Kila kitu unachohitaji kuendesha EMPOBase.

Linakusudiwa nani

Ofisi za kitaifa, shughuli za nyanjani za INGO, mashirika ya kitaifa yasiyo ya kiserikali, na asasi ndogo za kiraia zinazohitaji lango moja badala ya lahajedwali nne, hifadhidata mbili na folda ya kushiriki. Limeundwa kwa timu za watu watatu hadi mia tatu.

Jinsi mashirika yanavyofanya kazi

Kila shirika hupata nakala yake ya EMPOBase — kikoa chake kidogo, hifadhidata yake, na hifadhi yake ya faili katika Google Cloud Storage. Mashirika hayashiriki safu za data; hakuna njia ya hoja kati ya mashirika.

Hatua

Fungua app.empobase.com → Unda akaunti.

• Chagua Jisajili kwa Google au Jisajili kwa Microsoft (inapendekezwa) au Email + nenosiri.
• Thibitisha Email yako iwapo ulichagua kujisajili kwa nenosiri.
• Fika kwenye dashibodi ya muhtasari ukiwa super_admin wa kwanza wa shirika lako.
• Programu → Mradi mpya → jaza mambo ya msingi (jina, ofisi ya kitaifa, mfadhili, tarehe za kuanza/kumaliza).

Vikomo vya bila malipo dhidi ya vya malipo

Mpango wa bila malipo unajumuisha mradi 1, watumiaji 3, viashiria 5, na hifadhi ya 500 MB — inatosha kujaribu. Mipango ya malipo hufungua uwezo zaidi na vipengele mahususi vya kila moduli. Mpango na Malipo katika Mipangilio huonyesha matumizi yako ya sasa dhidi ya kikomo chako.

Mtiririko wa mwaliko

Mipangilio → Usimamizi wa Watumiaji → Alika mtumiaji. Weka Email yake, kabidhi jukumu moja au zaidi (zile 7 zilizowekwa awali — Mmiliki, Msimamizi wa Shirika, Mkurugenzi wa Kitaifa, Meneja wa Programu, Afisa wa Fedha na Utawala, Afisa wa MEAL, Afisa wa Nyanjani — au jukumu lolote maalum ulilolifafanua), kisha utume.

Jinsi viti vinavyohesabiwa

Watumiaji wa kusoma-tu "watazamaji" huhesabiwa kama nusu kiti. Hivyo, shirika la ngazi ya Team lenye viti 25 linaweza kuchanganya wahariri 10 + watazamaji 30 (10 + 15 = 25). Kizuizi cha matumizi katika Mpango na Malipo huonyesha hesabu hii kwa wakati halisi.

Majukumu saba yaliyowekwa awali, hariri lolote isipokuwa Mmiliki

Tangu mwanzo: Mmiliki (udhibiti kamili, wa kudumu — wamiliki wa jukwaa pekee ndio wanaoweza kulifuta au kulibadilisha jina), Msimamizi wa Shirika (husimamia mipangilio + watumiaji + malipo), Mkurugenzi wa Kitaifa (uangalizi wa kusoma-tu katika kila moduli + idhini ya kifedha + mialiko ya wakaguzi wa nje), Meneja wa Programu (kusoma/kuandika Programu + MEAL + Nyaraka), Afisa wa Fedha na Utawala (idhini ya Fedha + Rasilimaliwatu — jukumu maradufu la kawaida katika mashirika madogo/ya kati ya Myanmar), Afisa wa MEAL (kusoma/kuandika + kusafirisha MEAL), na Afisa wa Nyanjani (wafanyakazi wa nyanjani wa kusoma-tu).

• Badilisha jina la jukumu lolote lililowekwa awali ili lilingane na chati ya shirika lako — "Meneja wa Programu" → "Mkurugenzi wa Programu" kwa mibofyo miwili.
• Rekebisha ruhusa kwa kila jukumu — mpe Afisa wako wa MEAL haki za kusafirisha ukaguzi bila kumpandisha hadi msimamizi.
• Ongeza majukumu mapya maalum — "Mratibu wa Wafadhili", "Kiongozi wa Ulinzi", "Mratibu wa Nyanjani".
• Futa jukumu lolote lisilo la Mmiliki — mfumo huzuia kufutwa kwa majukumu yenye wanachama hai ili ukabidhi upya kwanza.

