من طلب شراء إلى قيد يومية متوازن ومرحّل
عندما تكون الأوامر وسجلات الاستلام وطلبات الدفع في أماكن منفصلة، قد يتطلب الاستعداد للمراجعة جمع السجلات من الملفات والبريد الإلكتروني.
التصريح بالشراء، وإثبات الالتزام على الميزانية، واستلام البضائع، والترحيل إلى دفتر الأستاذ خطوات مختلفة. يحافظ هذا المسار على استقلال سجلاتها ويربطها بالمشروع.
كيف يسير المسار
تابع من يُرسل البيانات، ومن يراجعها، وأي سجلات تُحفظ. راجع تفاصيل الضوابط للاطلاع على عمليات التحقق التقنية.
-
من يتخذ الإجراء
مقدم طلب من فريق البرامج أو العمليات
ينشئ طلب شراء مرتبطًا بمشروع وبند في الميزانية.
تفاصيل الوصول والضوابط
حفظ المسودة عملية كتابة؛ أما نقلها إلى حالة معتمدة فليس كذلك. يتطلب الانتقال إلى حالة معتمدة صلاحية الموافقة على المشتريات، ويجري التحقق من تلك الصلاحية بالنسبة إلى مشروع طلب الشراء نفسه، لا على مستوى المؤسسة.
- السجل الناتج
- طلب شراء يتضمن سياق المشروع والميزانية.
- المسؤول التالي
- المخوّل بالموافقة على المشتريات لذلك المشروع.
-
من يتخذ الإجراء
مخوّل بالموافقة على المشتريات
يصدر أمر الشراء لمورّد مستوفٍ لشروط الأهلية.
تفاصيل الوصول والضوابط
يسجّل إصدار أمر الشراء أيضًا التزامًا على بند ميزانية المشروع؛ ويُحرّر إلغاء الأمر ذلك الالتزام. يجب تسجيل الأمر والتزامه معًا، حتى لا يبقى التزام لأمر لم يُصدر أصلًا. ولا يمكن إصدار الأوامر إلا لمورّدين مستوفين لشروط الأهلية.
- السجل الناتج
- أمر شراء مع التزام قائم ظاهر ضمن الميزانية.
- المسؤول التالي
- الشخص الذي يستلم البضائع.
-
من يتخذ الإجراء
مسؤول مخزن أو استلام
يسجّل ما وصل فعليًا مقابل ذلك الأمر.
تفاصيل الوصول والضوابط
تُحسب حالة مطابقة الاستلام — كامل، أو جزئي، أو به اختلاف — من الأمر المصرّح به وكل عمليات الاستلام السابقة. لا يجوز أن تتجاوز الكمية التالفة الكمية المستلمة. ويُشار إلى التلف أو الاستلام الزائد بوصفه اختلافًا يجب معالجته.
- السجل الناتج
- إشعار استلام بضائع يتضمن الكميات المقبولة وحالة مطابقة محسوبة.
- المسؤول التالي
- الفريق المالي.
-
من يتخذ الإجراء
المعتمد المعيّن للخطوة الحالية في سلسلة موافقة الطلب
يوافق على طلب الدفع، فينقله خطوة واحدة إلى الأمام.
تفاصيل الوصول والضوابط
ثلاثة متطلبات للموافقة: يجب أن يملك الشخص صلاحية الموافقة المالية؛ ولا يمكن لمن أنشأ الطلب أن يوافق عليه؛ ولا يجوز اتخاذ الإجراء إلا للمعتمد المعيّن للخطوة الحالية، كما أن اتخاذ إجراء في خطوة سابقة يمنع الشخص من اتخاذ إجراء آخر في خطوة لاحقة. وتُحدَّد صلاحية اعتماد المبلغ وفق مصفوفة الصلاحيات الخاصة بالمؤسسة، ولا يعفي أي مسمى للدور من استيفائها.
- السجل الناتج
- سلسلة الموافقة بعد تقدمها، محفوظة ضمن الطلب نفسه، مع توثيق من اتخذ الإجراء ووقته.
- المسؤول التالي
- المعتمد التالي في السلسلة المحددة.
-
من يتخذ الإجراء
النظام، عند الموافقة النهائية
يرحّل قيد يومية متوازنًا واحدًا للطلب المعتمد.
تفاصيل الوصول والضوابط
يجب أن تكون القيود متوازنة وإلا رُفض حفظها. يرتبط كل قيد يومية بمصدره وطلب الدفع. ويُرجع تكرار الموافقة قيد اليومية القائم بدلًا من ترحيل قيد ثانٍ. وتمنع الفترة المحاسبية المقفلة الترحيل منعًا تامًا.
- السجل الناتج
- قيد يومية مرحّل يمكن تتبعه إلى طلب الدفع وأمر الشراء والمشروع.
- المسؤول التالي
- نهاية المسار
الضوابط في هذا المسار
راجع هذه الضوابط إلى جانب النطاق والقيود أدناه.
