De una solicitud de compra a un asiento equilibrado y contabilizado
Cuando las órdenes, las recepciones y las solicitudes de pago están en lugares separados, prepararse para una revisión puede exigir reconstruir registros a partir de archivos y correos electrónicos.
La autorización de compra, el compromiso presupuestario, la recepción de mercancías y la contabilización en el libro mayor son pasos distintos. Este flujo mantiene sus registros separados y los vincula al proyecto.
Cómo funciona la cadena
Vea quién envía, quién revisa y qué registros se guardan. Consulte los detalles de los controles para conocer las comprobaciones técnicas.
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Quién actúa
Una persona solicitante de programas u operaciones
Crea una solicitud de compra para un proyecto y una partida presupuestaria.
Detalles de acceso y control
Guardar un borrador es una operación de escritura; pasarlo a aprobado no lo es. El cambio a aprobado requiere el permiso de aprobación de compras, que se comprueba para el proyecto de la propia solicitud, no para toda la organización.
- Qué queda registrado
- Una solicitud de compra con el contexto de su proyecto y presupuesto.
- Siguiente responsable
- La persona responsable de aprobar compras para ese proyecto.
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Quién actúa
Una persona responsable de aprobar compras
Emite la orden de compra a un proveedor elegible.
Detalles de acceso y control
Emitir la orden de compra también registra un compromiso contra la partida presupuestaria del proyecto; cancelar la orden libera ese compromiso. La orden y su compromiso deben registrarse juntos, para que no quede un compromiso por una orden que nunca se emitió. Solo se pueden emitir órdenes a proveedores elegibles.
- Qué queda registrado
- Una orden de compra y un compromiso vigente visible frente al presupuesto.
- Siguiente responsable
- Quien recibe las mercancías.
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Quién actúa
Una persona responsable de almacén o recepción
Registra lo que llegó físicamente contra esa orden.
Detalles de acceso y control
El estado de coincidencia de la recepción —completa, parcial o con discrepancia— se calcula a partir de la orden autorizada y todas las recepciones anteriores. La cantidad dañada no puede superar la recibida. Los daños o la recepción en exceso se señalan como discrepancias que deben resolverse.
- Qué queda registrado
- Una nota de recepción de mercancías con las cantidades aceptadas y el estado de coincidencia calculado.
- Siguiente responsable
- Finanzas.
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Quién actúa
La persona asignada para aprobar el paso actual de la cadena de la solicitud
Aprueba la solicitud de pago y la hace avanzar un paso.
Detalles de acceso y control
Hay tres requisitos de aprobación: la persona debe tener el permiso de aprobación financiera; quien creó la solicitud no puede aprobarla; y solo puede actuar la persona asignada al paso actual. Haber actuado en un paso anterior impide volver a actuar en uno posterior. La autoridad por importe se determina con la matriz de autoridad de la organización y el nombre de un rol nunca exime de este requisito.
- Qué queda registrado
- La cadena de aprobación avanza y queda guardada en la propia solicitud, con quién actuó y cuándo.
- Siguiente responsable
- La siguiente persona responsable de aprobar en la cadena configurada.
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Quién actúa
El sistema, al recibir la aprobación final
Contabiliza un único asiento equilibrado para la solicitud aprobada.
Detalles de acceso y control
Los asientos deben estar equilibrados o se rechaza su registro. Cada asiento se vincula a su origen y a la solicitud de pago. Repetir la aprobación devuelve el asiento existente en lugar de contabilizar otro. Un período contable bloqueado impide por completo la contabilización.
- Qué queda registrado
- Un asiento contabilizado que permite rastrear la solicitud de pago, la orden y el proyecto.
- Siguiente responsable
- Fin de la cadena
Controles de este flujo de trabajo
Revise estos controles junto con el alcance y las limitaciones que se indican más abajo.