Mtumiaji mmoja anaweza kushikilia majukumu kadhaa

Ni jambo la kawaida katika mashirika madogo: mtu mmoja ni Afisa wa MEAL na Rasilimaliwatu wa nyanjani kwa wakati mmoja; Meneja wa Programu hushughulikia idhini za Fedha wakati Afisa wa Nyanjani yuko likizo. Kabidhi majukumu kadhaa kwa mtumiaji yuleyule na EMPOBase hutoa muungano wa ruhusa zao kiotomatiki. Hakuna majukumu mseto bandia ya "Afisa wa MEAL + Rasilimaliwatu", hakuna utoaji wa ziada kupitia Msimamizi wa Shirika.

Orodha ya ruhusa 32

Ruhusa za kusoma / kuandika / maalum kwa kila moduli kwa Rasilimaliwatu, Programu, MEAL, Fedha, Nyaraka, Ugavi, Utawala, Matangazo na Sera. Pamoja na za kupita moduli: mipangilio ya shirika, kualika/kusimamia watumiaji, kuona/kusafirisha ukaguzi, kuunda/kupitia vipindi vya ukaguzi, matumizi ya AI, funguo za BYOK za AI, miunganisho, usafirishaji wa data, na usimamizi wa majukumu wenyewe. Inadhibitiwa upande wa seva — kila wito wa API huthibitishwa dhidi ya orodha hii.

super_admin ni wa ngazi ya jukwaa, si wa ngazi ya shirika

Kuna super_admin mmoja haswa kwa kila usakinishaji wa EMPOBase — kwa kawaida mwendeshaji anayemiliki nakala ya Cloud Run. Yeye daima hutenda kama Mmiliki ndani ya shirika lolote, bila kujali ukabidhiaji wa majukumu. Ndani ya shirika lenyewe, mamlaka yote hupita kupitia jukumu la Mmiliki na orodha ya ruhusa. Mashirika hayamwoni wala kumkabidhi super_admin; yeye yuko katika tabaka la jukwaa.

Kilichomo

Bango la karibu na maendeleo ya ukamilishaji · Tahadhari za leo · Kadi za KPI ya mradi · Mtiririko wa shughuli za hivi karibuni · Vitendo vya haraka (ripoti mpya ya nyanjani, idhini mpya, kualika wafanyakazi).

Jinsi inavyoelekeza

Kila kadi ina kiungo cha "nenda kwenye moduli". Dashibodi haishikilii data peke yake kamwe — huonyesha kile ambacho tayari kiko katika MEAL, Programu, Rasilimaliwatu, n.k.

Unachopata kwa kila mradi

Utambuzi: mti wa matatizo, mti wa malengo, daftari la wadau, kumbukumbu ya vikwazo.

• Upangaji: mfumo wa kimantiki (Lengo Kuu/Matokeo/Matokeo ya moja kwa moja/Shughuli), dhana, viashiria kwa kila safu.
• Idhini: matriki ya RACI inayofahamu orodha yako halisi ya wafanyakazi.
• Utekelezaji: bodi ya udhibiti wa mabadiliko yenye idhini za matoleo.
• Kufunga: mafunzo yaliyopatikana, violezo vya ripoti ya mwisho kwa wafadhili.

Jinsi Programu inavyounganishwa na MEAL

Kila safu ya mfumo wa kimantiki yenye kiashiria huvuta kadi ya kiashiria kutoka maktaba ya kibinadamu ya safu 235 (au viashiria vyako maalum). Kusasisha thamani ya kiashiria husasisha KPI ya mradi kwenye dashibodi ya muhtasari.

Maktaba ya viashiria

Imesheheni viashiria vya WASH, Afya, Elimu, Ulinzi, Usalama wa Chakula, Maisha, Makazi na Lishe. Kila kimoja hubeba kigawanyaji, kigawanywaji, marudio, na ugawanyaji vilivyoandikwa. Kimeoanishwa na Sphere, klasta ya WASH, Viwango vya Chini vya INEE, FSC, AoR ya GBV, na Kiwango cha IATI.

Aina sita za kuripoti nyanjani

SitRep · Ripoti ya shughuli · Ripoti ya MEAL · Ripoti ya tukio · Usajili wa wanufaika · Kumbukumbu ya usambazaji. Kila moja ina fomu yake; data hutiririka moja kwa moja hadi kwenye mfumo wa matokeo.

Dashibodi za moja kwa moja

Chuja kwa kambi, wilaya, mshirika, au mfadhili. Safirisha hadi CSV, PDF, au (Pro+) XML inayozingatia IATI.

