Tudo o que você precisa para operar o EMPOBase.

Para quem é

Escritórios nacionais, operações de campo de ONGs internacionais, ONGs nacionais e pequenas OSCs que precisam de um único portal em vez de quatro planilhas, dois bancos de dados e uma pasta compartilhada. Projetado para equipes de três a trezentas pessoas.

Como funcionam as organizações

Cada organização ganha sua própria instância do EMPOBase — seu próprio subdomínio, seu próprio banco de dados, seu próprio armazenamento de arquivos no Google Cloud Storage. As organizações não compartilham registros; não há nenhuma via de consulta entre organizações.

Passos

Abra app.empobase.com → Criar conta.

• Escolha Criar conta com o Google ou Criar conta com a Microsoft (recomendado) ou e-mail + senha.
• Verifique seu e-mail se escolheu o cadastro por senha.
• Chegue ao painel de resumo como o primeiro super_admin da sua organização.
• Programas → Novo projeto → preencha o básico (nome, escritório nacional, doador, datas de início/fim).

Limites gratuitos vs. pagos

O plano gratuito cobre 1 projeto, 3 usuários, 5 indicadores e 500 MB de armazenamento — suficiente para experimentar. Os planos pagos liberam mais capacidade e recursos específicos de cada módulo. Plano e faturamento, em Configurações, mostra o uso atual em relação ao seu limite.

Fluxo de convite

Configurações → Gerenciamento de usuários → Convidar usuário. Insira o e-mail, atribua uma ou mais funções (as 7 predefinidas — Proprietário, Administrador da organização, Diretor nacional, Gerente de programa, Oficial de finanças e administração, Oficial de MEAL, Oficial de campo — ou qualquer função personalizada que você tenha definido) e envie.

Como as licenças são contadas

Os usuários de somente leitura «visualizadores» contam como meia licença. Assim, uma organização do plano Team com 25 licenças pode combinar 10 editores + 30 visualizadores (10 + 15 = 25). O bloco de uso em Plano e faturamento mostra essa conta em tempo real.

Sete funções predefinidas; edite qualquer uma, exceto Proprietário

De fábrica: Proprietário (controle total, imortal — apenas os proprietários da plataforma podem excluí-lo ou renomeá-lo), Administrador da organização (gerencia configurações + usuários + faturamento), Diretor nacional (supervisão de somente leitura em todos os módulos + aprovação financeira + convites de auditores externos), Gerente de programa (leitura/gravação em Programas + MEAL + Documentos), Oficial de finanças e administração (aprovação de Finanças + RH — um duplo papel comum nas ONGs pequenas e médias de Mianmar), Oficial de MEAL (leitura/gravação + exportação de MEAL) e Oficial de campo (equipe de campo de somente leitura).

• Renomeie qualquer predefinição para combinar com seu organograma: «Gerente de programa» → «Diretor de programa» em dois cliques.
• Ajuste as permissões por função: dê ao seu Oficial de MEAL direitos de exportação de auditoria sem elevá-lo a administrador.
• Adicione novas funções personalizadas: «Ponto focal de doadores», «Responsável por salvaguarda», «Coordenador de campo».
• Exclua qualquer função que não seja Proprietário: o sistema bloqueia a exclusão de funções com membros ativos para que você reatribua primeiro.

Um usuário pode ter várias funções

Comum em ONGs pequenas: uma pessoa é ao mesmo tempo Oficial de MEAL e de RH de campo; o Gerente de programa cobre as aprovações de Finanças enquanto o Oficial de campo está de licença. Atribua várias funções ao mesmo usuário e o EMPOBase concede automaticamente a união de suas permissões. Sem funções híbridas artificiais do tipo «Oficial de MEAL + RH», sem concessão excessiva via Administrador da organização.

Catálogo de 32 permissões

Permissões de leitura / gravação / especiais por módulo para RH, Programas, MEAL, Finanças, Documentos, Logística, Governança, Comunicados e Políticas. Além das transversais: configurações da organização, convidar/gerenciar usuários, ver/exportar auditoria, criar/revisar sessões de auditoria, uso de IA, chaves BYOK de IA, integrações, exportação de dados e o próprio gerenciamento de funções. Curado no servidor — cada chamada à API é verificada em relação a este catálogo.

super_admin é de nível de plataforma, não de organização

Existe exatamente um super_admin por implantação do EMPOBase — normalmente o operador dono da instância do Cloud Run. Ele sempre atua como Proprietário dentro de qualquer organização, independentemente das atribuições de funções. Dentro da própria organização, toda a autoridade flui pela função Proprietário e pelo catálogo de permissões. As organizações nunca veem nem atribuem super_admin; ele reside na camada de plataforma.