La autoridad se comprueba por proyecto y por paso
La aprobación de compras se comprueba para el proyecto de la propia solicitud, y la aprobación de pagos para el paso de la cadena que tiene asignado. Un permiso para toda la organización no concede autoridad sobre todos los proyectos.
La separación de funciones abarca toda la cadena
Quien creó una solicitud no puede aprobarla, y quien haya actuado en un paso anterior no puede volver a actuar en uno posterior. Así, una sola persona no puede completar por sí misma toda la cadena de una solicitud.
Comprobaciones de recepción y asientos equilibrados
El estado de coincidencia de la recepción se calcula a partir de la orden autorizada y todas las recepciones anteriores. Se rechazan los asientos con débitos y créditos desiguales.
Se contabiliza una sola vez y nunca en un período cerrado
El asiento está vinculado a su solicitud de pago, por lo que repetir la aprobación devuelve el asiento existente en lugar de contabilizar otro. Un período bloqueado impide por completo la contabilización.
Qué obtiene al final
Los registros que genera esta cadena: los que un auditor o un donante le pedirá consultar.
- Una solicitud de compra, una orden, una recepción y un asiento que identifican el mismo proyecto, cada uno con su propio registro de autoridad, mantenido por separado.
- Un compromiso presupuestario vigente desde que se emite la orden, que se libera si se cancela.
- Una recepción cuyo estado de coincidencia se calcula a partir de la orden y todas las recepciones anteriores.
- Una cadena de aprobación guardada en la solicitud: todas las personas que intervinieron, en orden y con fecha y hora.
- Un asiento equilibrado por solicitud aprobada. Las aprobaciones repetidas devuelven el asiento existente; los períodos contables bloqueados rechazan nuevas contabilizaciones.
Alcance y disponibilidad
Lo que esta cadena no hace. Ninguna de estas funciones se activa con una opción de configuración ni llegará «pronto», salvo que lo indiquemos.
No disponible actualmente
- Registra la liquidación del pago: que el dinero realmente salió de la cuenta, con comprobante de pago.
- Hace que la nota de recepción de mercancías modifique las existencias disponibles.
- Una nota de recepción de mercancías no modifica las existencias. Las existencias disponibles y la custodia constituyen un registro de inventario separado; actualmente, recibir contra una orden y actualizar lo que hay en el almacén son dos acciones distintas.
- No es obligatorio vincular una solicitud de pago a su recepción de mercancías. Su equipo debe mantener esa conexión; crear una solicitud a partir de una recepción no tiene la misma garantía de prevención de duplicados que la contabilización de asientos.
- No hay registro de liquidación ni comprobante de pago. Se registran la aprobación y la contabilización, pero no si el dinero salió del banco. EMPOBase no ejecuta transferencias bancarias.
- La autoridad de aprobación es suya, no nuestra. Los pasos de la cadena y los umbrales de importe provienen de la matriz de autoridad de su organización y de la cadena guardada en la solicitud. EMPOBase no incluye umbrales de donantes ni una política de aprobación establecida por la legislación.
- Esto es control de subvenciones y fondos operativos, no su contabilidad legal. El libro mayor permite mantener claros los compromisos, recepciones y aprobaciones por proyecto y subvención; no sustituye la contabilidad legal ni un estado financiero auditado.
Acerca de las imágenes de esta página
La vista de finanzas de esta página es una ilustración dibujada para este sitio, no una captura de la aplicación: muestra la estructura de la cola, no una pantalla real. El resto de la cadena se describe con texto y diagramas en lugar de simular pantallas, porque una simulación de una pantalla no capturada no constituye evidencia.
Ilustración
Ilustración de una vista de finanzas con partidas presupuestarias y una cola de solicitudes de pago
Solicite una demostración de este flujo con datos de ejemplo. Revise los roles de aprobación y confirme con nosotros la disponibilidad según el plan.
El otro flujo de trabajo
De un envío de campo a un resultado que puede incluir en informes