Orodha ya wafanyakazi

Jina, cheo, kituo cha kazi, meneja wa moja kwa moja, aina ya mkataba, mwisho wa mkataba. Chuja na tafuta; Rasilimaliwatu husafirisha CSV kwa kila kituo.

Likizo na fidia

Kalenda za sikukuu za umma kwa kila kituo; aina za likizo unazozifafanua (ya mwaka, ya ugonjwa, R&R, ya masomo). Kichupo cha fidia ni cha Rasilimaliwatu pekee na kinalindwa na ruhusa ya kila safu ili fedha isiweze kuona kiwango cha mshahara cha mtu mwingine.

Chati ya shirika

Buruta-na-dondosha chati ya shirika katika Mipangilio → Chati ya shirika. Huendesha menyu kunjuzi za RACI katika kila mradi wa Programu ili kisanduku cha "nani anawajibika" kisiweze kurejelea mtu ambaye hayupo tena.

Matamko ya ulinzi

Rekodi inayoweza kuhuishwa, si PDF ya mara moja. Huonyesha bango wakati wa kuingia tamko linapotakiwa. Imerekodiwa bila kubadilika kwa ajili ya ukaguzi.

Bajeti za miradi

Bajeti ya kila kipengele kwa kila mradi yenye bajeti-dhidi-ya-halisi inayosasishwa ununuzi unapowasili. Tofauti huonyeshwa kwa >10%.

Mtiririko wa ununuzi

PR → PO → ankara → malipo, na uelekezaji wa waidhinishaji kwa cheo. Free na Starter hupata mtiririko wa msingi wa mwidhinishaji mmoja; Team huongeza hatua nyingi; Pro huongeza matriki maalum za idhini.

Ripoti kwa wafadhili

Kifurushi cha ripoti kwa wafadhili hutofautiana kwa ngazi — Msingi (Starter+), Kawaida (Team), Ya hali ya juu (Pro), Maalum (Enterprise). Usafirishaji wa XML wa IATI huja kwenye Pro+.

Hisa na usambazaji

Hisa katika kila eneo, na kumbukumbu za mienendo zinazotumika pia kama ushahidi wa usambazaji kwa ripoti za wafadhili. Kila usambazaji huunganishwa na mradi + shughuli.

Daftari la rasilimali

Lebo, mlinzi, eneo, hali (inatumika / inakarabatiwa / imetupwa). Inahitajika na mikataba mingi ya wafadhili; kwa kawaida ni lahajedwali tofauti — hapa iko mbofyo mmoja kutoka ununuzi.

Kinachoenda hapa

Chochote ambacho vinginevyo ungekituma kwa Email au kukihifadhi katika Drive: MoU, mikataba, sera za shirika, violezo vya wafadhili, slaidi za mafunzo. PDF na faili za Office huhakikiwa ndani ya programu; vingine vyote hupakuliwa.

Udhibiti wa ufikiaji

Folda hubeba bendera za ruhusa kwa cheo. Folda ya Fidia, kwa mfano, kwa chaguo-msingi ni kwa Rasilimaliwatu + Mkurugenzi Mtendaji pekee. Tengua kwa kila faili inapohitajika.

Bodi na mikutano

Orodha ya wajumbe wa bodi, kumbukumbu za mikutano, maazimio, mahudhurio. Usafirishaji wa sajili ya mwaka kwa wasilisho kwa tume ya mashirika ya hisani.

Mgongano wa maslahi

Mzunguko wa tamko la mwaka, unaohuishwa kiotomatiki. Wafanyakazi hupata kidokezo wakati wa kuingia linapotakiwa; kimerekodiwa katika rekodi ya ukaguzi.

Kuunda tangazo

Upau wa juu → kengele → Tangazo jipya. Kichwa + maudhui + kiambatisho cha hiari. Chagua hadhira: kila mtu, kundi la vyeo, au kituo.

Tafsiri ya EN ↔ MY

Ngazi za Team+ hupata tafsiri ya mbofyo mmoja kati ya Kiingereza na Kiburma (kipengele cha AI cha awamu ya 1.5). Kifaransa / Kihispania / Kireno viko kwenye ramani ya njia.

