D’une demande d’achat à une écriture comptabilisée et équilibrée
Lorsque commandes, réceptions et demandes de paiement sont dispersées, préparer une revue peut nécessiter de reconstituer les pièces à partir de fichiers et de courriels.
L’autorisation d’achat, l’engagement budgétaire, la réception des marchandises et la comptabilisation sont des étapes différentes. Ce processus conserve leurs enregistrements séparément et les relie au projet.
Le déroulement du circuit
Suivez qui soumet, qui examine et quels enregistrements sont conservés. Consultez les détails des contrôles pour connaître les vérifications techniques.
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Qui intervient
Un demandeur des programmes ou des opérations
Crée une demande d’achat rattachée à un projet et à une ligne budgétaire.
Détails des accès et contrôles
Enregistrer un brouillon relève du droit d’écriture ; le faire passer au statut approuvé n’en relève pas. Cette transition exige le droit d’approbation des achats, vérifié pour le projet de la demande et non à l’échelle de l’organisation.
- Ce qui est conservé
- Une demande d’achat portant les références de son projet et de son budget.
- Responsable suivant
- La personne habilitée à approuver les achats pour ce projet.
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Qui intervient
Une personne habilitée à approuver les achats
Émet le bon de commande à destination d’un fournisseur admissible.
Détails des accès et contrôles
L’émission du bon de commande enregistre aussi un engagement sur la ligne budgétaire du projet ; l’annulation de la commande libère cet engagement. La commande et son engagement doivent être enregistrés ensemble : aucun engagement ne subsiste donc pour une commande qui n’a jamais été émise. Seuls les fournisseurs admissibles peuvent recevoir une commande.
- Ce qui est conservé
- Un bon de commande et un engagement actif visible dans le suivi budgétaire.
- Responsable suivant
- La personne qui réceptionne les marchandises.
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Qui intervient
Un magasinier ou un agent de réception
Enregistre les marchandises physiquement reçues au titre de cette commande.
Détails des accès et contrôles
Le statut de rapprochement de la réception — complète, partielle ou avec écart — est calculé à partir de la commande autorisée et de toutes les réceptions antérieures. La quantité endommagée ne peut pas dépasser la quantité reçue. Les dommages ou les quantités reçues en excès sont signalés comme un écart à traiter.
- Ce qui est conservé
- Un bon de réception avec les quantités acceptées et un statut de rapprochement calculé.
- Responsable suivant
- La finance.
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Qui intervient
La personne désignée pour approuver l’étape en cours du circuit de la demande
Approuve la demande de paiement et la fait avancer d’une étape.
Détails des accès et contrôles
Trois conditions s’appliquent : disposer du droit d’approbation financière ; ne pas être l’auteur de la demande ; être la personne désignée pour l’étape en cours. Avoir déjà agi à une étape précédente interdit d’intervenir à nouveau à une étape ultérieure. L’habilitation selon le montant est déterminée par la matrice de délégation propre à l’organisation ; un intitulé de rôle ne permet jamais d’y déroger.
- Ce qui est conservé
- Le circuit d’approbation avancé et conservé sur la demande elle-même, avec l’identité des intervenants et les dates.
- Responsable suivant
- La prochaine personne habilitée à approuver dans le circuit configuré.
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Qui intervient
Le système, à l’approbation finale
Comptabilise une écriture équilibrée pour la demande approuvée.
Détails des accès et contrôles
Les débits et crédits doivent être équilibrés, sinon l’enregistrement est refusé. Chaque écriture est reliée à sa source et à sa demande de paiement. Répéter l’approbation renvoie l’écriture existante au lieu d’en comptabiliser une seconde. Une période comptable verrouillée bloque toute comptabilisation.
- Ce qui est conservé
- Une écriture comptabilisée permettant de remonter à la demande de paiement, à la commande et au projet.
- Responsable suivant
- Fin du circuit
Les contrôles de ce processus
Examinez ces contrôles avec le périmètre et les limites ci-dessous.
