Kutoka ombi la ununuzi hadi ingizo la jarida lililosawazika na kuingizwa kwenye leja
Maagizo ya ununuzi, kumbukumbu za upokeaji na maombi ya malipo zinapokuwa katika sehemu tofauti, maandalizi ya mapitio yanaweza kuhitaji kuunganisha kumbukumbu kutoka faili na barua pepe.
Idhini ya ununuzi, utengaji wa fedha kwenye bajeti, upokeaji wa bidhaa na uingizaji kwenye leja ni hatua tofauti. Mtiririko huu wa kazi hutunza kumbukumbu zake zikiwa tofauti na kuziunganisha na mradi.
Jinsi mnyororo unavyoendeshwa
Fuatilia nani anawasilisha, nani anapitia na kumbukumbu zipi zinahifadhiwa. Pitia maelezo ya vidhibiti kwa ukaguzi wa kiufundi.
-
Anayechukua hatua
Mwombaji kutoka programu au shughuli za uendeshaji
Huanzisha ombi la ununuzi kwa mradi na kipengele cha bajeti.
Maelezo ya ufikiaji na vidhibiti
Kuhifadhi rasimu ni kitendo cha kuandika; kuihamisha hadi hali ya kuidhinishwa si hivyo. Kubadili hadi hali ya kuidhinishwa kunahitaji ruhusa ya kuidhinisha ununuzi, na ruhusa hiyo hukaguliwa kwa mradi wa ombi lenyewe — si kwa shirika zima.
- Kumbukumbu inayobaki
- Ombi la ununuzi lenye muktadha wa mradi na bajeti yake.
- Mhusika anayefuata
- Muidhinishaji wa ununuzi wa mradi huo.
-
Anayechukua hatua
Muidhinishaji wa ununuzi
Hutoa agizo la ununuzi kwa muuzaji anayekidhi vigezo.
Maelezo ya ufikiaji na vidhibiti
Kutoa agizo la ununuzi pia hurekodi fedha zilizotengwa kwenye kipengele cha bajeti ya mradi; kufuta agizo huachilia fedha hizo. Agizo na utengaji wake wa fedha lazima virekodiwe pamoja, ili kusiwe na fedha zilizotengwa kwa agizo ambalo halikutolewa. Maagizo yanaweza kutolewa kwa wauzaji wanaokidhi vigezo pekee.
- Kumbukumbu inayobaki
- Agizo la ununuzi pamoja na utengaji hai wa fedha unaoonekana kwenye bajeti.
- Mhusika anayefuata
- Mtu anayepokea bidhaa.
-
Anayechukua hatua
Afisa wa ghala au upokeaji
Hurekodi kilichofika kimwili dhidi ya agizo hilo.
Maelezo ya ufikiaji na vidhibiti
Hali ya ulinganifu wa upokeaji — kamili, sehemu au tofauti — huhesabiwa kutokana na agizo lililoidhinishwa na kila upokeaji wa awali. Kiasi kilichoharibika hakiwezi kuzidi kiasi kilichopokelewa. Uharibifu au upokeaji wa ziada huwekwa alama kama tofauti inayopaswa kushughulikiwa.
- Kumbukumbu inayobaki
- Hati ya upokeaji wa bidhaa yenye kiasi kilichokubaliwa na hali ya ulinganifu iliyohesabiwa.
- Mhusika anayefuata
- Fedha.
-
Anayechukua hatua
Muidhinishaji aliyepangiwa hatua ya sasa ya mnyororo wa ombi
Huidhinisha ombi la malipo na kulisogeza hatua moja mbele.
Maelezo ya ufikiaji na vidhibiti
Masharti matatu ya uidhinishaji: anayechukua hatua anahitaji ruhusa ya kuidhinisha fedha; aliyeanzisha ombi hawezi kuliidhinisha; na muidhinishaji aliyepangiwa hatua ya sasa pekee ndiye anayeweza kuchukua hatua — kuchukua hatua katika hatua ya awali kunakuzuia kuchukua hatua tena katika hatua ya baadaye. Mamlaka kwa kiasi husika huamuliwa kwa jedwali la mamlaka la shirika lenyewe, na jina la jukumu haliondoi kamwe sharti hilo.
- Kumbukumbu inayobaki
- Mnyororo wa uidhinishaji uliosogezwa mbele na kuhifadhiwa kwenye ombi lenyewe, pamoja na nani alichukua hatua na lini.
- Mhusika anayefuata
- Muidhinishaji anayefuata katika mnyororo uliowekwa.
-
Anayechukua hatua
Mfumo, baada ya uidhinishaji wa mwisho
Huingiza kwenye leja ingizo moja la jarida lililosawazika kwa ombi lililoidhinishwa.
Maelezo ya ufikiaji na vidhibiti
Miingizo lazima isawazike, la sivyo uandishi hukataliwa. Kila ingizo la jarida limeunganishwa na chanzo chake na ombi la malipo. Kurudia uidhinishaji hurejesha ingizo lililopo badala ya kuingiza la pili. Kipindi cha uhasibu kilichofungwa huzuia kabisa uingizaji kwenye leja.
- Kumbukumbu inayobaki
- Ingizo la jarida lililoingizwa kwenye leja linaloweza kufuatiliwa hadi ombi la malipo, agizo na mradi.
- Mhusika anayefuata
- Mwisho wa mnyororo
Vidhibiti katika mtiririko huu wa kazi
Pitia vidhibiti hivi pamoja na wigo na vikwazo vilivyo hapa chini.
