de l'organisation.

Catalogue de 32 autorisations

Autorisations de lecture / écriture / spéciales par module pour RH, Programmes, MEAL, Finances, Documents, Logistique, Gouvernance, Annonces et Politiques. Plus les transversales : paramètres de l'organisation, inviter/gérer des utilisateurs, voir/exporter l'audit, créer/réviser des sessions d'audit, usage de l'IA, clés BYOK pour l'IA, intégrations, export de données et la gestion des rôles elle-même. Géré côté serveur — chaque appel à l'API est vérifié par rapport à ce catalogue.

super_admin est de niveau plateforme, pas de niveau organisation

Il existe exactement un super_admin par déploiement EMPOBase — généralement l'opérateur qui possède l'instance Cloud Run. Il agit toujours en tant que Propriétaire au sein de n'importe quelle organisation, quelles que soient les attributions de rôles. Au sein de l'organisation elle-même, toute l'autorité passe par le rôle Propriétaire et le catalogue d'autorisations. Les organisations ne voient ni n'attribuent jamais super_admin ; il réside dans la couche plateforme.

Ce qu'il contient

Bannière de bienvenue avec progression de complétion · Alertes du jour · Cartes de KPI du projet · Fil d'activité récente · Actions rapides (nouveau rapport de terrain, nouvelle approbation, inviter du personnel).

Comment il oriente

Chaque carte comporte un lien « aller au module ». Le tableau de bord ne détient jamais de données en exclusivité — il fait remonter ce qui réside déjà dans MEAL, Programmes, RH, etc.

Ce que vous obtenez par projet

Identification : arbre à problèmes, arbre à objectifs, registre des parties prenantes, journal des contraintes.

• Planification : cadre logique (But/Résultat/Produit/Activité), hypothèses, indicateurs par ligne.
• Approbations : matrice RACI qui connaît votre annuaire du personnel réel.
• Exécution : comité de contrôle des modifications avec approbations versionnées.
• Clôture : leçons apprises, modèles de rapport final aux bailleurs de fonds.

Comment Programmes se relie à MEAL

Chaque ligne du cadre logique dotée d'un indicateur extrait la fiche de l'indicateur de la bibliothèque humanitaire de 235 lignes (ou de vos indicateurs personnalisés). Mettre à jour la valeur de l'indicateur met à jour le KPI du projet sur le tableau de bord récapitulatif.

Bibliothèque d'indicateurs

Préchargée avec des indicateurs WASH, Santé, Éducation, Protection, Sécurité alimentaire, Moyens de subsistance, Abris et Nutrition. Chacun comporte un numérateur, un dénominateur, une fréquence et une désagrégation documentés. Alignée sur Sphère, le cluster WASH, les Normes minimales de l'INEE, le FSC, l'AoR VBG et le standard IATI.

Six types de rapports de terrain

SitRep · Rapport d'activité · Rapport MEAL · Rapport d'incident · Enregistrement des bénéficiaires · Journal de distribution. Chacun a son propre formulaire ; les données alimentent directement le cadre de résultats.

Tableaux de bord en direct

Filtrez par camp, district, partenaire ou bailleur de fonds. Exportez en CSV, PDF ou (Pro+) XML conforme à IATI.

Annuaire du personnel

Nom, fonction, lieu d'affectation, responsable hiérarchique, type de contrat, fin de contrat. Filtrez et recherchez ; les RH exportent un CSV par lieu d'affectation.

Congés et rémunération

Calendriers de jours fériés par lieu d'affectation ; types de congé que vous définissez (annuel, maladie, R&R, études). L'onglet Rémunération est réservé aux RH et protégé par une autorisation par ligne, de sorte que les finances ne peuvent pas voir la grille salariale d'autrui.

Organigramme

Glissez-déposez l'organigramme dans Paramètres → Organigramme. Il alimente les menus déroulants RACI de chaque projet Programmes afin que la case « qui est responsable » ne puisse pas renvoyer à une personne qui n'existe plus.

Déclarations de protection

Un enregistrement renouvelable, pas un PDF ponctuel. Affichez une bannière à la connexion lorsqu'une déclaration arrive à échéance. Journalisé de manière immuable pour l'audit.

Budgets de projet

Budget par poste et par projet avec budget-vs-réel mis à jour à mesure que les marchés arrivent. L'écart est mis en évidence à >10 %.

Flux de passation de marchés

DA → BC → facture → paiement, avec acheminement des approbateurs par fonction. Free et Starter obtiennent le flux basique à approbateur unique ; Team ajoute plusieurs étapes ; Pro ajoute des matrices d'approbation personnalisées.

Rapports aux bailleurs de fonds

Le pack de rapports aux bailleurs de fonds varie selon l'offre — Basique (Starter+), Standard (Team), Avancé (Pro), Personnalisé (Enterprise). L'export XML IATI est livré sur Pro+.

Stock et distributions

Stock à chaque emplacement, avec des journaux de mouvement qui font aussi office de preuve de distribution pour les rapports aux bailleurs de fonds. Chaque distribution est liée à un projet + une activité.