O que contém

Banner de boas-vindas com progresso de conclusão · Alertas de hoje · Cartões de KPI do projeto · Feed de atividade recente · Ações rápidas (novo relatório de campo, nova aprovação, convidar equipe).

Como ele direciona

Cada cartão tem um link «ir para o módulo». O painel nunca guarda dados com exclusividade — ele exibe o que já reside em MEAL, Programas, RH etc.

O que você obtém por projeto

Identificação: árvore de problemas, árvore de objetivos, registro de partes interessadas, registro de restrições.

• Planejamento: quadro lógico (Meta/Resultado/Produto/Atividade), pressupostos, indicadores por linha.
• Aprovações: matriz RACI que conhece o diretório real da sua equipe.
• Execução: comitê de controle de mudanças com aprovações versionadas.
• Encerramento: lições aprendidas, modelos de relatório final aos doadores.

Como Programas se conecta ao MEAL

Cada linha do quadro lógico que tem um indicador puxa o cartão do indicador da biblioteca humanitária de 235 linhas (ou dos seus indicadores personalizados). Atualizar o valor do indicador atualiza o KPI do projeto no painel de resumo.

Biblioteca de indicadores

Pré-carregada com indicadores de WASH, Saúde, Educação, Proteção, Segurança Alimentar, Meios de Vida, Abrigo e Nutrição. Cada um traz numerador, denominador, frequência e desagregação documentados. Alinhada com a Esfera, o cluster WASH, as Normas Mínimas da INEE, o FSC, a AoR de VBG e o padrão IATI.

Seis tipos de relatórios de campo

SitRep · Relatório de atividade · Relatório de MEAL · Relatório de incidente · Registro de beneficiários · Registro de distribuição. Cada um tem o seu próprio formulário; os dados fluem diretamente para o quadro de resultados.

Painéis ao vivo

Filtre por acampamento, distrito, parceiro ou doador. Exporte para CSV, PDF ou (Pro+) XML compatível com IATI.

Diretório de equipe

Nome, cargo, posto de trabalho, gestor direto, tipo de contrato, fim do contrato. Filtre e pesquise; o RH exporta CSV por posto de trabalho.

Licenças e remuneração

Calendários de feriados por posto de trabalho; tipos de licença que você define (anual, por doença, R&R, estudo). A aba Remuneração é exclusiva do RH e protegida por permissão por linha, de modo que finanças não pode ver a faixa salarial de outra pessoa.

Organograma

Arraste e solte o organograma em Configurações → Organograma. Alimenta os menus suspensos de RACI em cada projeto de Programas, para que a célula «quem é responsável» não possa se referir a uma pessoa que não existe mais.

Declarações de salvaguarda

Um registro renovável, não um PDF único. Exibe um banner no login quando uma declaração está vencendo. Registrado de forma imutável para auditoria.

Orçamentos de projeto

Orçamento por item por projeto, com orçado-vs-real atualizado à medida que as aquisições chegam. A variação é destacada a partir de >10%.

Fluxo de aquisições

PR → PO → fatura → pagamento, com roteamento de aprovadores por cargo. Os planos Free e Starter recebem o fluxo básico de aprovador único; o Team adiciona várias etapas; o Pro adiciona matrizes de aprovação personalizadas.

Relatórios aos doadores

O pacote de relatórios aos doadores varia conforme o plano — Básico (Starter+), Padrão (Team), Avançado (Pro), Personalizado (Enterprise). A exportação de XML IATI chega no Pro+.

Estoque e distribuições

Estoque em cada localização, com registros de movimentação que também servem de evidência de distribuição para os relatórios aos doadores. Cada distribuição é vinculada a um projeto + atividade.

Registro de ativos

Etiqueta, responsável, localização, status (em uso / em reparo / baixado). Exigido pela maioria dos acordos com doadores; geralmente é uma planilha à parte — aqui fica a um clique das aquisições.

O que vai aqui

Tudo o que você de outra forma enviaria por e-mail ou guardaria no Drive: memorandos de entendimento, contratos, políticas organizacionais, modelos de doadores, apresentações de treinamento. PDFs e arquivos do Office têm visualização no aplicativo; todo o resto é baixado.

