Des outils connectés autour de vos projets et opérations
Reliez plans de projet, demandes d’achat, réceptions, rapports et résultats pour que votre équipe puisse suivre le travail et les pièces qui l’étayent.
Ce que tous les modules ont en commun
Des références de projet et des contrôles d’accès communs facilitent le travail entre modules.
Un périmètre propre à votre organisation
L’accès est limité à votre organisation et aux actions que chaque personne est autorisée à effectuer. L’accès à un module ne donne pas automatiquement accès à tous les projets.
Des données de projet reliées
Budgets, commandes, réceptions, rapports et indicateurs sont rattachés aux projets pour aider votre équipe à retracer les activités associées.
Des décisions consignées
Les enregistrements d’approbation et de revue indiquent qui est intervenu, quand et avec quelles notes. Examinez l’historique disponible et le périmètre des exports pour le processus qui vous intéresse.
Votre matrice de délégation, pas la nôtre
Les circuits d’approbation et les seuils de montant sont configurés par organisation. EMPOBase applique le circuit que vous définissez ; il ne fournit ni politique de bailleur ni politique réglementaire.
Ce que contient chaque module
Découvrez chaque module et les tâches qu’il prend en charge.
Personnel et RH
Dossiers du personnel, congés et processus de gestion des équipes.
- Annuaire du personnel
- Parcours de recrutement
- Intégration
- Congés et rémunération
- Gestion de la performance
- Apprentissage et formation
À savoir La sauvegarde, la PSEA et le devoir de protection sont intégrés dès la conception.
Finance
Suivez les budgets de projet, les approbations et les écritures comptables.
- Demandes de paiement
- Grand livre
- Budget et réalisé
- Gestion financière des subventions
- Fonds affectés
- Gestion de trésorerie
À savoir La gestion de trésorerie couvre les soldes, les comptes, les mouvements, les rapprochements et les demandes de paiement.
MEAL
Résultats, couverture et redevabilité dans un même cycle.
- Suivi
- Couverture 3W (Qui fait Quoi Où)
- Rapports
- Risques et apprentissage
- Plaintes et retours d’information (CFM)
À savoir Une bibliothèque de 235 indicateurs et des cadres de résultats liés aux programmes.
Programmes · Planification de projet
Des outils de planification de projet.
- Programmes
- Projets
- Bailleurs
- Charte de projet
- RACI
- Opérations terrain
À savoir Des outils de planification avec matrice RACI et contrôle des modifications, de la charte au retour d’expérience après action.
Logistique et chaîne d’approvisionnement
Achats, stocks et actifs avec des contrôles concrets.
- Achats
- Bons de réception
- Inventaire
- Alertes de réapprovisionnement
- Actifs
- Fournisseurs
À savoir Les achats suivent un circuit d’approbation selon les niveaux de délégation L1–L5.
Documents · Centre de connaissances
Un espace unique avec recherche pour tous les fichiers et modèles.
- Recherche globale
- Fichiers de projet
- Bibliothèque de modèles
- En attente de revue
- Suivi des expirations
- Espaces : Fondements · Stratégie et planification · Finance · Personnel et RH · Opérations · Programmes et MEAL
À savoir Le suivi des expirations et le circuit de revue des documents en attente permettent de garder les documents à jour.
Gouvernance et conformité
Conseil d’administration, risques et conformité dans un même registre.
- Gestion du SMC
- Registre des risques
- Carte de criticité des risques
- Conflits d’intérêts
- Lancement d’alerte
- Suivi de la conformité
À savoir Les décisions du SMC, le registre des risques, les conflits d’intérêts et le lancement d’alerte sont réunis au même endroit.
Portail bailleurs et audit
Offrez aux bailleurs et aux auditeurs un accès dédié, limité et en lecture seule.
- Sessions d’accès externe
- Demandes d’information
- Journaux d’accès
- Préparation
- Places sur le portail bailleurs / audit selon l’offre (1 → 5 → 15 → illimité)
À savoir Chaque session externe a un périmètre défini, est journalisée et reste en lecture seule : les auditeurs voient exactement ce que vous partagez, rien d’autre.