Mamlaka hukaguliwa kwa kila mradi na kila hatua
Uidhinishaji wa ununuzi hukaguliwa kwa mradi wa ombi lenyewe, na uidhinishaji wa malipo kwa hatua ya mnyororo uliyopangiwa. Ruhusa ya shirika zima si ruhusa ya kila mradi.
Mgawanyo wa majukumu unahusu mnyororo mzima
Aliyeanzisha ombi hawezi kuliidhinisha, na yeyote aliyechukua hatua katika hatua ya awali huzuiwa kuchukua hatua tena katika hatua ya baadaye — hivyo mtu mmoja hawezi kupitisha ombi katika mnyororo mzima peke yake.
Ukaguzi wa upokeaji na miingizo ya jarida iliyosawazika
Hali ya ulinganifu wa upokeaji huhesabiwa kutokana na agizo lililoidhinishwa na kila upokeaji wa awali. Miingizo ya jarida yenye debiti na krediti zisizolingana hukataliwa.
Huingizwa mara moja, na kamwe si katika kipindi kilichofungwa
Ingizo la jarida limeunganishwa na ombi lake la malipo, hivyo uidhinishaji unaorudiwa hurejesha ingizo lililopo badala ya kuingiza la pili. Kipindi kilichofungwa hukataa kabisa uingizaji kwenye leja.
Kumbukumbu unazopata mwishoni
Kumbukumbu zinazozalishwa na mnyororo huu — zile ambazo mkaguzi au mfadhili ataomba kuona.
- Ombi la ununuzi, agizo, kumbukumbu ya upokeaji na ingizo la jarida ambazo zote zinataja mradi mmoja — kila moja ikiwa na kumbukumbu yake tofauti ya mamlaka.
- Utengaji hai wa fedha kwenye bajeti kuanzia wakati agizo linapotolewa, unaoachiliwa agizo likifutwa.
- Kumbukumbu ya upokeaji ambayo hali yake ya ulinganifu huhesabiwa kutokana na agizo na kila upokeaji uliotangulia.
- Mnyororo wa uidhinishaji uliohifadhiwa kwenye ombi: kila mtu aliyelishughulikia, kwa mpangilio, pamoja na alama za muda.
- Ingizo moja la jarida lililosawazika kwa kila ombi lililoidhinishwa. Uidhinishaji unaorudiwa hurejesha ingizo lililopo; vipindi vya uhasibu vilivyofungwa hukataa miingizo mipya kwenye leja.
Wigo na upatikanaji
Mambo ambayo mnyororo huu haufanyi. Hakuna linalofichwa nyuma ya swichi ya kuwasha, na hakuna linalokuja "hivi karibuni" isipokuwa tuseme hivyo.
Haipatikani kwa sasa
- Hurekodi ukamilishaji wa malipo — kwamba fedha zimetoka kweli kwenye akaunti, pamoja na uthibitisho wa malipo.
- Hufanya hati ya upokeaji wa bidhaa ibadili kiasi cha bidhaa kilichopo.
- Hati ya upokeaji wa bidhaa haibadili hesabu ya bidhaa. Kiasi cha bidhaa kilichopo na uangalizi wake ni kumbukumbu tofauti ya bidhaa; kupokea bidhaa dhidi ya agizo na kusasisha kilichopo ghalani ni vitendo viwili tofauti kwa sasa.
- Si lazima ombi la malipo liunganishwe na kumbukumbu yake ya upokeaji wa bidhaa. Timu yako lazima idumishe uhusiano huo, na kuunda ombi kutoka kumbukumbu ya upokeaji hakuna hakikisho lilelile la kuzuia nakala rudufu kama uingizaji wa jarida kwenye leja.
- Hakuna kumbukumbu ya ukamilishaji wa malipo wala uthibitisho wa malipo. Uidhinishaji na uingizaji kwenye leja hurekodiwa; kama fedha zilitoka benki hakurekodiwi. EMPOBase haifanyi uhamisho wa benki.
- Mamlaka ya uidhinishaji ni yako, si yetu. Hatua za mnyororo na viwango vya kiasi hutokana na jedwali la mamlaka la shirika lako na mnyororo uliohifadhiwa kwenye ombi. EMPOBase haiji na viwango vya wafadhili wala sera ya uidhinishaji inayotakiwa kisheria.
- Huu ni udhibiti wa ruzuku na fedha za uendeshaji, si vitabu vyako vya hesabu vinavyotakiwa kisheria. Leja hii ipo ili kutunza kwa usahihi fedha zilizotengwa, upokeaji na uidhinishaji dhidi ya miradi na ruzuku ulizopewa; haichukui nafasi ya uhasibu unaotakiwa kisheria wala taarifa ya fedha iliyokaguliwa.
Kuhusu picha katika ukurasa huu
Mwonekano wa fedha katika ukurasa huu ni mchoro uliotengenezwa na tovuti hii, si picha ya skrini ya programu — unaonyesha muundo wa foleni, si skrini halisi. Sehemu nyingine za mnyororo huu zinaelezwa kwa maandishi na mchoro wa mtiririko badala ya mifano ya skrini iliyobuniwa, kwa sababu mfano wa skrini ambayo haijapigwa picha si ushahidi.
Mchoro
Mchoro wa mwonekano wa fedha wenye vipengele vya bajeti na foleni ya maombi ya malipo
Omba uonyeshwe mtiririko huu wa kazi hatua kwa hatua kwa data ya mfano. Pitia majukumu ya uidhinishaji na uthibitishe nasi upatikanaji wa kifurushi.
Mtiririko mwingine wa kazi
Kutoka uwasilishaji wa uwandani hadi matokeo unayoweza kuripoti