Controle de acesso

As pastas carregam sinalizadores de permissão por cargo. A pasta Remuneração, por exemplo, é por padrão restrita a RH + Direção Executiva. Substitua por arquivo quando necessário.

Conselho e reuniões

Lista de membros do conselho, atas de reunião, resoluções, presença. Exportações de registro anual para as prestações junto à comissão de organizações sem fins lucrativos.

Conflito de interesses

Ciclo de declaração anual, renovado automaticamente. A equipe recebe um aviso no login no vencimento; registrado na trilha de auditoria.

Criar um comunicado

Barra superior → sino → Novo comunicado. Título + corpo + anexo opcional. Escolha o público: todos, um conjunto de cargos ou um posto de trabalho.

Tradução EN ↔ MY

Os planos Team+ ganham tradução com um clique entre inglês e birmanês (recurso de IA da fase 1.5). Francês / espanhol / português no roteiro.

Tipos de política

Única (p. ex. o Código de Conduta na contratação), renovável (p. ex. a reciclagem anual de salvaguarda), acionada por evento (p. ex. uma política de viagens atualizada quando muda o nível de segurança do país).

Trilha de evidências

Cada aceitação recebe carimbo de data/hora + registro de IP + vínculo com a versão da política. Exportação CSV pronta para auditores.

Tokens de auditoria

Cada token tem uma data de início + fim e um escopo (quais projetos, quais anos). Revogável a qualquer momento. Todas as leituras do auditor são registradas.

Pacotes de evidências

Com um clique, o «pacote de evidências» gera um conjunto em PDF dos documentos relevantes para a auditoria (aquisições, listas de beneficiários, relatórios de indicadores). Projetado para revisores de conformidade que não querem aprender uma ferramenta nova.

Medidores de uso

Contagem em tempo real de usuários + projetos + armazenamento em relação ao limite do plano. A barra fica amarela em 80% e vermelha em 100%. Um banner sugere um upgrade se você se aproximar do limite.

Mudar de plano

admin e super_admin podem mudar de plano nesta página. O downgrade é recusado se o uso atual exceder o limite do plano inferior (primeiro você precisa excluir ou arquivar).

Envio de logotipo

PNG, JPG ou WebP. 2 MB no máximo por arquivo. O SVG é bloqueado por segurança (risco de XSS).

Domínio personalizado (Pro+)

Os planos Pro e Enterprise podem ser servidos em .empobase.com ou em um domínio com CNAME. Entre em contato com o suporte para provisionar.

Exclusão reversível

Remover um usuário o exclui de forma reversível — as sessões são encerradas e ele desaparece do diretório, mas suas ações históricas (aprovações, entradas da trilha de auditoria) permanecem intactas. A exclusão definitiva é exclusiva do administrador e irrevogável.

Onde os arquivos ficam

Cada arquivo enviado vai para o Google Cloud Storage privado. O acesso flui por uma URL assinada e autenticada de 15 minutos — não há URLs de arquivos públicas. O isolamento de bucket por organização está no roteiro.

KoboToolbox / ODK

Mapeie um formulário para um indicador. Cada novo envio cria automaticamente uma linha de relatório de campo + incrementa o numerador do indicador. O Team recebe sincronização manual; o Pro a recebe automatizada.

Exportação da trilha de auditoria (Team+)

Exportação CSV da trilha de auditoria filtrada por intervalo de datas, autor ou ação. Projetada para pacotes de auditores e investigações de incidentes.

Cota diária de mensagens

Free 10 / Starter 50 / Team 250 / Pro 1000 / Enterprise ilimitada. As chamadas BYOK (Team+) não são descontadas da cota.

O que ele pode fazer

Sugestão de indicadores da biblioteca de 235 linhas, tradução EN↔MY para relatórios de campo + comunicados, Resumo semanal, revelação progressiva de seções nos relatórios de campo em rascunho e base de conhecimento RAG de documentos (Pro+).

Onde nos encontrar

Dúvidas sobre o produto: hello@empobase.com. Divulgações de segurança: security@empobase.com. Privacidade / DPA: privacy@empobase.com.

Cadência

Uma versão por mês, na última sexta-feira. As correções urgentes são lançadas conforme necessário e anotadas em linha. Os desvios do roteiro (p. ex. «movido para o 3.º trimestre») também são sinalizados para que os clientes possam planejar.