التحقق من الصلاحيات لكل مشروع ولكل خطوة
يجري التحقق من صلاحية الموافقة على المشتريات بالنسبة إلى مشروع طلب الشراء نفسه، ومن صلاحية الموافقة على الدفع بالنسبة إلى خطوة السلسلة التي عُيّنت لها. ولا تمثل الصلاحية على مستوى المؤسسة تفويضًا بالتصرف في كل مشروع.
فصل المهام يشمل السلسلة بأكملها
لا يمكن لمن أنشأ الطلب أن يوافق عليه، ويُمنع كل من اتخذ إجراءً في خطوة سابقة من اتخاذ إجراء آخر في خطوة لاحقة، بحيث لا يستطيع شخص واحد تمرير الطلب عبر السلسلة بمفرده.
التحقق من الاستلام وتوازن قيود اليومية
تُحسب حالة مطابقة الاستلام من الأمر المصرّح به وكل عمليات الاستلام السابقة. وتُرفض قيود اليومية التي لا يتساوى فيها المدين والدائن.
ترحيل مرة واحدة، ولا ترحيل في فترة مقفلة
يرتبط قيد اليومية بطلب الدفع، لذا يُرجع تكرار الموافقة القيد القائم بدلًا من ترحيل قيد ثانٍ. وترفض الفترة المقفلة الترحيل رفضًا تامًا.
السجلات التي تحصل عليها في النهاية
السجلات التي ينتجها هذا المسار، والتي سيطلب المدقق أو الجهة المانحة الاطلاع عليها.
- طلب شراء، وأمر شراء، وسجل استلام، وقيد يومية تشير جميعها إلى المشروع نفسه، ولكل منها سجل مستقل للصلاحيات.
- التزام قائم على الميزانية منذ لحظة إصدار الأمر، يُحرَّر إذا أُلغي الأمر.
- سجل استلام تُحسب حالة مطابقته من الأمر وكل عمليات الاستلام السابقة.
- سلسلة موافقة محفوظة ضمن الطلب: كل من اتخذ إجراءً عليه، بالترتيب، مع الطوابع الزمنية.
- قيد يومية متوازن واحد لكل طلب معتمد. يُرجع تكرار الموافقات القيد القائم؛ وترفض الفترات المحاسبية المقفلة عمليات الترحيل الجديدة.
النطاق والتوفر
ما لا يقدمه هذا المسار. لا تتوفر أي من هذه الإمكانات بمجرد تفعيل خيار، ولن تتوفر «قريبًا» إلا إذا صرّحنا بذلك.
غير متاح حاليًا
- يسجّل التسوية، أي خروج الأموال فعليًا من الحساب، مع إثبات الدفع.
- يجعل إشعار استلام البضائع يُحدّث المخزون المتاح.
- لا يُحرّك إشعار استلام البضائع المخزون. فالمخزون المتاح والعهدة يُحفظان في سجل مخزون مستقل؛ والاستلام مقابل أمر شراء وتحديث الموجود في المخزن إجراءان مختلفان حاليًا.
- لا يُشترط ربط طلب الدفع بسجل استلام البضائع الخاص به. يجب على فريقك الحفاظ على هذا الارتباط، وإنشاء طلب من سجل استلام لا يتمتع بضمان منع التكرار نفسه الذي يوفره ترحيل قيود اليومية.
- لا يوجد سجل تسوية ولا إثبات دفع. تُسجّل الموافقة والترحيل؛ أما خروج الأموال من البنك فلا يُسجّل. ولا تنفّذ EMPOBase تحويلات مصرفية.
- صلاحيات الموافقة تحددونها أنتم، لا نحن. تُستمد خطوات السلسلة وحدود المبالغ من مصفوفة صلاحيات مؤسستكم والسلسلة المحفوظة ضمن الطلب. ولا تأتي EMPOBase بحدود مبالغ تفرضها جهات مانحة أو بسياسة موافقة مفروضة قانونًا.
- هذه أدوات لضبط أموال المنح والتشغيل، وليست دفاتركم المحاسبية القانونية. يوجد دفتر الأستاذ هنا لتنظيم الالتزامات وسجلات الاستلام والموافقات وربطها بالمشاريع والتمويلات الممنوحة؛ ولا يحل محل المحاسبة القانونية أو القوائم المالية المدققة.
حول الصور في هذه الصفحة
العرض المالي في هذه الصفحة رسم توضيحي أعدّه هذا الموقع، وليس لقطة من التطبيق؛ فهو يبيّن شكل قائمة الانتظار، لا شاشة حقيقية. ويُشرح باقي المسار بالنص والمخطط بدلًا من شاشات محاكية، لأن محاكاة شاشة لم تُلتقط صورتها لا تُعد دليلًا.
رسم توضيحي
رسم توضيحي لعرض مالي يتضمن بنود الميزانية وقائمة انتظار لطلبات الدفع
اطلب عرضًا إرشاديًا لهذا المسار باستخدام بيانات نموذجية. راجع أدوار الموافقة وتحقق معنا من توفرها ضمن الخطط.
مسار العمل الآخر
من بيانات ميدانية مُرسلة إلى نتيجة يمكن إدراجها في التقارير