Aina za sera

Ya mara moja (mf. Kanuni ya Maadili wakati wa kuajiriwa), inayoweza kuhuishwa (mf. ukumbusho wa mwaka wa ulinzi), inayochochewa na tukio (mf. sera ya usafiri iliyosasishwa wakati kiwango cha usalama wa nchi kinabadilika).

Rekodi ya ushahidi

Kila kukubali kuna alama ya wakati + kumbukumbu ya IP + kimeunganishwa na toleo la sera. Usafirishaji wa CSV ulio tayari kwa wakaguzi.

Tokeni za ukaguzi

Kila tokeni ina tarehe ya kuanza + kumaliza na upeo (miradi gani, miaka gani). Inaweza kufutwa wakati wowote. Usomaji wote wa mkaguzi hurekodiwa.

Vifurushi vya ushahidi

Kwa mbofyo mmoja, "kifurushi cha ushahidi" hutengeneza bandali ya PDF ya nyaraka muhimu kwa ukaguzi (ununuzi, orodha za wanufaika, ripoti za viashiria). Limeundwa kwa wapitiaji wa uzingatiaji wasiotaka kujifunza zana mpya.

Vipimo vya matumizi

Hesabu ya wakati halisi ya watumiaji + miradi + hifadhi dhidi ya kikomo cha ngazi. Upau hugeuka manjano ifikapo 80% na nyekundu ifikapo 100%. Bango hupendekeza kupandisha iwapo unakaribia kikomo.

Kubadilisha ngazi

admin na super_admin wanaweza kubadilisha ngazi kutoka ukurasa huu. Kushusha ngazi hukataliwa iwapo matumizi ya sasa yanazidi kikomo cha ngazi ya chini (lazima ufute au uhifadhi kwanza).

Upakiaji wa nembo

PNG, JPG, au WebP. Upeo wa 2 MB kwa kila faili. SVG imezuiwa kwa usalama (hatari ya XSS).

Kikoa maalum (Pro+)

Ngazi za Pro na Enterprise zinaweza kuhudumiwa katika .empobase.com au kikoa chenye CNAME. Wasiliana na usaidizi ili kukiwezesha.

Ufutaji laini

Kuondoa mtumiaji humfuta kwa njia laini — vipindi vyake huzimwa naye hutoweka kutoka orodha, lakini vitendo vyake vya kihistoria (idhini, viingilio vya rekodi ya ukaguzi) hubaki sawa. Ufutaji kamili ni wa msimamizi pekee na haubatiliki.

Mahali faili zinapokaa

Kila faili iliyopakiwa huenda kwenye Google Cloud Storage ya faragha. Ufikiaji hupita kupitia URL iliyotiwa saini na kuthibitishwa ya dakika 15 — hakuna URL za faili za umma. Utengaji wa bucket kwa kila shirika uko kwenye ramani ya njia.

KoboToolbox / ODK

Ramisha fomu kwa kiashiria. Kila uwasilishaji mpya huunda kiotomatiki safu ya ripoti ya nyanjani + huongeza kigawanyaji cha kiashiria. Team hupata usawazishaji wa mkono; Pro hupata wa kiotomatiki.

Usafirishaji wa rekodi ya ukaguzi (Team+)

Usafirishaji wa CSV wa rekodi ya ukaguzi uliochujwa kwa kipindi cha tarehe, mtendaji, au kitendo. Umeundwa kwa vifurushi vya wakaguzi na uchunguzi wa matukio.

Mgao wa kila siku wa ujumbe

Free 10 / Starter 50 / Team 250 / Pro 1000 / Enterprise bila kikomo. Miito ya BYOK (Team+) haihesabiwi dhidi ya mgao.

Kinachoweza kufanya

Pendekezo la viashiria kutoka maktaba ya safu 235, tafsiri ya EN↔MY kwa ripoti za nyanjani + matangazo, Muhtasari wa Wiki, ufunuo wa hatua kwa hatua wa sehemu kwenye ripoti za nyanjani za rasimu, na hifadhidata ya maarifa ya RAG ya nyaraka (Pro+).

Mahali pa kutufikia

Maswali kuhusu bidhaa: hello@empobase.com. Ufichuzi wa usalama: security@empobase.com. Faragha / DPA: privacy@empobase.com.

Mwendo

Toleo moja kwa mwezi, Ijumaa ya mwisho. Marekebisho ya haraka hutolewa inavyohitajika na kuandikwa papo hapo. Mabadiliko ya ramani ya njia (mf. "yamehamishiwa Q3") pia hutajwa ili wateja waweze kupanga.