Dari permintaan pengadaan hingga jurnal seimbang yang dibukukan
Saat pesanan, penerimaan, dan permintaan pembayaran berada di tempat terpisah, persiapan peninjauan bisa memerlukan penggabungan catatan dari berkas dan surel.
Otorisasi pembelian, komitmen anggaran, penerimaan barang, dan pembukuan ke buku besar merupakan langkah berbeda. Alur kerja ini menyimpan catatannya secara terpisah dan menghubungkannya ke proyek.
Cara rangkaian berjalan
Telusuri siapa yang mengirim, siapa yang meninjau, dan catatan yang disimpan. Lihat rincian kontrol untuk pemeriksaan teknis.
-
Pelaku
Pemohon dari bagian program atau operasional
Membuat permintaan pengadaan untuk proyek dan pos anggaran.
Rincian akses dan kontrol
Menyimpan draf termasuk tindakan menulis; mengubah statusnya menjadi disetujui bukan tindakan menulis biasa. Peralihan ke status disetujui memerlukan hak persetujuan pengadaan, yang diperiksa terhadap proyek pada permintaan tersebut, bukan di tingkat organisasi.
- Catatan yang dihasilkan
- Permintaan pengadaan beserta konteks proyek dan anggarannya.
- Penanggung jawab berikutnya
- Pemberi persetujuan pengadaan untuk proyek tersebut.
-
Pelaku
Pemberi persetujuan pengadaan
Menerbitkan pesanan pembelian kepada pemasok yang memenuhi syarat.
Rincian akses dan kontrol
Penerbitan pesanan pembelian juga mencatat komitmen pada pos anggaran proyek; pembatalan pesanan melepaskan komitmen tersebut. Pesanan dan komitmennya harus dicatat bersamaan agar tidak ada komitmen tersisa untuk pesanan yang tidak pernah diterbitkan. Pesanan hanya dapat diterbitkan kepada pemasok yang memenuhi syarat.
- Catatan yang dihasilkan
- Pesanan pembelian dan komitmen aktif yang terlihat pada anggaran.
- Penanggung jawab berikutnya
- Pihak yang menerima barang.
-
Pelaku
Petugas gudang atau penerimaan
Mencatat barang yang benar-benar tiba berdasarkan pesanan tersebut.
Rincian akses dan kontrol
Status kecocokan penerimaan — penuh, sebagian, atau selisih — dihitung dari pesanan yang diotorisasi dan seluruh penerimaan sebelumnya. Jumlah barang rusak tidak boleh melebihi jumlah yang diterima. Kerusakan atau kelebihan penerimaan ditandai sebagai selisih yang harus ditangani.
- Catatan yang dihasilkan
- Bukti penerimaan barang dengan jumlah yang diterima dan status kecocokan hasil perhitungan.
- Penanggung jawab berikutnya
- Keuangan.
-
Pelaku
Pemberi persetujuan yang ditugaskan pada langkah aktif dalam rantai permintaan
Menyetujui permintaan pembayaran sehingga maju satu langkah.
Rincian akses dan kontrol
Ada tiga syarat persetujuan: pelaku harus memiliki hak persetujuan keuangan; pembuat permintaan tidak boleh menyetujuinya; dan hanya pemberi persetujuan yang ditugaskan pada langkah aktif yang boleh bertindak. Orang yang sudah bertindak pada langkah sebelumnya tidak boleh bertindak lagi pada langkah berikutnya. Kewenangan berdasarkan nilai ditentukan dari matriks kewenangan organisasi sendiri dan tidak pernah dikecualikan hanya karena nama peran.
- Catatan yang dihasilkan
- Rantai persetujuan yang maju dan tersimpan pada permintaan itu sendiri, beserta siapa yang bertindak dan kapan.
- Penanggung jawab berikutnya
- Pemberi persetujuan berikutnya dalam rantai yang dikonfigurasi.
-
Pelaku
Sistem, setelah persetujuan akhir
Membukukan satu jurnal seimbang untuk permintaan yang disetujui.
Rincian akses dan kontrol
Entri harus seimbang atau pencatatannya ditolak. Setiap jurnal terhubung ke sumber dan permintaan pembayarannya. Persetujuan berulang mengembalikan jurnal yang sudah ada, bukan membukukan jurnal kedua. Periode akuntansi yang dikunci memblokir pembukuan sepenuhnya.
- Catatan yang dihasilkan
- Jurnal yang dibukukan dan dapat ditelusuri ke permintaan pembayaran, pesanan, dan proyek.
- Penanggung jawab berikutnya
- Akhir rangkaian
Kontrol dalam alur kerja ini
Tinjau kontrol ini bersama cakupan dan batasan di bawah.