Les habilitations sont vérifiées par projet et par étape
L’approbation des achats est vérifiée pour le projet de la demande ; celle des paiements l’est pour l’étape du circuit qui vous est attribuée. Un droit accordé à l’échelle de l’organisation ne donne pas autorité sur tous les projets.
La séparation des tâches couvre tout le circuit
L’auteur d’une demande ne peut pas l’approuver, et toute personne ayant déjà agi à une étape précédente ne peut plus intervenir à une étape ultérieure. Une seule personne ne peut donc pas faire franchir tout le circuit à une demande.
Contrôles des réceptions et équilibre des écritures
Le statut de rapprochement de la réception est calculé à partir de la commande autorisée et de toutes les réceptions antérieures. Les écritures dont les débits et les crédits diffèrent sont rejetées.
Une seule comptabilisation, jamais dans une période clôturée
L’écriture est liée à sa demande de paiement : répéter l’approbation renvoie donc l’écriture existante au lieu d’en comptabiliser une seconde. Une période verrouillée refuse toute comptabilisation.
Les pièces dont vous disposez à l’issue du circuit
Les enregistrements produits par ce circuit — ceux qu’un auditeur ou un bailleur demandera à consulter.
- Une demande d’achat, une commande, une réception et une écriture mentionnant toutes le même projet — chacune avec sa propre trace d’autorisation, conservée séparément.
- Un engagement budgétaire actif dès l’émission de la commande, libéré en cas d’annulation.
- Une réception dont le statut de rapprochement est calculé à partir de la commande et de toutes les réceptions antérieures.
- Un circuit d’approbation conservé sur la demande : chaque intervenant, dans l’ordre, avec les horodatages.
- Une écriture équilibrée par demande approuvée. Les approbations répétées renvoient l’écriture existante ; les périodes comptables verrouillées refusent les nouvelles comptabilisations.
Périmètre et disponibilité
Ce que ce circuit ne fait pas. Aucune de ces fonctions n’est masquée derrière une option à activer, ni annoncée pour « bientôt », sauf mention explicite.
Indisponible à ce jour
- Enregistre le règlement — la sortie effective de l’argent du compte, avec une preuve de paiement.
- Fait mettre à jour le stock disponible par le bon de réception.
- Un bon de réception ne modifie pas le stock. Le stock disponible et sa garde relèvent d’un enregistrement d’inventaire distinct ; enregistrer une réception liée à une commande et mettre à jour les quantités en magasin sont aujourd’hui deux actions différentes.
- Il n’est pas obligatoire de relier une demande de paiement à son bon de réception. Votre équipe doit maintenir ce lien, et créer une demande à partir d’une réception ne bénéficie pas de la même garantie contre les doublons que la comptabilisation des écritures.
- Il n’existe ni enregistrement du règlement ni preuve de paiement. L’approbation et la comptabilisation sont enregistrées ; la sortie effective de l’argent de la banque ne l’est pas. EMPOBase n’exécute pas de virements bancaires.
- Le pouvoir d’approbation relève de vous, pas de nous. Les étapes du circuit et les seuils de montant proviennent de la matrice de délégation de votre organisation et du circuit enregistré sur la demande. EMPOBase ne fournit aucun seuil de bailleur ni politique réglementaire d’approbation.
- Il s’agit du contrôle des subventions et des fonds opérationnels, pas de votre comptabilité légale. Ce grand livre sert à suivre correctement engagements, réceptions et approbations par projet et financement accordé ; il ne remplace ni la comptabilité légale ni des états financiers audités.
À propos des images de cette page
La vue financière de cette page est une illustration dessinée pour ce site, pas une capture de l’application : elle représente l’organisation de la file des demandes, pas un écran réel. Le reste du circuit est décrit par du texte et un schéma plutôt que par des maquettes, car la maquette d’un écran non capturé ne constitue pas une preuve.
Illustration
Illustration d’une vue financière avec des lignes budgétaires et une file de demandes de paiement
Demandez une démonstration de ce processus sur des données d’exemple. Examinez les rôles d’approbation et confirmez avec nous la disponibilité selon l’offre.
L’autre processus
D’une soumission terrain à un résultat à intégrer au rapport