D’une soumission terrain à un résultat à intégrer au rapport
Lorsque les décisions de revue sont conservées dans des fichiers ou messages distincts, il peut être difficile de savoir quel chiffre a été approuvé.
Un chiffre rapporté a besoin de contexte : qui l’a soumis, qui l’a examiné et quelle version a été utilisée. Ce processus conserve la soumission et l’acceptation comme deux événements distincts et enregistrés.
Le déroulement du circuit
Suivez qui soumet, qui examine et quels enregistrements sont conservés. Consultez les détails des contrôles pour connaître les vérifications techniques.
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Qui intervient
Un responsable MEAL disposant du droit d’écriture pour le projet
Ouvre un lien de collecte pour un indicateur du projet et une période.
Détails des accès et contrôles
Créer ou révoquer un lien exige le droit d’écriture MEAL ; le lien est limité à une organisation, et le partenaire collecte les données au moyen de sa propre session à périmètre limité, plutôt qu’avec un compte du personnel.
- Ce qui est conservé
- Un lien de collecte muni d’un jeton, répertorié et révocable.
- Responsable suivant
- L’équipe terrain ou le partenaire chargé du comptage.
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Qui intervient
Un enquêteur terrain ou un partenaire
Soumet la valeur de cet indicateur pour cette période via le lien.
Détails des accès et contrôles
La soumission est enregistrée en attente. Renvoyer la même soumission via le même lien de collecte et la même session partenaire renvoie la soumission initiale sans en créer une deuxième, y compris après une coupure de connexion.
- Ce qui est conservé
- Une soumission en attente, avec son auteur, sa note et son horodatage.
- Responsable suivant
- La personne chargée de la revue pour ce projet.
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Qui intervient
Une personne chargée de la revue disposant du droit d’approbation MEAL pour ce projet
Compare la valeur soumise à la valeur réalisée actuellement enregistrée, puis l’approuve ou la rejette avec une note.
Détails des accès et contrôles
Le pouvoir d’approbation est limité au projet : un droit MEAL accordé à l’échelle de l’organisation ne donne pas accès à tous les projets. Seule une soumission en attente peut être examinée. Si deux personnes interviennent simultanément, la seconde est informée qu’une autre personne a déjà examiné la soumission, au lieu d’écraser silencieusement la première décision.
- Ce qui est conservé
- Une décision consignée sur la soumission avec son auteur, son horodatage et sa note.
- Responsable suivant
- L’enregistrement du résultat lui-même.
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Qui intervient
Le système, uniquement en cas d’approbation
Enregistre la valeur approuvée comme valeur réalisée pour ce projet, cet indicateur et cette période.
Détails des accès et contrôles
Seule une décision d’approbation renseigne une valeur réalisée. Une soumission en attente ou rejetée n’alimente jamais les résultats. L’enregistrement conserve sa provenance — lien de collecte ou portail partenaire — et remplace la valeur réalisée existante pour ce projet, cet indicateur et cette période précis au lieu de s’y ajouter. Un chiffre corrigé remplace donc l’ancien sans le gonfler.
- Ce qui est conservé
- Une valeur réalisée d’indicateur avec sa source.
- Responsable suivant
- Les rapports et les agrégations.
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Qui intervient
Les responsables des rapports programme et MEAL
Consultent les résultats agrégés des indicateurs du projet.
Détails des accès et contrôles
Un indicateur personnalisé non approuvé est entièrement exclu du rapprochement et de l’agrégation. Un indicateur créé récemment ne peut donc modifier le score qu’après approbation par une personne habilitée.
- Ce qui est conservé
- Une agrégation fondée uniquement sur des indicateurs approuvés et des valeurs réalisées acceptées.
- Responsable suivant
- Fin du circuit
Les contrôles de ce processus
Examinez ces contrôles avec le périmètre et les limites ci-dessous.
L’accès repose sur des droits vérifiés pour chaque projet
Ouvrir un lien de collecte exige le droit d’écriture MEAL ; approuver une soumission exige le droit d’approbation MEAL pour ce projet précis. Un droit accordé à l’échelle de l’organisation donne accès au module, pas à tous ses projets.
Soumettre et accepter sont deux événements distincts
Le statut « en attente » est un état réel, conservé dans un enregistrement propre. Une soumission ne met à jour une valeur réalisée qu’après approbation par une personne habilitée ; son identité, l’heure et la note sont enregistrées.
Une nouvelle tentative ne crée pas un second comptage
Après une coupure de connexion, renvoyer la même soumission via le même lien de collecte et la même session partenaire renvoie la soumission initiale au lieu de créer un doublon.
Les revues simultanées sont prises en charge
Seules les soumissions en attente peuvent être approuvées. La seconde personne est informée que la soumission a déjà été examinée par quelqu’un d’autre, au lieu d’écraser la première décision.
Les pièces dont vous disposez à l’issue du circuit
Les enregistrements produits par ce circuit — ceux qu’un auditeur ou un bailleur demandera à consulter.
- Un registre des soumissions : toutes les valeurs proposées, avec leur auteur, la décision, la personne chargée de la revue et sa note.
- Des valeurs réalisées d’indicateurs mises à jour par les soumissions approuvées dans ce processus, avec le canal source enregistré.
- Une agrégation qui exclut les indicateurs personnalisés non approuvés par conception, et non par simple convention.
- Des rapports de terrain conservés comme documents narratifs distincts, avec leur propre circuit de revue et leur propre règle interdisant l’auto-approbation.
Périmètre et disponibilité
Ce que ce circuit ne fait pas. Aucune de ces fonctions n’est masquée derrière une option à activer, ni annoncée pour « bientôt », sauf mention explicite.
Indisponible à ce jour
- Renvoie une soumission de collecte à son auteur pour révision.
- Une soumission de collecte peut être approuvée ou rejetée, mais pas renvoyée pour révision. Le renvoi pour révision existe pour les rapports de terrain, qui passent par les états brouillon, soumis, examiné et approuvé, et dont l’auteur ne peut pas approuver son propre rapport.
- Les rapports de terrain ne renseignent pas les valeurs réalisées des indicateurs. Ils constituent la trace narrative. Dans ce processus, les soumissions d’indicateurs approuvées mettent à jour les valeurs réalisées correspondantes.
- Les périodes MEAL ne sont pas verrouillées. La finance dispose de verrous de période ; les résultats n’en ont pas. Une approbation ultérieure peut donc remplacer une valeur réalisée dans une période déjà couverte par un rapport. Considérez votre rapport comme une photographie à un instant donné.
- Les totaux ne représentent pas le nombre de personnes distinctes touchées. La somme des valeurs soumises ou des articles distribués dénombre des transactions, pas des personnes distinctes, et rien dans ce circuit ne déduplique les bénéficiaires.
- Un lien de collecte est un formulaire web muni d’un jeton, pas un connecteur entre systèmes. Ce circuit n’intègre aucune connexion en direct à une plateforme tierce de collecte de données.
À propos des images de cette page
Les trois vues de cette page sont des captures de l’application actuelle utilisant des données initiales fictives. Aucune capture de la décision de revue elle-même n’est encore disponible ; cette étape est décrite en texte plutôt que représentée par une maquette.
Capture
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Demandez une démonstration de ce processus sur des données d’exemple. Confirmez avec nous l’offre et la configuration nécessaires.
L’autre processus
D’une demande d’achat à une écriture comptabilisée et équilibrée