От заявки на закупку до проведённой сбалансированной бухгалтерской записи
Когда заказы, документы о приёмке и заявки на оплату хранятся в разных местах, подготовка к проверке может потребовать собирать записи по файлам и электронной почте.
Разрешение на закупку, принятие бюджетного обязательства, приёмка товаров и отражение в учёте — разные этапы. Этот процесс хранит их записи отдельно и связывает их с проектом.
Как проходит цепочка
Проследите, кто отправляет данные, кто их проверяет и какие записи сохраняются. Технические проверки описаны в подробностях контроля.
-
Кто действует
Инициатор заявки из программной или операционной команды
Создаёт заявку на закупку с привязкой к проекту и статье бюджета.
Подробности доступа и контроля
Сохранение черновика относится к праву записи; перевод в статус утверждённой заявки — нет. Для утверждения требуется право утверждения закупок, которое проверяется для проекта самой заявки, а не на уровне всей организации.
- Какая запись остаётся
- Заявка на закупку с данными о проекте и бюджете.
- Следующий ответственный
- Ответственный за утверждение закупок в этом проекте.
-
Кто действует
Ответственный за утверждение закупок
Оформляет заказ на закупку у допущенного поставщика.
Подробности доступа и контроля
При оформлении заказа также фиксируется обязательство по статье бюджета проекта; отмена заказа снимает это обязательство. Заказ и обязательство должны быть записаны вместе, поэтому обязательство по неоформленному заказу не сохраняется. Заказы можно оформлять только у допущенных поставщиков.
- Какая запись остаётся
- Заказ на закупку и действующее обязательство, отражённое в бюджете.
- Следующий ответственный
- Сотрудник, принимающий товары.
-
Кто действует
Кладовщик или сотрудник, ответственный за приёмку
Фиксирует фактически поступившие товары по этому заказу.
Подробности доступа и контроля
Статус соответствия приёмки — полная, частичная или с расхождениями — рассчитывается по утверждённому заказу и всем предыдущим приёмкам. Количество повреждённого товара не может превышать полученное количество. Повреждение или избыточное поступление отмечается как расхождение, требующее урегулирования.
- Какая запись остаётся
- Документ о приёмке товаров с принятым количеством и рассчитанным статусом соответствия.
- Следующий ответственный
- Финансовая служба.
-
Кто действует
Согласующий, назначенный на текущий этап цепочки заявки
Утверждает заявку на оплату, переводя её на следующий этап.
Подробности доступа и контроля
Три требования к утверждению: у сотрудника должно быть право финансового утверждения; создатель заявки не может её утвердить; действовать может только согласующий, назначенный на текущий этап. Участие в предыдущем этапе исключает повторное участие в последующем. Полномочия по суммам определяются матрицей полномочий самой организации, и название роли никогда не отменяет это требование.
- Какая запись остаётся
- Цепочка согласования, продвинутая на следующий этап и сохранённая в самой заявке с указанием участников и времени их действий.
- Следующий ответственный
- Следующий согласующий в настроенной цепочке.
-
Кто действует
Система, после окончательного утверждения
Проводит одну сбалансированную бухгалтерскую запись по утверждённой заявке.
Подробности доступа и контроля
Дебет и кредит должны сходиться, иначе запись отклоняется. Каждая бухгалтерская запись связана с источником и заявкой на оплату. Повторное утверждение возвращает существующую запись, не проводя вторую. Заблокированный бухгалтерский период полностью запрещает проведение.
- Какая запись остаётся
- Проведённая бухгалтерская запись, по которой можно проследить связь с заявкой на оплату, заказом и проектом.
- Следующий ответственный
- Конец цепочки
Средства контроля в этом процессе
Рассматривайте эти средства контроля вместе с границами возможностей и ограничениями ниже.
Полномочия проверяются для каждого проекта и этапа
Право утверждения закупки проверяется для проекта самой заявки, а право утверждения оплаты — для назначенного вам этапа цепочки. Права на уровне организации не дают полномочий во всех проектах.
Разделение обязанностей действует во всей цепочке
Создатель заявки не может её утвердить, а участник предыдущего этапа не может повторно действовать на последующем. Поэтому один человек не может самостоятельно провести заявку через всю цепочку.
Проверка приёмки и баланс бухгалтерских записей
Статус соответствия приёмки рассчитывается по утверждённому заказу и всем предыдущим приёмкам. Бухгалтерские записи с несовпадающими суммами дебета и кредита отклоняются.
Одно проведение и никогда — в закрытый период
Бухгалтерская запись связана с заявкой на оплату, поэтому повторное утверждение возвращает существующую запись, не проводя вторую. Заблокированный период полностью запрещает проведение.
Что вы получаете в итоге
Записи, которые создаёт эта цепочка, — именно их попросят показать аудитор или донор.
- Заявка на закупку, заказ, документ о приёмке и бухгалтерская запись, относящиеся к одному проекту, — каждый со своей отдельной записью о полномочиях.
- Действующее бюджетное обязательство с момента оформления заказа, которое снимается при его отмене.
- Документ о приёмке, статус соответствия которого рассчитывается по заказу и всем предыдущим приёмкам.
- Цепочка согласования, сохранённая в заявке: все участники по порядку, с отметками времени.
- Одна сбалансированная бухгалтерская запись на утверждённую заявку. Повторные утверждения возвращают существующую запись; заблокированные бухгалтерские периоды не допускают новых проведений.
Границы возможностей и доступность
Чего эта цепочка не делает. Ничто из перечисленного нельзя включить переключателем, и ничто не появится «скоро», если мы прямо об этом не сообщим.
Сейчас недоступно
- Фиксирует факт оплаты — фактическое списание денег со счёта с подтверждением платежа.
- Изменяет складские остатки на основании документа о приёмке товаров.
- Документ о приёмке товаров не изменяет складские остатки. Наличие и ответственное хранение учитываются отдельно в складском учёте; в настоящее время приёмка по заказу и обновление данных о товарах на складе — два разных действия.
- Связь заявки на оплату с документом о приёмке не обязательна. Ваша команда должна поддерживать эту связь, а создание заявки из документа о приёмке не имеет такой же гарантии предотвращения дубликатов, как проведение бухгалтерской записи.
- Нет записи о факте оплаты и подтверждения платежа. Утверждение и проведение фиксируются; факт списания денег с банковского счёта — нет. EMPOBase не выполняет банковские переводы.
- Полномочия на утверждение определяете вы. Этапы цепочки и пороговые суммы берутся из матрицы полномочий вашей организации и цепочки, сохранённой в заявке. В EMPOBase нет встроенных пороговых сумм доноров или правил утверждения, установленных законодательством.
- Это контроль грантовых и операционных средств, а не бухгалтерский учёт по требованиям законодательства. Регистр предназначен для упорядоченного учёта обязательств, приёмки и утверждений по проектам и предоставленному финансированию; он не заменяет обязательный бухгалтерский учёт или аудированную финансовую отчётность.
Об изображениях на этой странице
Финансовый экран на этой странице — нарисованная для сайта иллюстрация, а не снимок приложения: она показывает устройство очереди, а не реальный экран. Остальная цепочка описана текстом и схемой без макетов, поскольку макет экрана, снимок которого не сделан, не служит подтверждением.
Иллюстрация
Иллюстрация финансового экрана со статьями бюджета и очередью заявок на оплату
Запросите показ этого процесса на демонстрационных данных. Обсудите роли согласующих и уточните у нас доступность в тарифах.
Другой процесс
От данных с мест до результата для отчётности