Kewenangan diperiksa per proyek dan per langkah
Persetujuan pengadaan diperiksa terhadap proyek pada permintaan tersebut, sedangkan persetujuan pembayaran diperiksa terhadap langkah rantai yang ditugaskan kepada Anda. Hak di tingkat organisasi tidak memberi kewenangan atas semua proyek.
Pemisahan tugas berlaku di seluruh rangkaian
Pembuat permintaan tidak boleh menyetujuinya, dan siapa pun yang sudah bertindak pada langkah sebelumnya diblokir dari langkah berikutnya. Dengan demikian, satu orang tidak dapat menjalankan seluruh proses permintaan sendirian.
Pemeriksaan penerimaan dan jurnal seimbang
Status kecocokan penerimaan dihitung dari pesanan yang diotorisasi dan seluruh penerimaan sebelumnya. Jurnal dengan debit dan kredit yang tidak sama ditolak.
Dibukukan sekali, dan tidak pernah ke periode tertutup
Jurnal terhubung ke permintaan pembayarannya sehingga persetujuan berulang mengembalikan jurnal yang sudah ada, bukan membukukan jurnal kedua. Periode yang dikunci menolak pembukuan sepenuhnya.
Catatan yang Anda peroleh
Catatan yang dihasilkan rangkaian ini — yang akan diminta auditor atau donor.
- Permintaan pengadaan, pesanan, bukti penerimaan, dan jurnal yang semuanya menyebut proyek yang sama — masing-masing dengan catatan kewenangan tersendiri yang disimpan terpisah.
- Komitmen anggaran aktif sejak pesanan diterbitkan, yang dilepaskan jika pesanan dibatalkan.
- Bukti penerimaan dengan status kecocokan yang dihitung dari pesanan dan seluruh penerimaan sebelumnya.
- Rantai persetujuan yang tersimpan pada permintaan: setiap orang yang menanganinya, secara berurutan, beserta cap waktu.
- Satu jurnal seimbang untuk setiap permintaan yang disetujui. Persetujuan berulang mengembalikan jurnal yang sudah ada; periode akuntansi yang dikunci menolak pembukuan baru.
Cakupan dan ketersediaan
Hal yang tidak dilakukan rangkaian ini. Tidak ada yang dapat diaktifkan lewat pengaturan, dan tidak ada yang akan hadir "segera" kecuali kami menyatakannya.
Belum tersedia saat ini
- Mencatat penyelesaian pembayaran — bahwa uang benar-benar keluar dari rekening, beserta bukti pembayaran.
- Menggunakan bukti penerimaan barang untuk mengubah persediaan tersedia.
- Bukti penerimaan barang tidak mengubah persediaan. Persediaan tersedia dan penguasaan barang merupakan catatan inventaris terpisah; saat ini, menerima barang berdasarkan pesanan dan memperbarui isi gudang adalah dua tindakan berbeda.
- Permintaan pembayaran tidak wajib dihubungkan ke bukti penerimaan barang. Tim Anda harus menjaga keterkaitan tersebut, dan pembuatan permintaan dari bukti penerimaan tidak memiliki jaminan pencegahan duplikasi yang sama seperti pembukuan jurnal.
- Tidak ada catatan penyelesaian pembayaran maupun bukti pembayaran. Persetujuan dan pembukuan dicatat; apakah uang sudah keluar dari bank tidak dicatat. EMPOBase tidak menjalankan transfer bank.
- Kewenangan persetujuan berasal dari Anda, bukan kami. Langkah rantai dan ambang nilai berasal dari matriks kewenangan organisasi serta rantai yang tersimpan pada permintaan. EMPOBase tidak menyertakan ambang donor maupun kebijakan persetujuan yang diwajibkan peraturan.
- Ini adalah kontrol dana hibah dan operasional, bukan pembukuan wajib menurut peraturan. Buku besar di sini berfungsi menjaga kejelasan komitmen, penerimaan, dan persetujuan terkait proyek serta hibah; buku besar ini tidak menggantikan akuntansi sesuai peraturan atau laporan keuangan yang diaudit.
Tentang gambar di halaman ini
Tampilan keuangan pada halaman ini merupakan ilustrasi yang dibuat oleh situs ini, bukan tangkapan aplikasi. Ilustrasi tersebut menunjukkan bentuk antrean, bukan layar sebenarnya. Bagian lain dari rangkaian dijelaskan melalui teks dan diagram, bukan tampilan tiruan, karena tiruan layar yang belum ditangkap bukanlah bukti.
Ilustrasi
Ilustrasi tampilan keuangan dengan pos anggaran dan antrean permintaan pembayaran
Minta demonstrasi terpandu alur kerja ini menggunakan data contoh. Tinjau peran persetujuan dan konfirmasikan ketersediaan paket bersama kami.
Alur kerja lainnya
Dari kiriman lapangan hingga hasil yang dapat dilaporkan