Registre des actifs

Étiquette, dépositaire, emplacement, statut (en service / en réparation / mis au rebut). Exigé par la plupart des accords de bailleurs de fonds ; généralement un tableur à part — ici, il se trouve à un clic de la passation de marchés.

Ce qui va ici

Tout ce que vous enverriez sinon par e-mail ou stockeriez dans Drive : protocoles d'accord, contrats, politiques organisationnelles, modèles de bailleurs de fonds, supports de formation. Les PDF et les fichiers Office sont prévisualisés dans l'application ; tout le reste se télécharge.

Contrôle d'accès

Les dossiers portent des indicateurs d'autorisation par fonction. Le dossier Rémunération, par exemple, est par défaut réservé aux RH + à la direction. Surchargez par fichier au besoin.

Conseil et réunions

Liste des membres du conseil, procès-verbaux de réunion, résolutions, présences. Exports de registre annuel pour les dépôts auprès de la commission des organisations caritatives.

Conflit d'intérêts

Cycle de déclaration annuelle, renouvelé automatiquement. Le personnel reçoit une invite à la connexion à l'échéance ; journalisé dans la piste d'audit.

Créer une annonce

Barre supérieure → cloche → Nouvelle annonce. Titre + corps + pièce jointe facultative. Choisissez l'audience : tout le monde, un ensemble de fonctions ou un lieu d'affectation.

Traduction EN ↔ MY

Les offres Team+ bénéficient d'une traduction en un clic entre l'anglais et le birman (fonctionnalité IA de la phase 1.5). Français / espagnol / portugais sur la feuille de route.

Types de politique

Unique (p. ex. le Code de conduite à l'embauche), renouvelable (p. ex. la mise à niveau annuelle sur la protection), déclenchée par événement (p. ex. une politique de voyage mise à jour lors d'un changement de niveau de sécurité du pays).

Piste de preuve

Chaque acceptation est horodatée + l'IP est journalisée + elle est liée à la version de la politique. Export CSV prêt pour les auditeurs.

Jetons d'audit

Chaque jeton possède une date de début + de fin et une portée (quels projets, quelles années). Révocable à tout moment. Toutes les lectures de l'auditeur sont journalisées.

Dossiers de preuve

En un clic, le « dossier de preuve » génère un ensemble PDF des documents pertinents pour l'audit (passation de marchés, listes de bénéficiaires, rapports d'indicateurs). Conçu pour les réviseurs de conformité qui ne veulent pas apprendre un nouvel outil.

Jauges d'utilisation

Décompte en temps réel des utilisateurs + projets + stockage par rapport au plafond de l'offre. La barre passe au jaune à 80 % et au rouge à 100 %. Une bannière suggère une mise à niveau si vous approchez de la limite.

Changer d'offre

admin et super_admin peuvent changer d'offre depuis cette page. La rétrogradation est refusée si l'utilisation actuelle dépasse le plafond de l'offre inférieure (vous devez d'abord supprimer ou archiver).

Téléversement du logo

PNG, JPG ou WebP. 2 Mo maximum par fichier. Le SVG est bloqué pour des raisons de sécurité (risque de XSS).

Domaine personnalisé (Pro+)

Les offres Pro et Enterprise peuvent être servies sur .empobase.com ou sur un domaine avec CNAME. Contactez l'assistance pour le provisionnement.

Suppression réversible

Supprimer un utilisateur le supprime de manière réversible — ses sessions sont coupées et il disparaît de l'annuaire, mais ses actions historiques (approbations, entrées de la piste d'audit) restent intactes. La suppression définitive est réservée aux administrateurs et irrévocable.

Où résident les fichiers

Chaque fichier téléversé va dans un Google Cloud Storage privé. L'accès passe par une URL signée et authentifiée de 15 minutes — il n'existe pas d'URL de fichiers publiques. L'isolation de bucket par organisation est sur la feuille de route.

KoboToolbox / ODK

Associez un formulaire à un indicateur. Chaque nouvelle soumission crée automatiquement une ligne de rapport de terrain + incrémente le numérateur de l'indicateur. Team obtient une synchronisation manuelle ; Pro l'obtient automatisée.

Export de la piste d'audit (Team+)

Export CSV de la piste d'audit filtré par plage de dates, acteur ou action. Conçu pour les dossiers d'auditeurs et les enquêtes sur incidents.

Quota quotidien de messages

Free 10 / Starter 50 / Team 250 / Pro 1000 / Enterprise illimité. Les appels BYOK (Team+) ne sont pas décomptés du quota.

Ce qu'il peut faire

Suggestion d'indicateurs depuis la bibliothèque de 235 lignes, traduction EN↔MY pour les rapports de terrain + annonces, Synthèse hebdomadaire, révélation progressive des sections sur les rapports de terrain en brouillon et base de connaissances RAG de documents (Pro+).

Où nous joindre

Questions sur le produit : hello@empobase.com. Divulgations de sécurité : security@empobase.com. Confidentialité / DPA : privacy@empobase.com.

Cadence

Une version par mois, le dernier vendredi. Les correctifs sont livrés au besoin et signalés en ligne. Les dérives de la feuille de route (p. ex. « reporté au T3 ») sont également indiquées afin que les clients puissent planifier.