Rapports de terrain
Recueillez les données de terrain même sans compte.
- Opérations terrain
- Rapports de situation
- Registre des bénéficiaires
- Liens de collecte (données de terrain partageables sans compte et file de revue)
- Rapports d’incident
À savoir Les liens de collecte placent les soumissions terrain en attente de revue ; seules celles qui sont approuvées deviennent des valeurs réalisées MEAL.
Deux circuits à découvrir de bout en bout
Suivez les personnes, les tâches et les enregistrements produits dans deux processus connectés, avec leurs limites.
D’une soumission terrain à un résultat à intégrer au rapport
Lorsque les décisions de revue sont conservées dans des fichiers ou messages distincts, il peut être difficile de savoir quel chiffre a été approuvé.
- Ouvre un lien de collecte pour un indicateur du projet et une période
- Soumet la valeur de cet indicateur pour cette période via le lien
- Compare la valeur soumise à la valeur réalisée actuellement enregistrée, puis l’approuve ou la rejette avec une note
- Enregistre la valeur approuvée comme valeur réalisée pour ce projet, cet indicateur et cette période
- Consultent les résultats agrégés des indicateurs du projet
D’une demande d’achat à une écriture comptabilisée et équilibrée
Lorsque commandes, réceptions et demandes de paiement sont dispersées, préparer une revue peut nécessiter de reconstituer les pièces à partir de fichiers et de courriels.
- Crée une demande d’achat rattachée à un projet et à une ligne budgétaire
- Émet le bon de commande à destination d’un fournisseur admissible
- Enregistre les marchandises physiquement reçues au titre de cette commande
- Approuve la demande de paiement et la fait avancer d’une étape
- Comptabilise une écriture équilibrée pour la demande approuvée
Vérifiez les limites avant de commencer
Évaluez ces limites au regard des besoins de votre équipe.
- EMPOBase tient un grand livre en partie double, avec verrouillage des périodes, contrepassations et gestion multidevise autour de vos projets et financements accordés. Il ne calcule ni les impôts locaux ni la paie réglementaire et ne produit pas les déclarations légales propres à chaque pays ; ces tâches restent du ressort de votre comptable.
- La réception des marchandises et la mise à jour du stock disponible sont deux actions distinctes. À ce jour, enregistrer une réception liée à un bon de commande ne modifie pas le stock.
- Les rapports de terrain et les résultats des indicateurs sont des enregistrements distincts. Les rapports narratifs suivent leur propre circuit de revue et ne renseignent jamais la valeur réalisée d’un indicateur.
- Les périodes comptables peuvent être verrouillées ; les périodes MEAL ne le sont pas. Une approbation ultérieure peut donc remplacer un résultat dans une période déjà couverte par un rapport.
- EMPOBase n’effectue aucun mouvement d’argent. Il consigne les autorisations, les réceptions et les écritures comptables — pas le règlement ni le virement bancaire.
- L’interface est disponible en neuf langues. La couverture varie selon les écrans et certains contenus restent en anglais. Ces pages consacrées à la plateforme et aux processus sont disponibles en neuf langues. Demandez-nous d’examiner les processus dont vous avez besoin ; la documentation, les écrans d’exemple et les réponses de l’IA ont chacun leur propre couverture linguistique.
Ce que vous voyez
Les écrans ci-dessous sont des captures de l’application actuelle utilisant des données initiales fictives : aucune organisation, aucun membre du personnel ni aucun bénéficiaire réel ne figure sur ce site. Lorsqu’aucune capture n’est disponible, cette page utilise une illustration dessinée ou du texte et le précise.
Découvrez le processus avec des données d’exemple
Demandez une démonstration sur un projet d’exemple. Échangez sur vos besoins en matière de processus, de langues et de configuration, puis confirmez la version et l’offre adaptées avant d’introduire des données opérationnelles dans un espace de travail.